Braucht Ihre Familie ein Family Office – oder ein KI-fähiges Betriebssystem?

Eine Familie stellt in der Regel nicht fest, dass ihr Vermögen schwer zu verwalten ist, weil ein Portfolio hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist. Sie bemerkt es erst, wenn eine einfache Frage unerwartet schwer zu beantworten ist: Wie hoch ist unser Gesamtengagement in einem Unternehmen, wenn man börsennotierte Aktien, private Fonds und Direktbeteiligungen zusammennimmt? Wie viel Liquidität werden wir in den nächsten zwölf Monaten benötigen, wenn alle Kapitalabrufe termingerecht eingehen? Welche Vermögenswerte gehören dem Auftraggeber persönlich, welche befinden sich im Besitz eines Unternehmens und welche werden über einen Trust, eine Stiftung oder eine andere Struktur gehalten? Welche Dokumente würden die Erben morgen benötigen, falls der Gründer nicht mehr zur Verfügung stünde?

Für internationale Familien, die in die Schweiz kommen, können diese Fragen eher komplexer als einfacher werden. Eine Bankbeziehung in der Schweiz mag zwar die Sicherheit, Stabilität und Servicequalität verbessern, regelt jedoch nicht automatisch die gesamte Familienbilanz. Die Familie kann weiterhin Unternehmen im Ausland, Immobilien in mehreren Ländern, Anlagen am Privatmarkt, Kunstwerke, Lebensversicherungen, Kredite und Vermögenswerte besitzen, die mit Familienmitgliedern mit unterschiedlichen Steuerwohnsitzen verbunden sind. Berater mögen in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich hervorragende Arbeit leisten, doch niemand hat den Überblick über das Gesamtbild.

Die KI hat dieses Problem deutlicher gemacht. Wohlhabende Familien interessieren sich zunehmend für Systeme die Dokumente zusammenfassen, Sitzungsprotokolle erstellen, Unstimmigkeiten aufzeigen, Informationen aus Fondsberichten extrahieren und dabei helfen können, konsolidierte Berichte schneller zu erstellen. Das Versprechen ist attraktiv, insbesondere für Familien, die es leid sind, auf manuelle Aktualisierungen von Banken, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern und Anlageverwaltern zu warten. Doch KI ist nur so zuverlässig wie die Informationen, Berechtigungen und Kontrollmechanismen, die sie umgeben. Wenn die Unterlagen der Familie fragmentiert sind, die Zuständigkeiten unklar sind und wichtige Entscheidungen in E-Mail-Verläufen festgehalten werden, wird intelligente Automatisierung das Problem nicht lösen. Sie mag den Anschein von Ordnung erwecken, bevor die Situation tatsächlich unter Kontrolle ist.

Die Frage nach dem Family Office hat sich daher gewandelt. Es geht nicht mehr nur darum, ob die Familie vermögend genug ist, um ein eigenes Family Office zu rechtfertigen. Es geht vielmehr darum, ob die Familie ein geregeltes System für die Verwaltung ihres Vermögens, ihrer Informationen, ihrer Entscheidungen und ihrer Risiken benötigt. In manchen Fällen wird dieses Managementsystem ein Single-Family-Office sein. In anderen Fällen wird es ein Multi-Family-Office, eine virtuelle Struktur oder ein besser koordiniertes Netzwerk bestehender Berater sein. Was zählt, ist nicht die Bezeichnung. Es geht darum, ob die Familie den Informationen vertrauen kann, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden.

KI ersetzt das Family Office nicht. Sie stellt es auf die Probe.

Vor einem Jahrzehnt wurde ein Family Office oft anhand der dort tätigen Personen und der angebotenen Dienstleistungen beschrieben: ein Chief Investment Officer, ein Controller, ein Verwaltungsmitarbeiter, ein Steuerkoordinator, vielleicht ein Berater für gemeinnützige Zwecke sowie ein kleines Team, das sich um die Verwaltung von Dokumenten, Zahlungen und der Berichterstattung kümmerte. Diese Funktionen sind nach wie vor wichtig. Doch das moderne Family Office wird zunehmend durch seine Informationsarchitektur definiert.

