Coroczna kontrola pozwalająca utrzymać transgraniczny majątek pod kontrolą

Transgraniczny bogactwo rzadko traci porządek w jednym konkretnym momencie. Częściej dochodzi do stopniowego dryfowania. Członek rodziny zmienia miejsce zamieszkania, spółka pozostaje w istnieniu po wygaśnięciu pierwotnego celu, dodaje się inwestycję na rynku prywatnym bez aktualizacji prognozy płynności, stare pełnomocnictwo bankowe pozostaje w mocy, ponieważ nikt go nie zweryfikował, lub doradca nadal przechowuje dokumenty, które nigdy nie zostały przeniesione do centralnego archiwum rodziny.

Każdy z tych elementów może wydawać się łatwy do opanowania z osobna. Jednak w połączeniu mogą sprawić, że obraz operacyjny będzie mniej wiarygodny, niż się wydaje.

Dla międzynarodowych rodzin, które traktują Szwajcarię jako centrum zarządzania majątkiem, coroczny przegląd nie jest zwykłą procedurą administracyjną. Stanowi on element dyscypliny kontrolnej. Relacje z szwajcarskimi bankami mogą zapewniać stabilność, usługi powiernicze, zarządzanie inwestycjami, kredyty oraz dostęp do rozwiniętego ekosystemu doradczego, jednak majątek rodzinny, spadkobiercy, struktury i zobowiązania często pozostają rozproszone w kilku jurysdykcjach. Szwajcarski raport może jasno przedstawiać portfel podlegający obsłudze bankowej, pomijając jednak nieruchomości, spółki, trusty, fundacje, zaangażowania na rynkach prywatnych oraz płynność finansową na poziomie rodziny.

Ma to znaczenie, ponieważ Szwajcaria pozostaje silnie powiązana z międzynarodowym prywatnym majątkiem. Według Szwajcarskiego Stowarzyszenia Bankierów na koniec 2024 r. szwajcarskie banki zarządzały aktywami o wartości 9,284 biliona CHF, po tym jak w ciągu roku wartość aktywów pod zarządzaniem wzrosła o 10,6 procent. Skala tego rynku odzwierciedla rolę Szwajcarii jako transgranicznego centrum zarządzania majątkiem, ale wyjaśnia również, dlaczego dobre zarządzanie nie może ograniczać się wyłącznie do wyciągu bankowego. Międzynarodowe rodziny mogą posiadać rachunki w Szwajcarii, jednocześnie zachowując udziały w przedsiębiorstwach, miejsca zamieszkania, beneficjentów oraz obowiązki sprawozdawcze w innych krajach.

Coroczna ocena to okazja, by zadać sobie pytanie, czy struktury funkcjonowania rodziny nadal odpowiadają jej rzeczywistej sytuacji.

Zacznij od mapy zasobów

Pierwszą kwestią, którą należy przeanalizować, jest mapa aktywów transgranicznych. Jeśli rodzina jeszcze jej nie posiada, coroczny przegląd należy rozpocząć od jej sporządzenia.

Mapa powinna przedstawiać wszystkie aktywa materialne, zobowiązania, właścicieli prawnych, ewentualnych beneficjentów rzeczywistych, powierników, waluty, źródła wyceny, warunki płynności, doradców podatkowych, doradców prawnych oraz kluczowe dokumenty. Powinna obejmować aktywa nadające się do finansowania bankowego, ale nie tylko te aktywa. Nieruchomości, spółki operacyjne, fundusze private equity, inwestycje bezpośrednie, dzieła sztuki, ubezpieczenia, pożyczki rodzinne, gwarancje, trusty, fundacje oraz podmioty filantropijne – wszystkie te elementy powinny znaleźć się na mapie.

