Das schwächste Glied in einem Family Office könnte eine überzeugende Stimme sein

Ein Unternehmen im Kanton Schwyz soll mehrere Millionen Franken verloren haben, nachdem Betrüger im Rahmen einer ausgeklügelten Masche, bei der sie sich als Führungskräfte ausgaben, Deepfake-Audioanrufe und Sprachnachrichten eingesetzt hatten. Der Fall gehört zu einer wachsenden Kategorie von Angriffen, bei denen Kriminelle sich nicht mehr auf schlecht formulierte E-Mails oder unglaubwürdige Geschichten verlassen. Sie ahmen die Stimme, die Ausdrucksweise und die Autorität einer Person nach, der der Empfänger bereits vertraut, und stellen die Anfrage dann in einen Kontext, der vollkommen glaubwürdig erscheint.

Für ein Family Office geht diese Bedrohung über die herkömmliche Cybersicherheit hinaus. Viele Family Offices sind bewusst klein, diskret und beziehungsorientiert, wobei Entscheidungen durch einen engen Kreis aus Familienmitgliedern, Führungskräften, Bankern, Treuhändern und Assistenten laufen, die möglicherweise schon seit Jahren zusammenarbeiten. Diese Vertrautheit sorgt für Effizienz in der Organisation. Ein Auftraggeber kann während einer Reise eine Sprachnachricht senden, ein Assistent erkennt die Anfrage, der Finanzvorstand versteht den Kontext und die Bank weiß, dass es auf Schnelligkeit ankommen kann.

Genau diese Vertrautheit lässt sich nun künstlich erzeugen.

Eine überzeugende synthetische Stimme kann Tonfall, Akzent und die gewohnte Ausdrucksweise nachahmen, während ein gehacktes E-Mail-Konto oder ein durchgesickertes Dokument die Details liefert, die erforderlich sind, um die Anweisung glaubwürdig erscheinen zu lassen. Der Mitarbeiter reagiert nicht mehr auf einen offensichtlich verdächtigen Fremden. Er scheint vielmehr den Wünschen der Person zu folgen, deren Autorität er seit Jahren respektiert.

Die geeignete Abwehrmaßnahme ist daher nicht eine bessere Intuition. Es handelt sich um ein Zahlungs- und Informationskontrollsystem, das so konzipiert ist, dass es auch dann zuverlässig bleibt, wenn die Stimme, die Nummer und die begleitende Geschichte alle echt erscheinen.

Der Betrug muss nicht mehr nach Betrug klingen

Herkömmlicher Betrug durch Identitätsdiebstahl verriet sich oft durch Unstimmigkeiten. Der Absender verwendete eine unbekannte Adresse, der Wortlaut wirkte unnatürlich oder die Anfrage hatte kaum einen Bezug zur aktuellen Tätigkeit der Organisation. Künstliche Intelligenz beseitigt zwar nicht jedes Warnzeichen, ermöglicht es Angreifern jedoch, viele der Merkmale nachzuahmen, auf die sich Mitarbeiter früher verlassen haben, um die Echtheit zu erkennen.

Öffentliche Interviews, Konferenzauftritte, Podcasts und Social-Media-Videos können Stimmproben liefern. Unternehmensunterlagen, Informationen zu Immobilien und berufliche Profile helfen dabei, Zusammenhänge herzustellen. Ein gehacktes E-Mail-Konto kann Aufschluss über aktuelle Transaktionen, Reisepläne, Berater, den Schreibstil und die Art und Weise geben, wie eine Führungskraft bestimmte Mitarbeiter anspricht.

Der Angreifer muss kein makelloses Gespräch führen. Eine kurze Sprachnachricht kann bereits ausreichen, um eine Änderung der Bankverbindung zu bestätigen, eine Überweisung zu genehmigen oder einen Mitarbeiter anzuweisen, das Gespräch auf einer anderen Plattform fortzusetzen. Die Nachricht kann bewusst kurz gehalten sein, da der Auftraggeber angeblich gerade in ein Flugzeug einsteigt, an einer Besprechung teilnimmt oder eine vertrauliche Transaktion abwickelt.