Kann die Kanzlei jeden rechtmäßigen Eigentümer identifizieren? Kann sie jede Zahl in einem Bericht auf einen Kontoauszug, eine Fondsmitteilung, eine Bewertung oder eine manuell genehmigte Anpassung zurückführen? Kann sie liquide Mittel von gebundenem Kapital unterscheiden? Kann sie Berechtigungen so verwalten, dass ein Familienmitglied die für seine Rolle relevanten Informationen sieht, ein anderes hingegen nicht? Kann es den Unterschied zwischen einem Dokumententwurf, einem unterzeichneten Vertrag und einer veralteten Version erkennen?

KI kann bei vielen Aufgaben im Family Office helfen. Sie kann beispielsweise vor einer Investitionssitzung einen 70-seitigen Private-Equity-Bericht zusammenfassen. Sie kann wichtige Daten aus Versicherungspolicen, Darlehensverträgen und Gesellschafterunterlagen extrahieren. Sie kann zwei Fassungen einer Treuhandurkunde vergleichen und Änderungen hervorheben. Sie kann Ausgaben klassifizieren, ungewöhnliche Zahlungen identifizieren und erste Entwürfe für Protokolle des Vorstands oder des Familienrats erstellen.

Es kann jedoch nicht entscheiden, ob ein Dokument rechtlich aktuell ist, wenn die Familie keine ordnungsgemäßen Aufzeichnungen geführt hat. Es kann nicht feststellen, ob eine Immobilienbewertung zuverlässig ist, wenn Quelle und Datum fehlen. Es kann nicht klären, ob ein Vermögenswert wirtschaftlich einem Familienzweig gehört, während er rechtlich von einer anderen Einheit gehalten wird. Es kann kein Urteilsvermögen ersetzen, wenn steuerliche, erbrechtliche und treuhänderische Verpflichtungen von landesspezifischer Beratung abhängen.

Aus diesem Grund sollte KI weniger als Softwarefunktion, sondern vielmehr als Stresstest für die Unternehmensführung betrachtet werden. Ein gut geführtes Family Office kann KI gezielt einsetzen, da es weiß, woher die Daten stammen, wer darauf zugreifen darf und wer die Ergebnisse genehmigen muss. Ein schlecht organisiertes Family Office läuft Gefahr, durch den Einsatz von KI die Verwirrung noch zu verstärken.

Warum der Schweizer Kontext von Bedeutung ist

Die Schweiz ist nach wie vor einer der weltweit wichtigsten Standorte für internationales Privatvermögen. Ihre Rolle beruht nicht nur auf Tradition oder ihrem Ruf. Sie verfügt über ein dichtes Netzwerk aus Banken, externen Vermögensverwaltern, Treuhändern, Vermögensverwaltern, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Softwareanbietern und spezialisierten Dienstleistungsunternehmen, die mit grenzüberschreitendem Vermögen vertraut sind. Für ausländische Familien kann dieses Ökosystem äußerst wertvoll sein, stellt sie jedoch auch vor eine Koordinationsherausforderung.

Eine Familie, die aus Großbritannien, Deutschland, Italien, dem Nahen Osten oder Asien in die Schweiz umzieht, kann Konten bei Schweizer Banken eröffnen und gleichzeitig Unternehmen, Immobilien, Stiftungen oder Trusts im Ausland behalten. Die Kinder können in den Vereinigten Staaten studieren. Das Familienunternehmen kann in mehreren Ländern tätig sein. Der Auftraggeber kann seinen Wohnsitz in der Schweiz nehmen, während andere Familienmitglieder dies nicht tun. In einer solchen Situation darf eine Schweizer Family-Office-Struktur nicht davon ausgehen, dass Schweizer Treuhandschaft gleichbedeutend mit Schweizer Einfachheit ist.

