La revisión anual que permite mantener bajo control el patrimonio transfronterizo

Transfronterizo riqueza Rara vez se desorganiza en un momento concreto y visible. Lo más habitual es que vaya a la deriva. Un miembro de la familia cambia de residencia, una empresa sigue existiendo una vez que su finalidad original ha dejado de tener sentido, se añade una inversión en el mercado privado sin actualizar la previsión de liquidez, un antiguo mandato bancario sigue vigente porque nadie lo ha revisado, o un asesor sigue conservando documentos que nunca se han transferido a los registros centrales de la familia.

Cada elemento puede ser manejable por sí solo. Sin embargo, en conjunto, pueden hacer que el panorama operativo resulte menos fiable de lo que parece.

Para las familias internacionales que utilizan Suiza como centro de gestión patrimonial, una revisión anual no es un mero trámite administrativo. Se trata de una disciplina de control. Las relaciones bancarias suizas pueden aportar estabilidad, servicios de custodia, gestión de inversiones, concesión de créditos y acceso a un ecosistema de asesoramiento consolidado, pero los activos familiares, los herederos, las estructuras y las obligaciones suelen permanecer repartidos entre varias jurisdicciones. Un informe suizo puede mostrar con claridad la cartera bancaria, dejando fuera del marco los inmuebles, las empresas, los fideicomisos, las fundaciones, las inversiones en mercados privados y la liquidez a nivel familiar.

Esto es importante porque Suiza sigue estando profundamente vinculada al patrimonio privado internacional. Según la Asociación Suiza de Banqueros, los bancos suizos gestionaban 9,284 billones de francos suizos en activos a finales de 2024, tras un aumento del 10,6 % en los activos gestionados a lo largo del año. La magnitud del mercado refleja el papel de Suiza como centro transfronterizo de gestión patrimonial, pero también explica por qué la buena gobernanza no puede limitarse al extracto bancario. Las familias internacionales pueden tener cuentas en Suiza y, al mismo tiempo, mantener intereses empresariales, residencias, beneficiarios y obligaciones de información en otros lugares.

La revisión anual es el momento de preguntarse si las estructuras de la familia siguen ajustándose a su realidad.

Empieza por el mapa de activos

El primer punto que hay que revisar es el mapa de activos transfronterizos. Si la familia aún no dispone de uno, la revisión anual debería comenzar por elaborarlo.

El mapa debe mostrar todos los activos materiales, pasivos, titulares legales, beneficiarios efectivos (cuando proceda), custodios, divisas, fuentes de valoración, condiciones de liquidez, asesores fiscales, asesores jurídicos y documentos clave. Debe incluir activos financiables, pero no solo esos. Los inmuebles, las sociedades operativas, los fondos de capital riesgo, las inversiones directas, las obras de arte, los seguros, los préstamos familiares, las garantías, los fideicomisos, las fundaciones y los vehículos filantrópicos deben figurar todos en el mapa.

La revisión anual debe servir para comprobar si el mapa sigue estando actualizado. ¿Se han abierto nuevas cuentas? ¿Se ha comprado, vendido o refinanciado algún inmueble? ¿Ha solicitado un fondo privado más capital? ¿Ha cambiado la valoración de alguna inversión directa? ¿Ha dejado de operar alguna empresa? ¿Se ha revisado alguna estructura desde que cambió el perfil de la residencia, el negocio o la sucesión de la familia?

Un análisis útil distingue entre tres categorías: información confirmada, información que requiere actualización y cuestiones pendientes. Un mapa de activos que señale abiertamente los documentos que faltan, las valoraciones obsoletas o la titularidad poco clara resulta más valioso que uno que cree una sensación artificial de orden.

En el caso de una familia que utilice Suiza como centro de operaciones, el análisis también debería plantearse si la perspectiva del banco suizo y la visión general de la familia han divergido. Si el informe del banco es preciso pero excluye importantes activos que no pueden gestionarse a través de la banca, es posible que la familia siga tomando decisiones basándose en una visión parcial de la situación.

Revisa tu residencia fiscal antes de que ello tenga consecuencias

La residencia fiscal es uno de los aspectos más importantes que hay que revisar anualmente, ya que puede cambiar sin que uno se dé cuenta. Un miembro de la familia pasa más tiempo de lo previsto en un país. Un hijo empieza a trabajar en el extranjero. Un cónyuge adquiere un nuevo estatus de residencia. Un mandante se traslada a Suiza, pero sigue controlando empresas o estructuras en otros lugares. Estos acontecimientos pueden parecer de carácter personal o logístico, pero pueden acarrear consecuencias legales y fiscales.