Der Empfänger hat daher möglicherweise keine zuverlässige Möglichkeit, die Echtheit anhand der Mitteilung selbst festzustellen. Die Stimme mag authentisch klingen, der Zeitpunkt mag plausibel erscheinen und die Anfrage mag zu einer bestehenden Transaktion passen. Was wie eine Beruhigung wirkt, kann stattdessen Teil des Angriffs sein.

Family Offices vereinen gebündelte Informationen mit gebündelter Entscheidungsgewalt

Ein Family Office kann ein besonders attraktives Ziel sein, da es Informationen bündelt, die in einer größeren Institution auf mehrere Abteilungen verteilt wären. Die Mitarbeiter wissen möglicherweise, wo Vermögenswerte gehalten werden, welches Familienmitglied eine Zahlung genehmigen darf, welche Immobilien erworben werden, wann sich der Auftraggeber im Ausland aufhält und welcher Anwalt oder Treuhänder an einer sensiblen Transaktion arbeitet.

Die Entscheidungsgewalt kann gleichermaßen konzentriert sein. Ein Familienmitglied hat das letzte Wort, eine vertrauenswürdige Führungskraft kümmert sich um die Umsetzung und ein Assistent koordiniert die Kommunikation. Dies kann zu einem effizienten Betriebsmodell führen, bedeutet aber auch, dass es bereits ausreichen kann, sich als eine oder zwei Personen auszugeben, um die Bewegung beträchtlicher Kapitalbeträge zu beeinflussen.

Eine Bank trennt in der Regel die Einleitung, die Genehmigung, die Compliance-Prüfung und die Ausführung voneinander. In einem kleineren Family Office sind möglicherweise weniger Personen beteiligt, da der Auftraggeber Diskretion und Schnelligkeit schätzt. Kontrollmechanismen entwickeln sich aus Gewohnheiten: Der Finanzvorstand erkennt die Stimme des Auftraggebers, der Assistent weiß, wie der Auftraggeber schreibt, und der Banker akzeptiert eine Bestätigung von einer bekannten Telefonnummer.

Keine dieser Vorgehensweisen ist irrational. Sie funktionierten, weil Identität und Vertrautheit einst eng miteinander verbunden waren. Künstliche Intelligenz schwächt diese Verbindung.

Der Angreifer kann auch indirekt vorgehen. Anstatt sich sofort als der Auftraggeber auszugeben, gibt er sich möglicherweise als Banker, Anwalt oder Technologieanbieter aus und sammelt Informationen, die eine spätere Anfrage untermauern. Das ursprüngliche Ziel kann darin bestehen, zu ermitteln, wer Zahlungen abwickelt, welche Nummer der Auftraggeber verwendet oder wann der Abschluss einer Transaktion zu erwarten ist.

Für ein Family Office umfasst die Angriffsfläche daher nicht nur die eigenen Mitarbeiter und Systeme, sondern auch jeden Berater und Dienstleister, über den Anweisungen und Dokumente weitergeleitet werden.

Der glaubwürdigste Angriff wird einer echten Transaktion ähneln

Eine betrügerische Anweisung lässt sich am einfachsten zurückweisen, wenn der Betrag, der Begünstigte oder die Begründung offensichtlich ungewöhnlich sind. Gefährlicher sind Anfragen, die genau auf die konkreten Umstände des Family Office zugeschnitten sind.

Möglicherweise ist die Familie gerade dabei, eine Immobilie zu erwerben, Anteile an einem Fonds auf dem privaten Markt zu zeichnen oder Kapital zwischen verschiedenen Unternehmen zu transferieren. Der Auftraggeber ist möglicherweise tatsächlich auf Reisen und kommuniziert über Sprachnachrichten. Die Transaktion ist möglicherweise vertraulich und unterliegt einer Frist. Ein Angreifer, der einen Teil dieses Kontexts in Erfahrung gebracht hat, muss lediglich ein Element ändern, beispielsweise das Konto des Begünstigten, die Kontaktperson oder den Kommunikationskanal.