Die Familie muss entscheiden, wo Entscheidungen getroffen werden, wo Unterlagen aufbewahrt werden, welche Berater die Gesamtstruktur koordinieren und wie Informationen grenzüberschreitend ausgetauscht werden. Werden KI-Tools hinzugezogen, gewinnen dieselben Fragen an Brisanz. Welche Dokumente dürfen hochgeladen werden? Wo werden sie verarbeitet? Hat ein externer Anbieter Zugriff darauf? Werden Familiendaten zum Trainieren eines Modells verwendet? Kann die Familie nachweisen, wer eine von der KI erstellte Zusammenfassung geprüft hat, bevor sie in die offizielle Akte aufgenommen wurde?

Die Antwort sollte nicht erst improvisiert werden, nachdem ein Instrument bereits eingeführt wurde. Sie sollte in das Betriebsmodell des Family Office festgeschrieben werden.

Der erste Job ist eine Vermögens- und Datenkarte

Bevor eine Familie ein Family Office aufbaut oder KI-gestützte Technologien einführt, sollte sie eine umfassende Vermögens- und Datenübersicht erstellen. Das ist zwar keine glamouröse Aufgabe, aber oft das wertvollste Projekt, das eine Familie in Angriff nimmt.

Jeder materielle Vermögenswert sollte unter Angabe seines rechtlichen Eigentümers, gegebenenfalls seines wirtschaftlichen Begünstigten, seines Verwahrers oder Verwalters, seiner Basiswährung, seiner Bewertungsgrundlage, seiner Liquiditätsbedingungen, seiner Verbindlichkeiten, seiner steuerlichen Merkmale, seines zuständigen Beraters und des Aufbewahrungsorts der Unterlagen aufgeführt werden. Die Übersicht sollte Barmittel und börsennotierte Wertpapiere, aber auch private Fonds, direkte Unternehmensbeteiligungen, operative Unternehmen, Immobilien, Darlehen, Versicherungen, Kunstwerke und andere wesentliche Vermögenswerte umfassen.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht, warum dies von Bedeutung ist. Ein Gründer könnte beispielsweise davon ausgehen, dass die Familie 12 Prozent ihres Vermögens in Private Equity investiert hat. Das Berichtssystem zeigt möglicherweise 9 Prozent an, da es den aktuellen Nettovermögenswert erfasst und nicht die noch nicht eingezahlten Zusagen berücksichtigt. Der Liquiditätsplan könnte wiederum einen anderen Wert ausweisen, da zukünftige Kapitalabrufe separat erfasst werden. Gleichzeitig wird möglicherweise eine direkte Koinvestition über eine Gesellschaft gehalten und in keiner der beiden Berechnungen berücksichtigt. Ohne eine ordnungsgemäße Übersicht mögen alle drei Angaben vertretbar erscheinen, doch keine davon vermittelt dem Investitionsausschuss ein verlässliches Bild.

KI kann diesen Abgleichprozess unterstützen, indem sie Informationen aus Bankberichten, Fondsmitteilungen und Rechtsdokumenten extrahiert. Sie kann dabei helfen, Duplikate und Unstimmigkeiten aufzudecken. Das Family Office muss jedoch weiterhin entscheiden, welche Quelle maßgeblich ist und wer die Daten korrigieren darf. Andernfalls wird die Plattform lediglich zu einer aufpolierten Version derselben fragmentierten Informationen.

Ein Family Office braucht eine KI-Richtlinie, noch bevor es KI-Tools benötigt

Viele Familien beginnen mit einem Hilfsmittel. Sie sollten jedoch mit einer Richtlinie beginnen.

