Le bilan annuel qui permet de maîtriser le patrimoine transfrontalier

Transfrontalier richesse La désorganisation ne survient que rarement en un instant bien précis. Le plus souvent, il dérive. Un membre de la famille change de domicile, une société reste en place alors que sa raison d’être initiale a disparu, un engagement sur le marché privé est ajouté sans que les prévisions de liquidité ne soient mises à jour, un ancien mandat bancaire est maintenu parce que personne ne l’a réexaminé, ou un conseiller conserve encore des documents qui n’ont jamais été transférés dans les archives centrales de la famille.

Chaque élément peut sembler gérable pris isolément. Mais pris dans leur ensemble, ils peuvent rendre le tableau opérationnel moins fiable qu'il n'y paraît.

Pour les familles internationales qui font de la Suisse leur pôle de gestion de patrimoine, un bilan annuel n’est pas un simple exercice administratif. Il s’agit d’une discipline de contrôle. Si les relations bancaires suisses peuvent offrir stabilité, services de dépôt, gestion d’actifs, crédits et accès à un écosystème de conseil bien établi, les actifs familiaux, les héritiers, les structures et les obligations restent souvent dispersés entre plusieurs juridictions. Un rapport suisse peut présenter clairement le portefeuille bancaire, tout en laissant de côté les biens immobiliers, les sociétés, les trusts, les fondations, les engagements sur les marchés privés et les liquidités au niveau familial.

Cela revêt une importance particulière car la Suisse reste étroitement liée à la fortune privée internationale. Selon l’Association suisse des banquiers, les banques suisses géraient 9'284 billions de francs suisses d’actifs à la fin de l’année 2024, après une hausse de 10,6 % des actifs sous gestion au cours de l’année. L’ampleur de ce marché reflète le rôle de la Suisse en tant que centre de gestion de fortune transfrontalière, mais elle explique également pourquoi la bonne gouvernance ne peut se limiter au relevé bancaire. Des familles internationales peuvent détenir des comptes en Suisse tout en conservant ailleurs des intérêts commerciaux, des résidences, des bénéficiaires et des obligations déclaratives.

Le bilan annuel est l'occasion de se demander si les structures de la famille correspondent toujours à sa réalité.

Commencez par la carte des actifs

Le premier point à examiner est la cartographie des actifs transfrontaliers. Si la famille n'en dispose pas encore, l'examen annuel devrait commencer par son élaboration.

La cartographie doit répertorier l'ensemble des actifs matériels, des passifs, des propriétaires légaux, des bénéficiaires effectifs le cas échéant, des dépositaires, des devises, des sources d'évaluation, des conditions de liquidité, des conseillers fiscaux, des conseillers juridiques et des documents clés. Elle doit inclure les actifs bancables, mais ne doit pas se limiter à ceux-ci. Les biens immobiliers, les sociétés d’exploitation, les fonds de capital-investissement, les investissements directs, les œuvres d’art, les assurances, les prêts familiaux, les garanties, les trusts, les fondations et les structures philanthropiques doivent tous figurer dans ce tableau.

L'examen annuel doit permettre de vérifier si la carte reste à jour. De nouveaux comptes ont-ils été ouverts ? Un bien immobilier a-t-il été acheté, vendu ou refinancé ? Un fonds privé a-t-il fait appel à des capitaux supplémentaires ? La valorisation d'un investissement direct a-t-elle changé ? Une société est-elle devenue inactive ? La structure a-t-elle été revue suite à un changement concernant la résidence familiale, l'activité professionnelle ou le profil successoral de la famille ?

Un état des lieux pertinent distingue trois catégories : les informations confirmées, celles qui doivent être mises à jour et les questions en suspens. Un inventaire des actifs qui signale ouvertement les documents manquants, les évaluations obsolètes ou les situations de propriété floues a davantage de valeur qu’un inventaire qui donne une impression artificielle d’ordre.