Dies führt zu einem Problem bei der herkömmlichen Verifizierung. Ein Mitarbeiter erhält eine E-Mail und bittet um eine telefonische Bestätigung, doch der Anruf wird über eine gefälschte Nummer weitergeleitet oder mit einer synthetischen Stimme beantwortet. Anschließend meldet sich scheinbar ein Anwalt, um den Auftrag von einem Konto zu bestätigen, das bereits kompromittiert wurde. Der Mitarbeiter glaubt, dass zwei separate Überprüfungen durchgeführt wurden, obwohl beide auf denselben Angriff zurückzuführen sind.

Eine zweite Nachricht gilt nur dann als zweite Überprüfung, wenn sie über einen unabhängig vertrauenswürdigen Weg übermittelt wird.

Die Überprüfung muss sich daher auf Kontaktdaten und Verfahren stützen, die bereits vor Eingang der strittigen Anweisung festgelegt wurden. Eine in der Anfrage enthaltene Rückrufnummer ist nicht unabhängig. Ebenso wenig ist es ein Messaging-Konto, auf das der vermeintliche Auftraggeber den Mitarbeiter gerade gebeten hat, die Unterhaltung zu verlagern.

Eine vertraute Stimme sollte Autorität ausstrahlen, aber nicht die Identität bestätigen.

Family Offices müssen nicht auf Sprachnachrichten oder informelle Kommunikation verzichten. Sie müssen lediglich die Kommunikation von der Autorisierung trennen.

Ein Auftraggeber kann die geschäftlichen Gründe für eine Transaktion zwar telefonisch erläutern, die Zahlung sollte jedoch weiterhin einem vordefinierten Verfahren folgen. Wesentliche Überweisungen, neue Begünstigte und geänderte Zahlungsanweisungen sollten über einen zugelassenen Kanal bestätigt werden müssen, wobei eine doppelte Autorisierung erforderlich ist, wenn der Umfang oder das Risiko dies rechtfertigt.

Vertrauenswürdige Kontaktdaten sollten in einer geschützten Datei gespeichert und nur im Rahmen eines separaten Verifizierungsverfahrens geändert werden. Mitarbeiter sollten auf eine Nummer zurückrufen, die der Geschäftsstelle bereits bekannt ist, anstatt eine in der eingehenden Nachricht angegebene Nummer zu verwenden. Wenn die Familie in hohem Maße auf Sprachkommunikation angewiesen ist, kann ein vereinbarter Transaktionscode oder eine sichere Genehmigungsplattform einen stärkeren Nachweis liefern als die bloße Wiedererkennung.

Persönliche Fragen sind weniger sicher, als sie scheinen. Ein Betrüger könnte den Geburtstag eines Familienmitglieds, das Haustier, die Schule, den letzten Urlaub oder die Wohnadresse aus öffentlichen Quellen oder aus kompromittierter Korrespondenz erfahren haben. Sicherheitsinformationen sollten speziell für die Authentifizierung erstellt und getrennt von gewöhnlichen personenbezogenen Daten aufbewahrt werden.

Die wichtigste Regel ist die konsequente Einhaltung der Verfahren. Die Stelle sollte die Überprüfung nicht nachlässiger handhaben, nur weil die Stimme überzeugend klingt, die Nummer bekannt erscheint oder der Anrufer wegen der Verzögerung verärgert wirkt. Diese Merkmale sind nun Teil des Bedrohungsmodells.

Dringlichkeit sollte den Prozess verändern, nicht aussetzen

Betrug durch Identitätsmissbrauch stützt sich in hohem Maße auf psychologischen Druck. Die Transaktion wird als vertraulich dargestellt, die Frist läuft ab, und dem Mitarbeiter wird das Gefühl vermittelt, persönlich für die Folgen einer Verzögerung verantwortlich zu sein. In Family Offices kann die Hierarchie diesen Druck noch verstärken, da die Mitarbeiter oft direkt für den Auftraggeber arbeiten und wissen, dass Reaktionsschnelligkeit Teil ihrer Rolle ist.

Die Familie muss daher im Voraus festlegen, was geschieht, wenn eine wirklich dringende Überweisung erforderlich ist. In einem Ausnahmeregelungsverfahren kann festgelegt werden, wer die Genehmigung erteilen muss, welche zusätzlichen Prüfungen erforderlich sind und wie die Entscheidung dokumentiert wird. Ein Auftraggeber, der eine schnelle Bearbeitung durch die Geschäftsstelle wünscht, muss das Verfahren unterstützen, das diese Schnelligkeit auf sichere Weise gewährleistet.