W ramach corocznego przeglądu należy sprawdzić, czy mapa jest nadal aktualna. Czy otwarto nowe rachunki? Czy nabyto, sprzedano lub zrefinansowano jakąś nieruchomość? Czy fundusz prywatny pozyskał dodatkowy kapitał? Czy zmieniła się wycena inwestycji bezpośredniej? Czy firma zaprzestała działalności? Czy dokonano przeglądu struktury w związku ze zmianami dotyczącymi miejsca zamieszkania rodziny, działalności gospodarczej lub planu sukcesji?

Wartościowy przegląd rozróżnia trzy kategorie: informacje potwierdzone, informacje wymagające aktualizacji oraz kwestie nierozstrzygnięte. Mapa aktywów, która w sposób jawny wskazuje brakujące dokumenty, nieaktualne wyceny lub niejasną strukturę własnościową, ma większą wartość niż taka, która stwarza sztuczne wrażenie porządku.

W przypadku rodziny, dla której Szwajcaria stanowi centrum działalności, w ramach przeglądu należy również zbadać, czy poglądy szwajcarskiego banku i szersza perspektywa rodziny nie rozeszły się. Jeśli raport bankowy jest dokładny, ale pomija znaczne aktywa, których nie da się zaksięgować w banku, rodzina może nadal podejmować decyzje w oparciu o niepełny obraz sytuacji.

Sprawdź swoje miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, zanim będzie to miało konsekwencje

Miejsce zamieszkania dla celów podatkowych jest jedną z najważniejszych kwestii podlegających corocznej weryfikacji, ponieważ może ulec zmianie w sposób niezauważalny. Członek rodziny spędza w danym kraju więcej czasu niż przewidywano. Dziecko rozpoczyna pracę za granicą. Małżonek uzyskuje nowy status rezydenta. Właściciel przenosi się do Szwajcarii, ale nadal sprawuje kontrolę nad spółkami lub strukturami w innych krajach. Zmiany te mogą wydawać się kwestią osobistą lub logistyczną, ale mogą mieć konsekwencje prawne i podatkowe.

W ramach przeglądu należy ustalić, gdzie mieszka każdy z odpowiednich członków rodziny, czy sytuacja ta uległa zmianie w ciągu roku oraz czy planowane przeprowadzki wymagają uzyskania porady przed ich realizacją. Należy również sprawdzić, czy dane dotyczące osób sprawujących kontrolę, rejestry rzeczywistych właścicieli oraz klasyfikacje rachunków są nadal aktualne.

Ma to szczególne znaczenie w kontekście szwajcarskim, ponieważ Szwajcaria uczestniczy w automatycznej wymianie informacji dotyczących rachunków finansowych. Sekretariat Stanu ds. Finansów Międzynarodowych prowadzi szwajcarską listę państw partnerskich w ramach AEOI, a szwajcarskie instytucje finansowe zobowiązane do składania sprawozdań działają w tych ramach. Praktyczne konsekwencje dla rodzin nie są powodem do niepokoju; mają one charakter proceduralny. Dokumentacja musi odzwierciedlać prawidłowe miejsce zamieszkania, osoby sprawujące kontrolę oraz klasyfikacje sprawozdawcze przed wymianą informacji, a nie dopiero po konieczności skorygowania błędu.

Rodzina powinna również ustalić, który doradca jest odpowiedzialny za poszczególne jurysdykcje. Szwajcarski doradca podatkowy może doskonale orientować się w kwestiach dotyczących miejsca zamieszkania w Szwajcarii i przepisów kantonalnych, ale nieruchomość w Wielkiej Brytanii, beneficjent powiązany ze Stanami Zjednoczonymi, dziecko zamieszkałe we Francji lub interesy biznesowe we Włoszech mogą wymagać oddzielnej opinii. Coroczny przegląd powinien jasno określić, kto koordynuje pracę tych doradców, tak aby każdy z nich nie opierał się na odmiennej wersji faktów dotyczących rodziny.

Przegląd relacji bankowych według funkcji

Relacje bankowe często trwają właśnie dlatego, że są nam znane. Być może jest to całkowicie uzasadnione, ale każda z tych relacji powinna mimo wszystko mieć jasno określony cel.