La revisión debe determinar el lugar de residencia de cada miembro relevante de la familia, si este ha cambiado a lo largo del año y si alguna mudanza prevista requiere asesoramiento antes de llevarse a cabo. Asimismo, debe comprobar si la información sobre las personas con control, los registros de los beneficiarios efectivos y las clasificaciones de las cuentas siguen siendo correctas.

Esto reviste especial importancia en el contexto suizo, ya que Suiza participa en el intercambio automático de información sobre cuentas financieras. La Secretaría de Estado de Finanzas Internacionales mantiene la lista de Estados socios de Suiza en el marco del intercambio automático de información (AEOI), y las entidades financieras suizas obligadas a informar operan dentro de ese marco. Las implicaciones prácticas para las familias no son motivo de alarma, sino que son de carácter procedimental. Los registros deben reflejar correctamente la residencia, las personas con control y las clasificaciones a efectos de información antes de que se produzca el intercambio de información, y no después de que haya que corregir un error.

Una familia también debería determinar qué asesor es el responsable de cada jurisdicción. Un asesor fiscal suizo puede ser excelente en cuestiones relacionadas con la residencia en Suiza y los aspectos cantonales, pero una propiedad en el Reino Unido, un beneficiario vinculado a EE. UU., un hijo residente en Francia o intereses empresariales en Italia pueden requerir asesoramiento específico. La revisión anual debe dejar claro quién coordina a esos asesores, para que ninguno de ellos trabaje partiendo de una versión diferente de la situación real de la familia.

Revisar las relaciones bancarias por función

Las relaciones bancarias suelen mantenerse porque son algo habitual. Puede que eso sea perfectamente razonable, pero cada relación debería tener, aun así, un objetivo definido.

La revisión anual debería plantearse qué papel desempeña cada banco. ¿Es el custodio principal, el banco prestamista, el gestor de inversiones, la cuenta operativa, la fuente de mercado privado, el punto de acceso geográfico o una relación histórica? ¿Sigue el banco desempeñando bien esa función? ¿Siguen siendo competitivos los honorarios, los tipos de interés, los diferenciales de divisas, los gastos de custodia, el rendimiento del mandato y las condiciones de crédito? ¿Hay activos pignorados? ¿Entiende la familia las consecuencias de dicha pignoración en caso de tensiones en los mercados?

En el caso de las familias con múltiples relaciones bancarias, tanto en Suiza como en el extranjero, la revisión también debería detectar posibles duplicidades. Es posible que varios bancos mantengan exposiciones similares en renta variable global, productos estructurados que se solapan o fondos del mercado privado con riesgos subyacentes similares. Cada banco puede presentar su propia cartera como diversificada, mientras que la visión consolidada de la familia pone de manifiesto una concentración.

Dado que Suiza es un importante centro de banca privada, es natural que las familias mantengan varias relaciones bancarias en ese país. La cuestión no es el número de bancos, sino si cada relación tiene un propósito y si la familia es capaz de evaluar la exposición global, la liquidez y los costes.

La revisión anual debe dar lugar a decisiones. Mantener, renegociar, consolidar, reducir o reasignar el papel de cada relación bancaria. Dejar todas las relaciones tal y como están debe ser una elección deliberada, no el resultado por defecto de evitar una conversación difícil.

Análisis de la liquidez en términos prácticos

La liquidez debe revisarse cada año, ya que a menudo se malinterpreta. Es posible que el balance familiar sea considerable, mientras que la liquidez disponible sea mucho menor de lo que sugiere la cifra global.

El análisis debe distinguir entre valor bruto, valor neto y liquidez disponible. Debe identificar el efectivo, los valores líquidos, los activos pignorados, las líneas de crédito, las reservas fiscales, las distribuciones previstas, las obligaciones de aportación de capital, los vencimientos de la deuda, los gastos inmobiliarios, las distribuciones familiares, los compromisos filantrópicos y las necesidades relacionadas con el estilo de vida.

La exposición al mercado privado hace que esto sea especialmente importante. El valor liquidativo de un fondo no es lo mismo que la liquidez. Un compromiso sin financiación no es teórico por el mero hecho de que aún no se haya producido la solicitud de aportación de capital. Una inversión directa puede tener una valoración atractiva, pero carecer de una vía de salida clara.