Eine KI-Richtlinie muss kein 60-seitiges Unternehmensdokument sein. Sie sollte praktische Fragen in verständlicher Sprache beantworten. Welche KI-Tools sind zugelassen? Welche Daten dürfen niemals in öffentliche oder fremde Systeme eingegeben werden? Werden Kontoauszüge, Reisepässe, Steuerunterlagen, medizinische Informationen, Treuhandurkunden und Gesellschaftervereinbarungen anders behandelt? Dürfen Mitarbeiter KI zum Verfassen von Korrespondenz nutzen? Dürfen sie damit Rechtsgutachten zusammenfassen? Was erfordert eine Überprüfung durch Menschen? Was muss protokolliert werden?

In den Richtlinien sollten auch verbotene Verwendungszwecke festgelegt werden. Es sollte nicht zulässig sein, dass die KI Familienmitgliedern ohne Aufsicht Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung erteilt. Sie sollte keine Zahlungsanweisungen ohne menschliche Überprüfung generieren. Sie sollte keine offiziellen Sitzungsprotokolle ohne Überprüfung erstellen. Sie sollte nicht dazu verwendet werden, vertrauliche Dokumente in Systemen zusammenzufassen, deren Richtlinien zur Datenaufbewahrung oder zum Training das Family Office nicht versteht.

Ein Family Office sollte zudem entscheiden, ob durch KI generierte Ergebnisse als Unterlagen gelten. Wenn ein KI-Tool eine Zusammenfassung eines Kreditvertrags erstellt, wird diese Zusammenfassung dann gespeichert? Wer hat sie genehmigt? Wie können zukünftige Nutzer erkennen, ob sie zuverlässig ist? Was passiert, wenn in der Zusammenfassung eine wichtige Vereinbarung ausgelassen oder ein Auslöser für die Rückzahlung falsch angegeben wird?

Die Lösung besteht nicht darin, KI gänzlich zu meiden. Vielmehr geht es darum, sie in einem kontrollierten Umfeld einzusetzen, in dem Unterstützung und Entscheidungsgewalt voneinander getrennt sind.

Die menschliche Verantwortung lässt sich nicht an die Technologie auslagern

Der gefährlichste Satz in der Family-Office-Technologie lautet: “Das System sagt …”. Systeme übernehmen keine Verantwortung. Menschen tun das.

Wird KI zur Erstellung eines Unterlagenpakets für den Anlageausschuss eingesetzt, muss der Chief Investment Officer oder der Berater weiterhin die Verantwortung für die Zahlen, Annahmen und Empfehlungen tragen. Wenn KI ein Treuhanddokument zusammenfasst, muss ein qualifizierter Rechtsanwalt die Auslegung dennoch überprüfen, bevor man sich darauf stützt. Wenn KI eine ungewöhnliche Zahlung meldet, muss jemand entscheiden, ob es sich dabei um Betrug, einen Fehler oder eine völlig legitime Transaktion handelt.

Dies ist insbesondere in Family Offices von Bedeutung, da Entscheidungen oft finanzielle, rechtliche und emotionale Aspekte vereinen. Eine Entscheidung zur Liquidität kann einen Zweig der Familie stärker betreffen als einen anderen. Ein Immobilienverkauf mag finanziell sinnvoll, emotional jedoch inakzeptabel sein. Ein philanthropisches Engagement spiegelt möglicherweise eher die Familienwerte wider als die Optimierung des Portfolios. KI kann Informationen rund um solche Entscheidungen strukturieren, aber sie kann die Geschichte der Familie, ihre Verpflichtungen und ihre Konfliktbereitschaft nicht nachvollziehen.

Ein gutes Betriebsmodell trennt daher die Vorbereitung von der Genehmigung. KI kann Daten extrahieren, zusammenfassen, vergleichen und Warnmeldungen ausgeben. Menschen treffen die Entscheidungen, dokumentieren diese und tragen die Verantwortung.