W ramach corocznego przeglądu należy zadać pytanie, jaką rolę pełni każdy z banków. Czy jest to główny depozytariusz, bank udzielający kredytów, zarządzający inwestycjami, rachunek transakcyjny, źródło na rynku prywatnym, punkt dostępu w danym regionie czy też długotrwała relacja? Czy bank nadal dobrze spełnia tę funkcję? Czy opłaty, stopy procentowe, spready walutowe, opłaty za przechowywanie aktywów, wyniki realizacji zleceń oraz warunki kredytowe są nadal konkurencyjne? Czy aktywa są zastawione i czy rodzina rozumie konsekwencje takiego zastawu w sytuacji napięć rynkowych?

W przypadku rodzin posiadających relacje bankowe zarówno w Szwajcarii, jak i poza nią, w ramach przeglądu należy również sprawdzić, czy nie występują powtórzenia. Kilka banków może posiadać podobne globalne ekspozycje akcyjne, pokrywające się produkty strukturyzowane lub fundusze rynku prywatnego o podobnym ryzyku bazowym. Każdy bank może przedstawiać swój portfel jako zdywersyfikowany, podczas gdy skonsolidowany obraz sytuacji rodziny wskazuje na koncentrację.

Ponieważ Szwajcaria jest ważnym ośrodkiem bankowości prywatnej, rodziny mogą naturalnie utrzymywać kontakty z kilkoma szwajcarskimi instytucjami. Nie chodzi tu o liczbę banków, ale o to, czy każda z tych relacji ma swój cel oraz czy rodzina ma pełny obraz łącznego ryzyka, płynności i kosztów.

W wyniku corocznego przeglądu powinny zapaść konkretne decyzje. Należy zdecydować, czy utrzymać, renegocjować, skonsolidować, ograniczyć czy też zmienić charakter każdej relacji z bankiem. Pozostawienie wszystkich relacji bez zmian powinno być świadomym wyborem, a nie domyślnym skutkiem unikania trudnej rozmowy.

Przegląd płynności w praktyce

Płynność finansową należy weryfikować co roku, ponieważ często jest ona błędnie interpretowana. Bilans rodziny może wykazywać znaczne aktywa, podczas gdy rzeczywista płynność finansowa jest znacznie niższa niż sugeruje to ogólna kwota.

W ramach przeglądu należy rozróżnić wartość brutto, wartość netto oraz dostępną płynność finansową. Należy w nim uwzględnić środki pieniężne, płynne papiery wartościowe, aktywa zastawione, linie kredytowe, rezerwy podatkowe, przewidywane wypłaty, zobowiązania z tytułu wezwań do wpłaty kapitału, terminy zapadalności zobowiązań, wydatki związane z nieruchomościami, wypłaty na rzecz rodziny, zobowiązania filantropijne oraz potrzeby związane ze stylem życia.

Jest to szczególnie istotne ze względu na ekspozycję na rynek prywatny. Wartość aktywów netto funduszu nie jest równoznaczna z płynnością. Zobowiązanie niepokryte kapitałem nie jest teoretyczne tylko dlatego, że nie nastąpiło jeszcze wezwanie do wniesienia kapitału. Inwestycja bezpośrednia może charakteryzować się atrakcyjną wyceną, ale nie mieć jasnej ścieżki wyjścia.

Weźmy pod uwagę rodzinę, której wyciąg bankowy wskazuje na znaczny portfel środków płynnych w Szwajcarii. Jeśli część tego portfela jest zastawiona w ramach kredytu lombardowego, kolejna część jest zarezerwowana na podatki i wezwania do wpłaty kapitału, a w ciągu dwunastu miesięcy spodziewana jest transakcja dotycząca nieruchomości, rzeczywista płynność dyspozycyjna może być znacznie mniejsza niż wynika to z wyciągu. Roczny przegląd powinien to uwidocznić, zanim rodzina zatwierdzi nowe inwestycje, wypłaty zysków lub większe zakupy.