Dazu reicht eine schriftliche Richtlinie allein nicht aus. Die Mitarbeiter benötigen die ausdrückliche Erlaubnis, eine Überweisung zu verzögern, wenn die Authentifizierung noch nicht abgeschlossen ist – selbst wenn die scheinbare Anweisung von der höchsten Führungskraft im Unternehmen stammt. Eine Kontrollmaßnahme, die außer Kraft gesetzt wird, sobald der Auftraggeber ungeduldig wird, ist keine Kontrollmaßnahme.

Der Verhaltensmaßstab sollte klar sein: Die Einhaltung des Überprüfungsprozesses ist ein Akt der Loyalität gegenüber der Familie und kein Widerstand gegen deren Autorität.

Vertraulichkeit erfordert einen kontrollierten Weg für die Überprüfung

Vertrauliche Transaktionen werden aus berechtigten Gründen oft auf einen kleinen Kreis beschränkt. Eine anstehende Übernahme, eine Umstrukturierung oder ein Familienstreit sind möglicherweise nicht für eine breitere Verbreitung geeignet. Betrüger machen sich dies zunutze, indem sie den Empfänger anweisen, keine Kollegen oder Berater einzubeziehen.

Die Vertraulichkeit sollte den Kreis der Empfänger von Geschäftsinformationen einschränken, darf jedoch niemals dazu führen, dass eine einzelne Person allein dafür verantwortlich ist, zu entscheiden, ob eine Anweisung echt ist.

Das Family Office kann für außergewöhnliche Transaktionen eine Gruppe mit eingeschränkter Genehmigungsbefugnis einrichten. Ein Mitarbeiter, der die Zahlung abwickelt, muss nicht jedes Detail kennen, sollte jedoch in der Lage sein, zu bestätigen, dass der Begünstigte, der Betrag und die Befugnis unabhängig voneinander überprüft wurden. In einem sehr kleinen Büro kann der zweite Prüfer ein Treuhänder, ein Vorstandsmitglied oder ein externer Treuhänder sein, der im Voraus benannt wurde.

Anträge auf Ausschluss des üblichen Prüfers verdienen besondere Beachtung. Ein Auftraggeber mag gelegentlich einen triftigen Grund haben, doch sollte die Behörde diese Änderung eher als Ausnahme betrachten, die eine strengere Authentifizierung erfordert, und nicht als Beweis dafür, dass Geheimhaltung unerlässlich ist.

Man kann nicht davon ausgehen, dass Banken und Berater die fehlende Kontrolle gewährleisten

Ein Family Office geht möglicherweise davon aus, dass seine Bank eine ungewöhnliche Anweisung erkennt, während die Bank davon ausgeht, dass das Family Office diese bereits überprüft hat. Ähnliche Missverständnisse können zwischen dem Family Office, Treuhändern, Rechtsanwälten und externen Verwaltern auftreten.

Die jeweiligen Zuständigkeiten sollten vereinbart werden, bevor es zu einem Betrugsversuch kommt. Jede Bank sollte über klare Transaktionsgrenzen, autorisierte Ansprechpartner und Verfahren für neue Zahlungsempfänger oder geänderte Zahlungsdaten verfügen. Die Geschäftsstelle sollte wissen, welche Anweisungen das Institut per Telefon, E-Mail oder über eine digitale Plattform entgegennimmt und welche Überprüfungen die Bank eigenständig durchführt.

Dies gewinnt an Bedeutung, wenn mehrere Banken oder Buchungsstellen beteiligt sind. Die Abläufe können sich erheblich unterscheiden, während die Mitarbeiter davon ausgehen, dass überall die gleichen Sicherheitsvorkehrungen bestehen.

Externe Berater fallen ebenfalls unter denselben Rahmen. Die bekannte E-Mail-Adresse eines Rechtsanwalts reicht nicht aus, wenn sich die Anweisungen zur Abwicklung ändern. Die Stimme eines Treuhänders sollte nicht über das Genehmigungsverfahren hinwegsetzen. Jeder Beteiligte sollte wissen, über welchen Kanal Informationen übermittelt werden und über welchen die Befugnisse festgelegt werden.