Privatvermögen decken die Schwachstellen auf

KI-gestützte Tools erzielen in der Regel die besten Ergebnisse, wenn die Daten strukturiert, häufig und standardisiert sind. Börsennotierte Wertpapiere, Tageskurse und Banktransaktionen lassen sich leichter verarbeiten als Direktinvestitionen, Immobilien, Kunst, Privatunternehmen und komplexe Familienstrukturen.

Dies ist von Bedeutung, da viele Familien, die ein Family Office benötigen, gerade deshalb vermögend sind, weil ihr Vermögen nicht einfach strukturiert ist. Es kann sich beispielsweise auf ein operatives Unternehmen, einen Earn-out aus einem Verkauf, ein Portfolio aus Minderheitsbeteiligungen, Immobilienprojekte oder private Fonds mit unregelmäßiger Berichterstattung konzentrieren.

Ein Bericht über den privaten Markt kann Angaben zum Nettovermögenswert, zum eingezahlten Kapital, zu ungedeckten Verpflichtungen, zu Ausschüttungen, Kommentare der Geschäftsführung, aktuelle Informationen zu den Portfoliounternehmen sowie Bewertungsvorbehalte enthalten. KI kann das Dokument zwar schnell zusammenfassen, doch benötigt das Family Office nach wie vor ein geeignetes Datenmodell, um den Unterschied zwischen dem aktuellen Wert, zukünftigen Verpflichtungen und der realisierten Barrendite zu erfassen.

Eine Familienimmobilie wirft ähnliche Probleme auf. Eine Villa kann einen Marktwert, einen emotionalen Wert, eine Hypothek, Instandhaltungskosten, steuerliche Auswirkungen, eine bestimmte Eigentümerstruktur und Bedeutung für die Nachfolge haben. Die Reduzierung auf eine einzige Zahl in einem Dashboard kann die Familie zu der irrtümlichen Annahme verleiten, dass die Immobilie liquider und besser vergleichbar ist, als sie es tatsächlich ist.

Das Family Office sollte daher jeden Technologieanbieter fragen: Wie geht das System mit Vermögenswerten um, bei denen es sich nicht um „saubere“, täglich bewertete Finanzinstrumente handelt? Wenn die Antwort im Wesentlichen auf einer manuellen Eingabe beruht, die als Automatisierung getarnt ist, sollte die Familie dies wissen, bevor sie sich festlegt.

Wann eine Privatbank noch ausreichen kann

Nicht jede Familie benötigt ein Family Office, und daran ändert auch die KI nichts. Für eine Familie mit liquiden Mitteln bei einer oder zwei Banken, einer einfachen Eigentümerstruktur, geringen Verbindlichkeiten und klaren Nachfolgeregelungen können eine solide Privatbankbetreuung, Steuerberatung und regelmäßige rechtliche Überprüfung durchaus ausreichend sein.

In diesem Fall könnte es sinnvoller sein, die Berichterstattung und die Steuerung innerhalb der bestehenden Beziehungen zu verbessern. Die Familie kann bessere konsolidierte Abschlüsse anfordern, Gebühren aushandeln, Anlagemandate präzisieren, ein Dokumentenverzeichnis führen und vereinbaren, wie die Familienmitglieder Informationen erhalten sollen. KI-gestützte Tools, die von Banken oder Beratern bereitgestellt werden, können nützlich sein, sofern die Familie deren Grenzen versteht.

Die Gefahr besteht darin, eine eigene Abteilung einzurichten, um ein fachliches Problem zu lösen. Wenn die Familie lediglich eine übersichtlichere Berichterstattung und eine zügigere Abwicklung wünscht, könnte eine eigens dafür geschaffene Struktur übertrieben sein. Wenn jedoch kein Berater den Überblick über die gesamte Bilanz hat und Entscheidungen immer wieder eine Abstimmung zwischen rechtlichen, steuerlichen, anlagebezogenen und familiären Belangen erfordern, spricht dies stärker dafür.