Pensemos en una familia cuyo extracto bancario muestre una importante cartera de activos líquidos en Suiza. Si parte de esa cartera está pignorada en una línea de crédito Lombard, otra parte está reservada para impuestos y aportaciones de capital, y se prevé una operación inmobiliaria en un plazo de doce meses, la liquidez discrecional real podría ser mucho menor de lo que sugiere el extracto. La revisión anual debería poner esto de manifiesto antes de que la familia apruebe nuevas inversiones, distribuciones o compras importantes.

Una buena planificación de la liquidez no es conservadora por el mero hecho de serlo. Protege a la familia de tener que vender el activo equivocado en el momento menos oportuno.

Estructuras de revisión y su finalidad

Los fideicomisos, las fundaciones, las sociedades de cartera, las sociedades colectivas y los vehículos de inversión familiares suelen crearse para un momento concreto. La familia vende una empresa, se traslada, prepara la sucesión, separa los activos operativos de los de inversión, crea un vehículo filantrópico o establece un sistema de gobernanza para varios herederos. Con el paso del tiempo, el propósito original puede desvanecerse, mientras que la estructura permanece.

La revisión anual debería plantear una pregunta sencilla, pero que a menudo se pasa por alto: ¿sigue cada estructura cumpliendo una función clara?

Para cada entidad o estructura, la familia debe verificar los documentos constitutivos, el administrador, los fideicomisarios o consejeros, los firmantes, las cuentas bancarias, las obligaciones contables, las declaraciones fiscales, los requisitos de información, los activos que se mantienen y los derechos de decisión clave. Asimismo, debe comprobar si las actas de la junta o de los fideicomisarios están al día y si las distribuciones, los préstamos o las transacciones se han documentado adecuadamente.

Esto es importante para las familias que recurren a Suiza, ya que es posible que las estructuras se hayan creado antes de que se establecieran en Suiza, antes de que se produjera una operación de liquidez, antes de que los herederos alcanzaran la mayoría de edad o antes de que cambiaran las normas fiscales y de información. Una estructura que resultaba adecuada en unas circunstancias determinadas puede seguir siendo eficaz. También puede ser necesario revisarla, simplificarla o liquidarla.

La revisión no debe considerar las estructuras como una prueba de sofisticación. Una estructura que nadie entiende, que nadie revisa y que nadie puede justificar con claridad no es un activo. Es una fuente potencial de costes futuros.

Revisar los compromisos del mercado privado

El capital riesgo, el crédito privado, el capital de riesgo, las infraestructuras y las operaciones directas requieren su propia disciplina anual. No siempre aparecen reflejados en los informes bancarios habituales y, aunque lo estén, los datos pueden estar desactualizados o ser incompletos.

La revisión anual debe actualizar el compromiso de cada fondo, el capital exigido, el importe no financiado, el valor liquidativo actual, las distribuciones, la fecha de valoración, la moneda de referencia, la duración prevista, la documentación fiscal y el asesor responsable. Asimismo, debe analizar la exposición por año de constitución, la concentración de gestores, la exposición sectorial y las expectativas de liquidez.

En el caso de las inversiones directas, la revisión debe analizar si la familia tiene derechos de información, derechos en el consejo de administración, obligaciones de inversión adicional, riesgo de dilución o documentación jurídica pendiente de resolver. También debe comprobar si la valoración se basa en una transacción externa, en una estimación del gestor, en cuentas auditadas o en un criterio interno.

Es aquí donde las familias suelen descubrir que la distribución en el mercado privado es más compleja de lo que sugiere el porcentaje general. Una cartera puede parecer equilibrada por clases de activos, pero estar concentrada en cuanto a gestor, año de creación, sector o perfil de liquidez.

La revisión anual no debería limitarse a analizar si las inversiones privadas han obtenido buenos resultados. Debería plantearse si la familia sigue teniendo claro a qué se ha comprometido, qué queda por financiar y cuándo podría recuperarse la liquidez.

Revisar asesores y mandatos

El mapa de asesores y el mapa de activos están estrechamente relacionados. Una vez que la familia tenga claro qué activos posee, también debería revisar quién es el responsable de cada área.