Dobre planowanie płynności finansowej nie polega na konserwatywnym podejściu dla samego konserwatywnego podejścia. Chroni ono rodzinę przed koniecznością sprzedaży niewłaściwego składnika majątku w nieodpowiednim momencie.

Przegląd struktur i ich przeznaczenia

Fundusze powiernicze, fundacje, spółki holdingowe, spółki osobowe i rodzinne podmioty inwestycyjne są często tworzone z myślą o konkretnym wydarzeniu. Rodzina sprzedaje przedsiębiorstwo, przenosi się w inne miejsce, przygotowuje sukcesję, rozdziela aktywa operacyjne od inwestycyjnych, tworzy podmiot filantropijny lub wprowadza system zarządzania z udziałem kilku spadkobierców. Z biegiem czasu pierwotny cel może stracić na znaczeniu, podczas gdy sama struktura pozostaje niezmieniona.

W ramach corocznego przeglądu należy zadać proste, ale często pomijane pytanie: czy każda z tych struktur nadal służy jasno określonemu celowi?

W odniesieniu do każdego podmiotu lub struktury rodzina powinna zweryfikować dokumenty założycielskie, administratora, powierników lub członków zarządu, osoby uprawnione do podpisywania dokumentów, rachunki bankowe, obowiązki księgowe, zeznania podatkowe, wymogi sprawozdawcze, posiadane aktywa oraz kluczowe uprawnienia decyzyjne. Powinna również sprawdzić, czy protokoły posiedzeń zarządu lub rady powierniczej są aktualne oraz czy wypłaty, pożyczki lub transakcje zostały odpowiednio udokumentowane.

Ma to znaczenie dla rodzin korzystających ze Szwajcarii, ponieważ struktury mogły zostać utworzone przed uzyskaniem miejsca zamieszkania w Szwajcarii, przed transakcją zapewniającą płynność finansową, przed osiągnięciem pełnoletności przez spadkobierców lub przed zmianą przepisów podatkowych i sprawozdawczych. Struktura, która była rozsądna w określonych okolicznościach, może nadal być skuteczna. Może jednak również wymagać korekty, uproszczenia lub likwidacji.

W ramach przeglądu nie należy traktować struktur jako dowodu zaawansowania. Struktura, której nikt nie rozumie, której nikt nie poddaje przeglądowi i której nikt nie potrafi jasno uzasadnić, nie stanowi atutu. Stanowi ona potencjalne źródło przyszłych kosztów.

Przegląd zobowiązań na rynku prywatnym

Inwestycje typu private equity, kredyty prywatne, kapitał wysokiego ryzyka, infrastruktura oraz transakcje bezpośrednie wymagają własnej, corocznej dyscypliny. Nie zawsze są one widoczne w standardowej sprawozdawczości bankowej, a nawet jeśli tak jest, dane mogą być opóźnione lub niekompletne.

W ramach corocznego przeglądu należy zaktualizować informacje dotyczące zobowiązań każdego funduszu, wezwanego kapitału, kwoty niepokrytej, bieżącej wartości aktywów netto, wypłat, daty wyceny, waluty sprawozdawczej, przewidywanego okresu trwania, dokumentów podatkowych oraz doradcy odpowiedzialnego za fundusz. Należy również przeanalizować ekspozycję według roku utworzenia, koncentrację zarządzających, ekspozycję sektorową oraz oczekiwania dotyczące płynności.

W przypadku inwestycji bezpośrednich w ramach przeglądu należy sprawdzić, czy rodzina posiada prawa do informacji, prawa w zarządzie, zobowiązania dotyczące dalszych inwestycji, czy istnieje ryzyko rozwodnienia udziałów oraz czy nie ma nierozstrzygniętych kwestii dotyczących dokumentacji prawnej. Należy również sprawdzić, czy wycena opiera się na transakcji zewnętrznej, szacunkach kierownictwa, sprawozdaniach finansowych poddanych audytowi czy też na wewnętrznej ocenie.