Wann ein Multi-Family-Office sinnvoll ist

Ein Multi-Family-Office kann für Familien, die Koordinierungsbedarf haben, aber keine vollständige interne Infrastruktur aufbauen möchten, einen sinnvollen Mittelweg darstellen. Es kann konsolidierte Berichterstattung, Anlageüberwachung, administrative Unterstützung, Beratung in Governance-Fragen, steuerliche Koordination und Zugang zu Spezialisten bieten.

Für ausländische Familien in der Schweiz kann dies besonders nützlich sein, da der richtige Anbieter bereits mit dem lokalen Umfeld und den praktischen Zusammenhängen zwischen Schweizer Banken, externen Vermögensverwaltern, Treuhändern und grenzüberschreitenden Beratern vertraut ist. Möglicherweise verfügt er zudem bereits über entsprechende Technologie- und Datensicherheitsvorkehrungen.

Die Familie sollte dennoch eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung durchführen. Ein Multi-Family-Office kann zwar Unabhängigkeit beanspruchen, sich jedoch im Besitz einer Bank, eines Vermögensverwalters oder eines Produktanbieters befinden, mit diesen verbunden sein oder geschäftliche Beziehungen zu ihnen unterhalten. Es bietet möglicherweise eine umfassende Anlageberichterstattung, aber nur begrenzte Unterstützung bei der Familienführung. Es nutzt möglicherweise intern künstliche Intelligenz, verfügt jedoch noch nicht über ausgereifte Richtlinien für den Umgang mit Kunden.

Zu den wichtigen Fragen gehören: Welche KI-Tools setzt die Kanzlei ein, auf welche Daten und unter wessen Aufsicht? Werden Mandantenunterlagen von Drittanbietern verarbeitet? Kann die Familie bestimmte Verwendungszwecke ablehnen? Wie werden die Ergebnisse überprüft? Wem gehören die Daten? Können alle Unterlagen exportiert werden, wenn die Familie die Kanzlei verlässt?

Ein Multi-Family-Office sollte nicht nur aufgrund seiner Diskretion und seines Rufs ausgewählt werden. Die Auswahl sollte vielmehr auf der Grundlage seiner operativen Kompetenz erfolgen.

Wenn ein Single-Family-Office rational wird

Ein Single-Family-Office wird umso attraktiver, je größer die Familie ist, je komplexer ihre Situation ist und je längerfristig der Bedarf an einer gezielten Kontrolle besteht. Dies kann im Anschluss an einen umfangreichen Unternehmensverkauf der Fall sein, doch das stärkste Argument ist nicht einfach nur die neu gewonnene Liquidität. Es ist vielmehr die Kombination aus Vermögenswerten, Personen, Rechtsräumen und Entscheidungen.

Eine Familie mit mehreren Zweigen, die Unternehmen betreibt, private Investitionen tätigt, philanthropische Strukturen unterhält, über Immobilien und Schulden verfügt, Sicherheitsbedenken hat und aktiv Nachfolgeplanung betreibt, kann von einem internen Team profitieren, das sich täglich mit den Informationen der Familie auseinandersetzt. Das Team kann das institutionelle Gedächtnis bewahren, Berater koordinieren, den Datenzugriff kontrollieren und Technologien entwickeln, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Familie zugeschnitten sind, anstatt auf ein generisches Dienstleistungsmodell zurückzugreifen.

Die Kosten können erheblich sein. Personal, Systeme, Cybersicherheit, Versicherungen, Räumlichkeiten, externe Berater und Governance-Aufgaben können ein Family Office zu einer festen Einrichtung machen. Das mag gerechtfertigt sein, jedoch nur, wenn das Family Office Risiken mindert und die Entscheidungsfindung verbessert. Ein Single-Family-Office, das lediglich zu einer privaten Bürokratie wird, hat seinen Zweck verfehlt.