La revisión anual debe incluir una lista de bancos privados, gestores de activos externos, asesores fiscales, abogados, especialistas en fideicomisos, administradores fiduciarios, contables, proveedores de informes, asesores de seguros, gestores inmobiliarios, asesores filantrópicos y proveedores de ciberseguridad o tecnología. Para cada uno de ellos, la familia debe conocer el mandato, la estructura de honorarios, la persona de contacto responsable, la documentación que obra en su poder, los posibles conflictos de intereses, las condiciones de renovación y la fecha de revisión.

En Suiza, esta revisión puede incluir a gestores de activos externos y fideicomisarios. La FINMA establece que los gestores de carteras y los fideicomisarios que operen bajo el marco normativo pertinente deben cumplir una serie de requisitos personales, financieros y organizativos, y obtener la autorización correspondiente. La autorización no sustituye a la diligencia debida cualitativa, pero forma parte del proceso básico de revisión. Las familias deben asegurarse de que los proveedores en cuestión sigan estando debidamente autorizados y de que la relación individual no dependa de una sola persona sin que exista un plan de continuidad.

La revisión también debería detectar posibles duplicidades. Es posible que dos asesores estén elaborando informes que se solapan. Varios bancos pueden estar proponiendo productos similares. Es posible que un abogado no sepa que otro ha revisado un documento relacionado. Un fiduciario puede gestionar una estructura sin que se consulte al asesor fiscal sobre las distribuciones.

El objetivo de la revisión no es reducir innecesariamente el número de asesores. Se trata de garantizar que cada asesor tenga una función clara y que haya alguien que coordine toda la estructura.

Revisión de la gobernanza y los derechos de información

La gobernanza familiar puede ir cambiando tan discretamente como las estructuras financieras. Los hijos se hacen adultos. Un miembro de la familia se incorpora a la empresa. Otro se traslada al extranjero. Un cónyuge se implica más. Un fundador delega más decisiones. Surgen intereses filantrópicos. Se forman comités de inversión de manera informal antes de que nadie defina sus competencias.

En la revisión anual se debe analizar si los derechos de decisión siguen ajustándose a la realidad de la familia. ¿Quién puede aprobar las inversiones? ¿Quién puede dar instrucciones a los bancos? ¿Quién recibe los informes? ¿Quién puede acceder a los documentos legales? ¿Quién aprueba las distribuciones, donaciones o préstamos entre miembros de la familia? ¿Quién participa en las reuniones familiares? ¿Quién deja constancia de las decisiones?

Los derechos de información merecen una atención especial. Es posible que la próxima generación necesite formación y transparencia, pero eso no significa que todos los miembros de la familia deban tener acceso sin restricciones a todos los documentos. Una familia puede establecer distintos niveles de acceso: formación en materia de inversiones, informes resumidos, información a nivel de sucursal, documentos de gobernanza o acceso completo para quienes desempeñen funciones oficiales.

La revisión también debería tener en cuenta la incapacidad y la sucesión. ¿Están al día los poderes notariales? ¿Se ajustan los testamentos, las cartas de deseos, los acuerdos de accionistas y las constituciones familiares a la estructura actual del patrimonio? ¿Sabría la familia qué hacer si el mandante quedara incapacitado? ¿A qué asesores se contactaría en primer lugar?

Es más fácil mejorar la gobernanza antes de que se produzca una crisis.

Revisión de documentos, datos y acceso digital

Un análisis moderno de la estructura patrimonial debe incluir documentos y datos. Una familia puede contar con excelentes asesores y, aun así, seguir dependiendo de buzones de correo personales, carpetas obsoletas, transferencias de archivos sin seguridad o registros de documentos incompletos.

La revisión anual debe determinar dónde se conservan los documentos originales, quién tiene acceso a ellos, cómo se gestionan las copias de seguridad y qué documentos faltan. Esto incluye testamentos, escrituras de fideicomiso, documentos constitutivos de fundaciones, registros mercantiles, acuerdos de accionistas, contratos de préstamo, pólizas de seguro, escrituras de propiedad, registros de procedencia de obras de arte, dictámenes fiscales, acuerdos de inversión y poderes notariales.

La Ley Federal Suiza de Protección de Datos, en su versión revisada, está en vigor desde el 1 de septiembre de 2023 y protege la personalidad y los derechos fundamentales de las personas físicas cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para las familias y las oficinas familiares que gestionan información sensible de carácter personal, financiero y jurídico, la gobernanza de datos no es simplemente una cuestión informática, sino que forma parte de la gestión de riesgos de los clientes privados.