Pour une famille qui utilise la Suisse comme plaque tournante, l'examen devrait également chercher à déterminer si la vision de la banque suisse et celle de la famille dans son ensemble ont divergé. Si le rapport bancaire est exact mais exclut d'importants avoirs non bancables, il se peut que la famille continue de prendre des décisions sur la base d'une vision partielle de la situation.

Vérifiez votre résidence fiscale avant qu'elle n'entraîne des conséquences

La résidence fiscale est l’un des points les plus importants à examiner lors du bilan annuel, car elle peut évoluer discrètement. Un membre de la famille passe plus de temps que prévu dans un pays. Un enfant commence à travailler à l’étranger. Un conjoint obtient un nouveau statut de résidence. Un mandant s’installe en Suisse mais continue à contrôler des sociétés ou des structures situées ailleurs. Ces changements peuvent sembler d’ordre personnel ou logistique, mais ils peuvent avoir des conséquences juridiques et fiscales.

Cet examen doit permettre de déterminer le lieu de résidence de chaque membre de la famille concerné, de vérifier si celui-ci a changé au cours de l'année et de déterminer si des déménagements prévus nécessitent des conseils avant d'être effectués. Il convient également de vérifier si les informations relatives aux personnes exerçant un contrôle, les registres des bénéficiaires effectifs et les classifications des comptes restent exacts.

Cela revêt une importance particulière dans le contexte suisse, car la Suisse participe à l'échange automatique d'informations sur les comptes financiers. Le Secrétariat d’État aux questions financières internationales tient à jour la liste des États partenaires de la Suisse dans le cadre de l’échange automatique d’informations, et les établissements financiers suisses tenus de déclarer opèrent dans ce cadre. Pour les familles, les implications pratiques ne sont pas alarmantes ; elles sont d’ordre procédural. Les registres doivent indiquer correctement le lieu de résidence, les personnes exerçant le contrôle et les classifications en matière de déclaration avant que les informations ne soient échangées, et non après qu’une erreur ait dû être corrigée.

Une famille doit également déterminer quel conseiller est responsable pour chaque juridiction. Un conseiller fiscal suisse peut être très compétent en matière de résidence en Suisse et de considérations cantonales, mais un bien immobilier au Royaume-Uni, un bénéficiaire lié aux États-Unis, un enfant résidant en France ou des intérêts commerciaux en Italie peuvent nécessiter l’avis de spécialistes distincts. L’examen annuel doit permettre de déterminer clairement qui coordonne ces conseillers, afin que chacun ne travaille pas à partir d’une version différente de la situation de la famille.

Analyse des relations bancaires par fonction

Les relations bancaires se poursuivent souvent simplement parce qu'elles sont familières. Cela peut être tout à fait raisonnable, mais chaque relation devrait néanmoins avoir un objectif bien défini.

L'examen annuel doit s'attacher à déterminer le rôle joué par chaque banque. S'agit-il du dépositaire principal, de la banque prêteuse, du gestionnaire d'investissement, du compte de transaction, d'une source d'accès aux marchés privés, d'un point d'accès géographique ou d'une relation historique ? La banque remplit-elle toujours correctement cette fonction ? Les commissions, les taux au comptant, les écarts de change, les frais de dépôt, la performance des mandats et les conditions de crédit sont-ils toujours compétitifs ? Des actifs sont-ils donnés en garantie, et la famille comprend-elle les conséquences d’un tel nantissement en cas de tensions sur les marchés ?

Pour les familles disposant de plusieurs relations bancaires, tant en Suisse qu’à l’étranger, l’analyse doit également permettre de détecter d’éventuels doublons. Il peut arriver que plusieurs banques détiennent des expositions similaires aux actions mondiales, des produits structurés qui se recoupent ou des fonds du marché privé présentant des risques sous-jacents similaires. Chaque banque peut présenter son propre portefeuille comme diversifié, alors que la vue d’ensemble consolidée du portefeuille familial révèle une concentration.