Właśnie w tym momencie rodziny często zdają sobie sprawę, że alokacja aktywów na rynku prywatnym jest bardziej złożona, niż sugeruje to ogólna wartość procentowa. Portfel może wydawać się zrównoważony pod względem klas aktywów, a jednocześnie być skoncentrowany pod względem zarządzającego, roku emisji, sektora lub profilu płynności.

W ramach corocznego przeglądu nie należy skupiać się wyłącznie na tym, czy prywatne inwestycje przyniosły dobre wyniki. Należy raczej zastanowić się, czy rodzina nadal rozumie, jakie zobowiązania zostały podjęte, jakie kwoty pozostają do sfinansowania oraz kiedy może powrócić płynność finansowa.

Doradcy ds. przeglądu i zlecenia

Mapa doradcza i mapa aktywów są ze sobą ściśle powiązane. Gdy rodzina zorientuje się, co posiada, powinna również ustalić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne obszary.

W corocznym przeglądzie należy wymienić prywatne banki, zewnętrznych zarządzających aktywami, doradców podatkowych, prawników, specjalistów ds. powiernictwa, powierników, księgowych, dostawców usług sprawozdawczych, doradców ubezpieczeniowych, zarządców nieruchomości, doradców ds. filantropii oraz dostawców usług z zakresu cyberbezpieczeństwa lub technologii. W odniesieniu do każdego z nich rodzina powinna znać zakres uprawnień, strukturę opłat, osobę odpowiedzialną za kontakt, przechowywane dokumenty, ewentualne konflikty interesów, warunki przedłużenia umowy oraz termin przeglądu.

W Szwajcarii przegląd ten może obejmować zewnętrznych zarządzających aktywami i powierników. FINMA stwierdza, że zarządzający portfelami i powiernicy działający w ramach odpowiednich ram muszą spełniać wymogi osobiste, finansowe i organizacyjne oraz uzyskać zezwolenie. Zezwolenie nie zastępuje jakościowej analizy due diligence, ale stanowi część podstawowego procesu weryfikacji. Rodziny powinny upewnić się, że odpowiedni dostawcy usług posiadają nadal odpowiednie zezwolenia oraz że indywidualna relacja nie opiera się wyłącznie na jednej osobie bez planu zapewnienia ciągłości działania.

W ramach przeglądu należy również zidentyfikować przypadki powielania działań. Może się zdarzyć, że dwóch doradców sporządza pokrywające się raporty. Kilka banków może proponować podobne produkty. Jeden prawnik może nie wiedzieć, że inny zaktualizował powiązany dokument. Osoba pełniąca obowiązki powiernicze może zarządzać daną strukturą, podczas gdy doradca podatkowy nie jest konsultowany w sprawie wypłat.

Celem tego przeglądu nie jest niepotrzebne zmniejszenie liczby doradców. Ma on na celu zapewnienie, by każdy doradca miał jasno określoną rolę oraz by ktoś koordynował całą strukturę.

Przegląd zasad zarządzania oraz uprawnień w zakresie informacji

Zarządzanie rodzinne może zmieniać się równie niepostrzeżenie jak struktury finansowe. Dzieci stają się dorosłymi. Jeden z członków rodziny dołącza do firmy. Inny wyjeżdża za granicę. Małżonek zaczyna bardziej angażować się w działalność. Założyciel przekazuje więcej uprawnień decyzyjnych. Rozwijają się zainteresowania filantropijne. Komitety inwestycyjne powstają nieformalnie, zanim ktokolwiek określi zakres ich uprawnień.

W ramach corocznego przeglądu należy zadać pytanie, czy uprawnienia decyzyjne nadal odpowiadają rzeczywistej sytuacji rodziny. Kto może zatwierdzać inwestycje? Kto może wydawać polecenia bankom? Kto otrzymuje sprawozdania? Kto ma dostęp do dokumentów prawnych? Kto zatwierdza wypłaty, darowizny lub pożyczki między członkami rodziny? Kto uczestniczy w spotkaniach rodzinnych? Kto protokołuje decyzje?