Si la oficina familiar o los asesores utilizan sistemas en la nube, herramientas de inteligencia artificial o plataformas de informes consolidados, la revisión debería averiguar dónde se alojan los datos, quién puede acceder a ellos, si intervienen proveedores externos, cómo se gestionan los permisos y cómo se pueden exportar los datos en caso de que cambie el proveedor.

Una familia que no puede acceder a sus propios documentos ni saber quién tiene acceso a ellos tiene un problema de gobernanza, aunque la cartera de inversiones esté dando buenos resultados.

Revisar los seguros, la seguridad y los planes de contingencia

Los seguros y los planes de contingencia suelen posponerse con facilidad, ya que rara vez se perciben como urgentes hasta que se necesitan. La revisión anual debería incluir el seguro de bienes, el seguro de obras de arte, el seguro de vida, la cobertura para consejeros y directivos, el seguro cibernético cuando sea pertinente, la cobertura de responsabilidad civil, el riesgo asociado a las personas clave y las medidas de seguridad.

Para las familias que cuentan con viviendas, personal, perfiles públicos, empresas operativas o un importante historial digital, la revisión debería ir más allá de la renovación de la póliza. ¿Están actualizados los valores asegurados? ¿Se han incorporado nuevas obras de arte, joyas o bienes? ¿Están al día los protocolos de seguridad? ¿Son sólidos los procedimientos de aprobación de pagos? ¿Está el personal formado para detectar intentos de fraude? ¿Existe un plan en caso de que un miembro de la familia, un asesor o un directivo clave no esté disponible?

El objetivo no es generar ansiedad, sino reducir el número de decisiones que hay que tomar bajo presión.

Qué debe aportar la revisión anual

Una evaluación anual adecuada debería dar lugar a algo más que unas notas de la reunión. Debería traducirse en un breve plan de acción.

Ese plan podría incluir el cierre de una sociedad inactiva, la actualización de los firmantes, la renegociación de un mandato bancario, la revisión de un fideicomiso, la consolidación de la presentación de informes, la aclaración de la residencia fiscal, la actualización de los poderes notariales, la documentación de los préstamos familiares, la comprobación de los compromisos en el mercado privado, la modificación de los permisos de acceso a los documentos o la designación de un asesor para coordinar una cuestión transfronteriza.

El plan de acción debe indicar quién es el responsable, qué hay que hacer, qué asesores participan y en qué plazo. Sin asignación de responsabilidades ni plazos, la revisión se convierte en un debate en lugar de en un proceso de control.

La familia también debería llevar un registro de lo que se ha revisado y de lo que se ha dejado sin cambios. A veces, la decisión más acertada es confirmar que una estructura sigue siendo adecuada, que una relación bancaria sigue cumpliendo su función o que una reserva de liquidez debe mantenerse intacta.

Cómo es lo bueno

Una revisión anual bien gestionada de la estructura patrimonial ofrece a la familia una visión operativa más clara. El mapa de activos está actualizado. Se comprueban la residencia fiscal y las clasificaciones a efectos de declaración. Las relaciones bancarias tienen funciones bien definidas. Se evalúa la liquidez antes de asumir compromisos. Las estructuras siguen teniendo una finalidad. Se realiza un seguimiento de la exposición al mercado privado. Los asesores cuentan con mandatos claros. Las personas adecuadas tienen acceso a la documentación. La gobernanza refleja la situación actual de la familia, no cómo era hace cinco años.

Para las familias internacionales que utilizan Suiza como centro de operaciones, esta disciplina es la que permite que la experiencia suiza funcione correctamente. Un banco privado, una entidad fiduciaria, un gestor de activos externo o un asesor fiscal solo pueden ofrecer un buen asesoramiento si los datos que lo sustentan son precisos y están actualizados.

La revisión no tiene por qué ser drástica. Su valor radica en evitar situaciones dramáticas. Detecta las desviaciones antes de que se conviertan en disputas, la falta de liquidez antes de que se convierta en presión y las estructuras obsoletas antes de que resulte costoso desmantelarlas.

Un patrimonio complejo no se mantiene organizado por el mero hecho de haber contratado en su momento a unos asesores excelentes. Se mantiene organizado porque alguien sigue evaluando si la estructura sigue adaptándose a las necesidades de la familia.