La Suisse étant un pôle majeur de la banque privée, il est naturel que les familles entretiennent plusieurs relations bancaires dans ce pays. La question n’est pas le nombre de banques, mais de savoir si chaque relation a une raison d’être et si la famille a une vue d’ensemble de son exposition globale, de sa liquidité et de ses coûts.

Le bilan annuel doit déboucher sur des décisions. Il convient de maintenir, renégocier, consolider, réduire ou redéfinir le rôle de chaque relation bancaire. Le fait de ne rien changer à aucune relation doit être un choix délibéré, et non la conséquence par défaut d'une volonté d'éviter une discussion difficile.

Examen de la liquidité dans la pratique

Il convient de réexaminer chaque année la situation en matière de liquidités, car celle-ci est souvent mal comprise. Le bilan d'un ménage peut sembler important, alors que les liquidités disponibles sont bien inférieures à ce que laisse supposer le chiffre global.

L'analyse doit distinguer la valeur brute, la valeur nette et les liquidités disponibles. Elle doit recenser les liquidités, les titres liquides, les actifs donnés en garantie, les lignes de crédit, les provisions fiscales, les distributions prévues, les obligations d'appel de fonds, les échéances de dette, les charges immobilières, les distributions familiales, les engagements philanthropiques et les besoins liés au mode de vie.

L'exposition au marché privé rend cet aspect particulièrement important. La valeur nette d'inventaire d'un fonds ne correspond pas à sa liquidité. Un engagement non financé n'est pas pour autant théorique simplement parce que l'appel de fonds n'a pas encore été lancé. Un investissement direct peut présenter une valorisation attractive, mais ne pas offrir de stratégie de sortie claire.

Prenons l'exemple d'une famille dont le relevé bancaire fait état d'un portefeuille de liquidités important en Suisse. Si une partie de ce portefeuille est donnée en garantie d'une ligne de crédit Lombard, qu'une autre partie est réservée aux impôts et aux appels de fonds, et qu'une transaction immobilière est prévue dans les douze mois, les liquidités discrétionnaires réelles peuvent s'avérer bien inférieures à ce que laisse entendre le relevé. L'examen annuel devrait mettre cela en évidence avant que la famille n'approuve de nouveaux investissements, des distributions ou des achats importants.

Une bonne gestion de la liquidité n'est pas une approche prudente en soi. Elle évite à la famille de devoir vendre le mauvais actif au mauvais moment.

Les structures de révision et leur utilité

Les trusts, les fondations, les sociétés holding, les sociétés de personnes et les structures d'investissement familiales sont souvent créés pour répondre à un besoin ponctuel. La famille vend une entreprise, déménage, prépare la succession, sépare les actifs d'exploitation des actifs d'investissement, met en place une structure philanthropique ou instaure un dispositif de gouvernance pour plusieurs héritiers. Avec le temps, l'objectif initial peut s'estomper tandis que la structure reste en place.

L'examen annuel devrait poser une question simple mais souvent négligée : chaque structure remplit-elle toujours une fonction bien définie ?

Pour chaque entité ou structure, la famille doit vérifier les documents constitutifs, l'administrateur, les administrateurs ou membres du conseil d'administration, les signataires, les comptes bancaires, les obligations comptables, les déclarations fiscales, les obligations de reporting, les actifs détenus et les principaux pouvoirs de décision. Elle doit également s'assurer que les procès-verbaux du conseil d'administration ou des administrateurs sont à jour et que les distributions, prêts ou transactions ont été correctement documentés.

Cela revêt une importance particulière pour les familles qui ont recours à la Suisse, car certaines structures ont pu être mises en place avant leur installation en Suisse, avant une opération de cession, avant que les héritiers n'atteignent l'âge adulte ou avant que les règles fiscales et de déclaration ne changent. Une structure qui semblait judicieuse dans un certain contexte peut encore s'avérer efficace. Elle peut toutefois nécessiter une révision, une simplification ou une dissolution.