Na szczególną uwagę zasługują prawa do informacji. Kolejne pokolenie może potrzebować edukacji i przejrzystości, ale nie oznacza to, że każdy członek rodziny powinien mieć nieograniczony dostęp do wszystkich dokumentów. Rodzina może wprowadzić stopniowany dostęp: edukacja w zakresie inwestycji, raporty podsumowujące, informacje na poziomie oddziałów, dokumenty dotyczące zarządzania lub pełny dostęp dla osób pełniących formalne funkcje.

W ramach przeglądu należy również uwzględnić kwestie niezdolności do czynności prawnych oraz sukcesji. Czy pełnomocnictwa są aktualne? Czy testamenty, oświadczenia woli, umowy między udziałowcami oraz regulaminy rodzinne są dostosowane do obecnej struktury majątkowej? Czy rodzina wiedziałaby, jak postąpić, gdyby zleceniodawca stracił zdolność do podejmowania decyzji? Z którymi doradcami skontaktowano by się w pierwszej kolejności?

Najłatwiej jest usprawnić system zarządzania przed wystąpieniem kryzysu.

Przegląd dokumentów, danych i dostępu cyfrowego

Współczesny przegląd struktury majątkowej powinien obejmować dokumenty i dane. Rodzina może mieć znakomitych doradców, a mimo to nadal korzystać z prywatnych skrzynek pocztowych, przestarzałych folderów, niezabezpieczonych metod przesyłania plików lub niekompletnych rejestrów dokumentów.

W ramach corocznego przeglądu należy ustalić, gdzie przechowywane są oryginalne dokumenty, kto ma do nich dostęp, w jaki sposób zarządzane są kopie zapasowe oraz które dokumenty brakuje. Obejmuje to testamenty, akty powiernicze, dokumenty założycielskie, rejestry spółek, umowy między udziałowcami, umowy kredytowe, polisy ubezpieczeniowe, akty własności nieruchomości, dokumenty potwierdzające pochodzenie dzieł sztuki, opinie podatkowe, umowy inwestycyjne oraz pełnomocnictwa.

Znowelizowana szwajcarska federalna ustawa o ochronie danych obowiązuje od 1 września 2023 r. i chroni osobowość oraz prawa podstawowe osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane. Dla rodzin i firm zarządzających majątkiem rodzinnym (family offices), które zajmują się wrażliwymi informacjami osobowymi, finansowymi i prawnymi, zarządzanie danymi nie jest jedynie kwestią informatyczną. Stanowi ono część zarządzania ryzykiem w obsłudze klientów prywatnych.

Jeśli family office lub doradcy korzystają z systemów chmurowych, narzędzi opartych na sztucznej inteligencji lub platform do sporządzania skonsolidowanych raportów, w ramach przeglądu należy ustalić, gdzie przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp, czy zaangażowani są dostawcy zewnętrzni, w jaki sposób zarządzane są uprawnienia oraz w jaki sposób można wyeksportować dane w przypadku zmiany dostawcy.

Rodzina, która nie ma dostępu do własnych dokumentów ani nie wie, kto ma do nich dostęp, boryka się z problemem związanym z zarządzaniem, nawet jeśli jej portfel inwestycyjny przynosi dobre wyniki.

Przegląd ubezpieczeń, zabezpieczeń i planów awaryjnych

Kwestie związane z ubezpieczeniami i planowaniem awaryjnym łatwo jest odkładać na później, ponieważ rzadko wydają się pilne, dopóki nie staną się potrzebne. Coroczny przegląd powinien obejmować ubezpieczenie mienia, ubezpieczenie dzieł sztuki, ubezpieczenie na życie, ubezpieczenie członków zarządu i kadry kierowniczej, w stosownych przypadkach ubezpieczenie od cyberzagrożeń, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, ryzyko związane z kluczowymi pracownikami oraz rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa.