KI kann die Wirtschaftlichkeit eines schlankeren Single-Family-Offices verbessern, indem sie die routinemäßige Dokumentenprüfung, die Aufgabenverfolgung und die Erstellung von Berichten automatisiert. Je kleiner das Team jedoch ist, desto wichtiger ist es, Kontrollmechanismen festzulegen. Ein fähiger Mitarbeiter, der leistungsstarke Tools ohne angemessene Überprüfung einsetzt, kann ebenso viel Risiko verursachen wie Effizienz schaffen.

Cybersicherheit und Outsourcing sind mittlerweile zentrale Themen der Unternehmensführung

Ein Family Office verfügt über Informationen, die für Kriminelle, geschäftliche Konkurrenten, feindlich gesinnte Prozessparteien oder Opportunisten von Wert sein könnten. Bankdaten, Reisepässe, Treuhandurkunden, Meldeunterlagen, Kunstbestandslisten, Immobilienadressen, Anlageauszüge und private Korrespondenz sind keine gewöhnlichen Geschäftsdaten.

Der Einsatz von KI macht es umso wichtiger, die Datenflüsse zu verstehen. Ein Family Office sollte wissen, ob die Tools in der Schweiz, in der EU, in den Vereinigten Staaten oder anderswo gehostet werden; ob die Daten verschlüsselt sind; ob Eingabeaufforderungen und Ergebnisse gespeichert werden; ob Mitarbeiter eines Anbieters Zugriff auf Kundendaten haben; welche Subunternehmer beteiligt sind; und wie die Löschung gehandhabt wird.

Die Familie sollte auch Deepfakes, Identitätsbetrug und Zahlungsbetrug im Auge behalten. Wenn die Stimme eines Familienoberhaupts geklont werden kann, werden Zahlungsfreigabeprozesse, die auf informellen Telefonaten oder Sprachnachrichten basieren, anfälliger. KI ist nicht nur ein Produktivitätswerkzeug. Sie ist auch Teil des Bedrohungsumfelds.

Grundlegende Kontrollmaßnahmen sind zwar nicht besonders glamourös, aber dennoch von entscheidender Bedeutung: verifizierte Zahlungsrückrufe, doppelte Freigabe bei Überweisungen, eingeschränkter Zugriff auf vertrauliche Dokumente, Passwortverwaltung, Gerätesicherheit, Mitarbeiterschulungen und klare Eskalationsverfahren. Ein Family Office, das diese Kontrollmaßnahmen nicht bewältigen kann, sollte sich nicht voreilig auf den Einsatz fortschrittlicher KI-Tools stürzen.

Die nächste Generation wird bessere Systeme erwarten

Jüngere Familienmitglieder zeigen wahrscheinlich weniger Verständnis für langsame, undurchsichtige Berichterstattung und papierlastige Verwaltungsabläufe. Sie erwarten möglicherweise durchsuchbare Dokumente, digitale Dashboards, schnellere Erläuterungen und eine interaktivere Aufklärung über das Familienvermögen.

Diese Erwartung ist durchaus berechtigt, muss jedoch sorgfältig gelenkt werden. Ein Familienmitglied der nächsten Generation sollte die Möglichkeit haben, sich mit der Struktur des Familienvermögens vertraut zu machen, ohne uneingeschränkten Zugriff auf alle vertraulichen Dokumente zu erhalten. Ein Familienrat kann zwar KI-generierte Informationsnotizen zur Vorbereitung von Diskussionen nutzen, doch diese Notizen sollten eine formelle Beratung nicht ersetzen. Ein digitales Dashboard kann zwar das Engagement fördern, sollte das Vermögen jedoch nicht zu einer ständig aktualisierten Punktetabelle machen.

Das Family Office muss daher die Zugriffsrechte festlegen. Wer hat Einblick in das Gesamtvermögen? Wer hat Zugriff auf Informationen auf Zweigstellenebene? Wer kann die Anlageperformance einsehen, aber keine rechtlichen Dokumente? Wer erhält Schulungsunterlagen? Wer kann Fragen an das System stellen? Wer kann Daten herunterladen?