L'évaluation ne doit pas considérer les structures comme une preuve de sophistication. Une structure que personne ne comprend, que personne n'évalue et que personne ne peut justifier clairement n'est pas un atout. C'est une source potentielle de coûts futurs.

Examiner les engagements sur le marché privé

Le capital-investissement, le crédit privé, le capital-risque, les infrastructures et les opérations directes nécessitent une suivi annuel spécifique. Ces activités n'apparaissent pas toujours dans les rapports bancaires standard, et même lorsqu'elles y figurent, les données peuvent être décalées dans le temps ou incomplètes.

L'examen annuel doit permettre de mettre à jour, pour chaque fonds, le montant de l'engagement, le capital appelé, le montant non financé, la valeur nette d'inventaire actuelle, les distributions, la date d'évaluation, la devise de référence, la durée prévue, les documents fiscaux et le conseiller responsable. Il doit également porter sur l'exposition par année de création, la concentration des gestionnaires, l'exposition sectorielle et les prévisions de liquidité.

En ce qui concerne les investissements directs, l'examen doit déterminer si la famille dispose de droits d'information, de droits au sein du conseil d'administration, d'obligations de suivi, s'il existe un risque de dilution ou si certains documents juridiques n'ont pas été finalisés. Il convient également de vérifier si l'évaluation repose sur une transaction externe, une estimation de la direction, des comptes audités ou un jugement interne.

C'est là que les familles se rendent souvent compte que la répartition sur le marché privé est plus complexe que ne le laisse supposer le pourcentage annoncé. Un portefeuille peut paraître équilibré en termes de classes d'actifs tout en étant concentré sur un gestionnaire, une année de création, un secteur ou un profil de liquidité.

Le bilan annuel ne doit pas se contenter de déterminer si les investissements privés ont donné de bons résultats. Il doit également permettre de vérifier si la famille comprend toujours quels engagements ont été pris, quels montants restent à financer et quand les liquidités pourraient être réintégrées.

Conseillers et mandats à examiner

La « carte des conseillers » et la « carte des actifs » sont étroitement liées. Une fois que la famille a pris connaissance de ce qu’elle possède, elle doit également déterminer qui est responsable de chaque domaine.

Le bilan annuel doit répertorier les banques privées, les gestionnaires d'actifs externes, les conseillers fiscaux, les avocats, les spécialistes fiduciaires, les administrateurs fiduciaires, les experts-comptables, les prestataires de services de reporting, les conseillers en assurance, les gestionnaires immobiliers, les conseillers en philanthropie et les prestataires de services de cybersécurité ou de technologie. Pour chacun d'entre eux, la famille doit connaître le mandat, la structure tarifaire, le interlocuteur responsable, les documents détenus, les conflits d'intérêts, les conditions de renouvellement et la date de révision.

En Suisse, cet examen peut porter sur des gestionnaires d'actifs et des fiduciaires externes. La FINMA précise que les gestionnaires de portefeuille et les fiduciaires opérant dans ce cadre doivent satisfaire à des exigences personnelles, financières et organisationnelles et obtenir une autorisation. L'autorisation ne remplace pas la diligence raisonnable qualitative, mais elle fait partie intégrante du processus d'examen de base. Les familles doivent s’assurer que les prestataires concernés restent dûment agréés et que la relation individuelle ne repose pas sur une seule personne sans plan de continuité.

Cet examen devrait également permettre de mettre en évidence les doublons. Il peut arriver que deux conseillers rédigent des rapports qui se recoupent. Plusieurs banques peuvent proposer des produits similaires. Un avocat peut ignorer qu’un autre a révisé un document en rapport avec le sien. Un mandataire peut gérer une structure sans que le conseiller fiscal ne soit consulté au sujet des distributions.

L'objectif de cette révision n'est pas de réduire inutilement le nombre de conseillers. Il s'agit de veiller à ce que chaque conseiller ait un rôle bien défini et à ce que quelqu'un assure la coordination de l'ensemble de la structure.