W przypadku rodzin posiadających nieruchomości, personel, profile publiczne, spółki operacyjne lub znaczną dokumentację cyfrową przegląd powinien wykraczać poza samą odnowę polisy. Czy wartości ubezpieczeniowe są aktualne? Czy dodano nowe dzieła sztuki, biżuterię lub mienie? Czy protokoły bezpieczeństwa są aktualne? Czy procedury zatwierdzania płatności są solidne? Czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie rozpoznawania prób oszustw? Czy istnieje plan na wypadek, gdyby członek rodziny, doradca lub kluczowy członek kadry kierowniczej stał się niedostępny?

Celem nie jest wywoływanie niepokoju. Chodzi o to, by zmniejszyć liczbę decyzji, które trzeba podejmować pod presją.

Jakie powinny być wyniki rocznego przeglądu

Właściwa ocena roczna powinna przynieść coś więcej niż tylko notatkę ze spotkania. Powinna zaowocować krótkim planem działania.

Plan ten może obejmować zamknięcie nieaktywnej spółki, aktualizację listy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, renegocjację pełnomocnictwa bankowego, przegląd funduszu powierniczego, konsolidację sprawozdawczości, wyjaśnienie kwestii rezydencji podatkowej, aktualizację pełnomocnictw, udokumentowanie pożyczek rodzinnych, sprawdzenie zobowiązań na rynku prywatnym, zmianę uprawnień dotyczących dokumentów lub wyznaczenie jednego doradcy do koordynacji spraw transgranicznych.

Plan działania powinien określać, kto jest za niego odpowiedzialny, co należy zrobić, jacy doradcy biorą w nim udział oraz w jakim terminie. Bez wyznaczenia osób odpowiedzialnych i terminów przegląd staje się raczej dyskusją niż procesem kontrolnym.

Rodzina powinna również prowadzić rejestr tego, co zostało poddane przeglądowi, a co pozostało bez zmian. Czasami najcenniejszą decyzją jest potwierdzenie, że dana struktura nadal jest odpowiednia, że relacja z bankiem nadal spełnia swój cel lub że rezerwa płynności powinna pozostać nietknięta.

Jak to wygląda w praktyce

Dobrze przeprowadzony coroczny przegląd struktury majątkowej zapewnia rodzinie jaśniejszy obraz sytuacji operacyjnej. Mapa aktywów jest aktualna. Sprawdzane są klasyfikacje dotyczące rezydencji podatkowej i sprawozdawczości. Relacje z bankami mają jasno określone role. Przed podjęciem zobowiązań analizowana jest płynność finansowa. Struktury nadal spełniają swój cel. Monitoruje się ekspozycję na rynki prywatne. Doradcy mają jasno określone uprawnienia. Dokumenty są dostępne dla odpowiednich osób. System zarządzania odzwierciedla aktualną sytuację rodziny, a nie tę sprzed pięciu lat.

Dla międzynarodowych rodzin, dla których Szwajcaria stanowi centrum działalności, właśnie ta dyscyplina pozwala na sprawne wykorzystanie szwajcarskiej wiedzy specjalistycznej. Prywatny bank, podmiot powierniczy, zewnętrzny zarządzający aktywami czy doradca podatkowy mogą udzielać trafnych porad tylko wtedy, gdy dane dotyczące sytuacji są dokładne i aktualne.

Przegląd nie musi mieć charakteru dramatycznego. Jego wartość polega na zapobieganiu dramatycznym sytuacjom. Pozwala on wykryć odchylenia, zanim przerodzą się w spór, brak płynności, zanim stanie się źródłem presji, oraz przestarzałe struktury, zanim ich likwidacja stanie się kosztowna.

Złożony majątek nie pozostaje uporządkowany tylko dlatego, że kiedyś zatrudniono znakomitych doradców. Pozostaje uporządkowany, ponieważ ktoś na bieżąco sprawdza, czy jego struktura nadal odpowiada potrzebom rodziny.