Das zukunftsfähige Family Office wird nicht einfach jedem Zugang zu allem gewähren. Es wird der richtigen Person im richtigen Kontext die richtigen Informationen bereitstellen.

Entwickeln Sie das minimal funktionsfähige Betriebssystem

Am sinnvollsten ist ein schrittweises Vorgehen.

Erstellen Sie zunächst die Vermögens- und Unternehmensübersicht. Erfassen Sie Vermögenswerte, Eigentümer, Berater, Dokumente, Verbindlichkeiten, Währungen, Liquiditätsbedingungen und künftige Verpflichtungen.

Zweitens sollten Sie die Entscheidungsbefugnisse festlegen. Legen Sie fest, wer Investitionen genehmigt, wer Zahlungen genehmigt, wer Berater beauftragen darf, wer Berichte erhält und wie Familienstreitigkeiten eskaliert werden.

Drittens: Richten Sie eine Datenverwaltung ein. Legen Sie für jede Informationskategorie die „Quelle der Wahrheit“ fest, legen Sie Zugriffsrechte fest, dokumentieren Sie manuelle Anpassungen und erstellen Sie einen Prüfpfad.

Viertens: Setzen Sie Technologie gezielt ein. Beginnen Sie mit den Bereichen Berichterstellung, Dokumentenmanagement und Workflow, bevor Sie fortgeschrittenere KI-Funktionen einführen.

Fünftens: Erstellen Sie die KI-Richtlinie. Legen Sie darin zugelassene Tools, verbotene Daten, Anforderungen an die Überprüfung durch Menschen, Aufbewahrungspflichten und die Sorgfaltspflicht gegenüber Anbietern fest.

Sechstens: Überprüfen Sie das Betriebsmodell jährlich. Wenn die Familie umzieht, Vermögenswerte verkauft, erwachsene Erben aufnimmt oder ihr philanthropisches Engagement ausweitet, muss sich die Struktur entsprechend anpassen.

Dieser Ablauf mag sich langsamer anfühlen als der sofortige Kauf eines Systems. Auf lange Sicht ist er jedoch in der Regel schneller, da so vermieden wird, dass Technologie auf einer unklaren Grundlage aufgebaut wird.

So sieht es gut aus

Ein gut durchdachtes Family-Office-Betriebssystem überhäuft die Familie nicht mit noch mehr Berichten. Es liefert der Familie weniger, dafür aber bessere Antworten.

Der Geschäftsführer kann die verfügbare Liquidität einsehen, ohne drei Berater anrufen zu müssen. Der Anlageausschuss kann sich einen Überblick über die Risiken bei verschiedenen Banken und in verschiedenen Strukturen verschaffen. Erben können aufgeklärt werden, ohne unangemessenen Zugriff zu erhalten. Berater wissen, wer befugt ist, ihnen Anweisungen zu erteilen. Vertrauliche Dokumente werden sicher aufbewahrt. KI-Tools werden dort eingesetzt, wo sie tatsächlich Zeit sparen, doch die Ergebnisse werden überprüft, bevor sie Entscheidungen beeinflussen.

Ein solches System kann in einem Single-Family-Office, einem Multi-Family-Office oder einer straff organisierten virtuellen Struktur angesiedelt sein. Die Form ist dabei weniger wichtig als der Standard.

Die Familien, die am meisten von KI profitieren werden, sind nicht diejenigen, die sich als Erste die neuesten Tools zulegen. Es sind vielmehr diejenigen, die wissen, über welche Daten sie verfügen, woher diese stammen, wer darauf zugreifen darf und wer die Verantwortung trägt, wenn die Technologie eine Antwort liefert.

In der Schweiz wie auch anderswo ist das zukunftsfähige Family Office nicht das am stärksten automatisierte. Es ist vielmehr dasjenige, dessen Informationsmanagement so gut organisiert ist, dass eine gezielte Automatisierung möglich ist.