Examen de la gouvernance et des droits à l'information

La gouvernance familiale peut évoluer aussi discrètement que les structures financières. Les enfants deviennent adultes. Un membre de la famille rejoint l'entreprise. Un autre part s'installer à l'étranger. Un conjoint s'implique davantage. Un fondateur délègue davantage de décisions. Des projets philanthropiques voient le jour. Des comités d'investissement se forment de manière informelle avant même que les compétences ne soient clairement définies.

Lors de la révision annuelle, il convient de se demander si les droits de décision correspondent toujours à la réalité de la famille. Qui peut approuver les investissements ? Qui peut donner des instructions aux banques ? Qui reçoit les rapports ? Qui a accès aux documents juridiques ? Qui approuve les distributions, les donations ou les prêts entre membres de la famille ? Qui participe aux réunions familiales ? Qui consigne les décisions ?

Les droits d'accès à l'information méritent une attention particulière. La nouvelle génération a peut-être besoin d'être informée et de bénéficier d'une certaine transparence, mais cela ne signifie pas pour autant que chaque membre de la famille doive avoir un accès illimité à l'ensemble des documents. Une famille peut mettre en place un accès par niveaux : formation aux investissements, rapports de synthèse, informations au niveau des succursales, documents de gouvernance, ou accès complet pour les personnes occupant des fonctions officielles.

Cet examen doit également porter sur l'incapacité et la succession. Les procurations sont-elles à jour ? Les testaments, les lettres d'intentions, les conventions d'actionnaires et les chartes familiales sont-ils en adéquation avec la structure actuelle du patrimoine ? La famille saurait-elle quoi faire si le mandant venait à être dans l'incapacité d'agir ? Quels conseillers seraient contactés en premier lieu ?

C'est avant une crise qu'il est le plus facile d'améliorer la gouvernance.

Examen des documents, des données et de l'accès numérique

Un bilan moderne du patrimoine doit s'appuyer sur des documents et des données. Une famille peut disposer d'excellents conseillers, mais continuer à s'appuyer sur des boîtes de réception personnelles, des dossiers obsolètes, des transferts de fichiers non sécurisés ou des registres de documents incomplets.

L'examen annuel doit permettre d'identifier où sont conservés les documents originaux, qui y a accès, comment les sauvegardes sont gérées et quels documents manquent. Cela comprend les testaments, les actes de fiducie, les actes constitutifs, les registres sociaux, les pactes d'actionnaires, les contrats de prêt, les polices d'assurance, les titres de propriété, les registres de provenance des œuvres d'art, les avis fiscaux, les contrats d'investissement et les procurations.

La loi fédérale suisse révisée sur la protection des données est en vigueur depuis le 1er septembre 2023 et protège la personnalité et les droits fondamentaux des personnes physiques dont les données à caractère personnel font l'objet d'un traitement. Pour les familles et les family offices qui traitent des informations sensibles d'ordre personnel, financier et juridique, la gouvernance des données ne se résume pas à une simple question informatique. Elle s'inscrit dans le cadre de la gestion des risques liés à la clientèle privée.

Si le family office ou ses conseillers utilisent des systèmes dans le cloud, des outils d'intelligence artificielle ou des plateformes de reporting consolidé, l'audit doit permettre de déterminer où les données sont hébergées, qui peut y accéder, si des prestataires tiers interviennent, comment les autorisations sont gérées et comment les données peuvent être exportées en cas de changement de prestataire.

Une famille qui n'est pas en mesure de récupérer ses propres documents ou de savoir qui y a accès est confrontée à un problème de gouvernance, même si son portefeuille d'investissement affiche de bons résultats.

Examen des questions d'assurance, de sécurité et de plans d'urgence

L'assurance et la planification d'urgence sont des sujets que l'on a tendance à remettre à plus tard, car elles ne semblent guère urgentes tant qu'on n'en a pas besoin. Le bilan annuel doit porter sur l'assurance des biens, l'assurance des œuvres d'art, l'assurance-vie, la couverture des dirigeants et des mandataires, l'assurance cyber (le cas échéant), la couverture de responsabilité civile, les risques liés aux personnes clés et les dispositifs de sécurité.

Pour les familles possédant des résidences, du personnel, une image publique, des sociétés d’exploitation ou des archives numériques importantes, cet examen doit aller au-delà du simple renouvellement de la police d’assurance. Les valeurs assurées sont-elles à jour ? De nouvelles œuvres d’art, de nouveaux bijoux ou de nouveaux biens ont-ils été ajoutés ? Les protocoles de sécurité sont-ils à jour ? Les procédures d’approbation des paiements sont-elles rigoureuses ? Le personnel est-il formé pour repérer les tentatives de fraude ? Existe-t-il un plan d’urgence au cas où un membre de la famille, un conseiller ou un cadre dirigeant clé viendrait à être indisponible ?

Le but n'est pas de susciter de l'anxiété, mais de réduire le nombre de décisions à prendre sous pression.

Ce que doit permettre l'évaluation annuelle

Un bilan annuel digne de ce nom ne devrait pas se limiter à un simple compte-rendu de réunion. Il devrait déboucher sur un plan d'action concis.

Ce plan pourrait notamment prévoir la dissolution d'une société inactive, la mise à jour des signataires, la renégociation d'un mandat bancaire, la révision d'une fiducie, la consolidation des rapports, la clarification de la résidence fiscale, la mise à jour des procurations, la formalisation des prêts familiaux, la vérification des engagements sur les marchés privés, la modification des autorisations d'accès aux documents ou la désignation d'un conseiller chargé de coordonner une question transfrontalière.

Le plan d'action doit préciser qui en est responsable, ce qui doit être fait, quels conseillers sont impliqués et dans quels délais. Sans attribution claire des responsabilités ni délais, l'examen se transforme en simple discussion plutôt qu'en processus de contrôle.

La famille devrait également tenir un registre des éléments qui ont été réexaminés et de ceux qui sont restés inchangés. Parfois, la décision la plus judicieuse consiste à confirmer qu’une structure reste adaptée, qu’une relation bancaire remplit toujours son rôle ou qu’une réserve de liquidités doit rester intacte.

À quoi ressemble la qualité ?

Un examen annuel bien mené de la structure patrimoniale permet à la famille d’avoir une vision plus claire de son fonctionnement. La cartographie des actifs est à jour. La résidence fiscale et les classifications fiscales sont vérifiées. Les relations bancaires s’inscrivent dans des rôles bien définis. La liquidité est évaluée avant que des engagements ne soient pris. Les structures ont toujours leur raison d’être. L’exposition aux marchés privés est suivie de près. Les conseillers disposent de mandats clairs. Les documents sont accessibles aux personnes concernées. La gouvernance reflète la famille telle qu’elle est aujourd’hui, et non telle qu’elle était il y a cinq ans.

Pour les familles internationales qui font de la Suisse leur plaque tournante, c'est cette rigueur qui permet à l'expertise suisse de fonctionner correctement. Une banque privée, un fiduciaire, un gestionnaire d'actifs externe ou un conseiller fiscal ne peut fournir des conseils pertinents que si les informations dont il dispose sont exactes et à jour.

Cet examen n'a pas besoin d'être spectaculaire. Son intérêt réside justement dans le fait d'éviter les situations dramatiques. Il permet de détecter les dérives avant qu'elles ne se transforment en conflits, les problèmes de liquidité avant qu'ils ne deviennent une source de pression, et les structures obsolètes avant que leur démantèlement ne devienne trop coûteux.

La gestion d'un patrimoine complexe ne reste pas bien organisée simplement parce qu'on a fait appel, à un moment donné, à d'excellents conseillers. Elle reste bien organisée parce que quelqu'un continue de vérifier si l'architecture mise en place correspond toujours aux besoins de la famille.