Der häusliche Umfeld könnte den Hintergrund für den Angriff bilden

Die Sicherheitsvorkehrungen von Family Offices konzentrieren sich häufig auf Investitionen und Bankgeschäfte, während der häusliche Bereich eher informell geregelt ist. Dabei verfügen Assistenten, Fahrer, Hauspersonal und Familienmitglieder möglicherweise genau über die Informationen, die erforderlich sind, um eine Identitätsfälschung glaubhaft zu gestalten.

Eine beiläufige Bestätigung, dass sich der Auftraggeber in Dubai befindet, dass ein Immobilienkauf kurz vor dem Abschluss steht oder dass ein neuer Berater zum Team gestoßen ist, mag harmlos erscheinen. In Verbindung mit anderen Daten kann dies jedoch erklären, warum eine dringende Anfrage aus einer anderen Zeitzone eingeht oder warum der vermeintliche Auftraggeber einen neuen Ansprechpartner nutzen möchte.

Das Ziel des ersten Kontakts muss nicht unbedingt Geld sein. Es kann auch darum gehen, ein Dokument zu erhalten, eine Telefonnummer zu bestätigen, die für die Zahlungsabwicklung zuständige Person zu identifizieren oder einen Mitarbeiter dazu zu bewegen, das Gespräch auf eine weniger sichere Plattform zu verlagern.

Die Schulung sollte daher alle Personen umfassen, die mit sensiblen Informationen umgehen, auch wenn dadurch nicht jeder Haushaltsangestellte zu einem Cybersicherheitsspezialisten werden muss. Sie benötigen klare Regeln darüber, was weitergegeben werden darf, welche Anfragen einer Bestätigung bedürfen und an wen sie sich wenden müssen, wenn ihnen etwas ungewöhnlich erscheint.

Die Familie muss sich an dieselben Standards halten. Ein Auftraggeber, der häufig seine Telefonnummern wechselt, Konten gemeinsam nutzt oder Zahlungsanweisungen über verschiedene Messaging-Plattformen versendet, erschwert eine zuverlässige Überprüfung erheblich.

Ein gescheiterter Versuch sagt viel über die Familie aus

Ein erfolgloser Identitätsbetrugsversuch sollte untersucht und nicht einfach abgetan werden. Die in der Anfrage enthaltenen Details könnten darauf hindeuten, dass ein E-Mail-Konto, ein Dienstanbieter oder ein persönliches Gerät kompromittiert wurde.

Die Stelle sollte dokumentieren, welche Informationen dem Angreifer vorlagen, welche Identität kopiert wurde, auf welchem Weg die Nachricht eingegangen ist und warum der Versuch gescheitert ist. Banken und Berater müssen möglicherweise informiert werden, während vertrauenswürdige Telefonnummern, Genehmigungsberechtigungen und Kommunikationsverfahren möglicherweise überprüft werden müssen.

Der Betrug könnte auch Teil einer umfassenderen Abfolge von Handlungen sein. Eine synthetische Sprachnachricht kann dazu dienen, Vertrauen aufzubauen, den Empfänger auf eine andere Plattform zu leiten oder Zugriff auf Konten und Kontaktlisten zu erlangen, noch bevor eine Zahlungsaufforderung erfolgt. Sobald eine vertrauenswürdige Identität erfolgreich kopiert wurde, kann der Angreifer diese nutzen, um weitere Mitarbeiter, Familienangehörige oder Berater anzusprechen.

Die Notfallplanung sollte daher sowohl die finanzielle Sanierung als auch die Eindämmung von Informationslecks umfassen. Das Family Office muss wissen, wer die Bank kontaktiert, Beweismittel sichert, die Versicherer informiert und die rechtliche oder forensische Unterstützung koordiniert. Die Mitarbeiter sollten zudem verstehen, dass die rasche Offenlegung eines möglichen Fehlers wertvoller ist als das Vermeiden von Peinlichkeiten.

Die Steuerung muss auch dann funktionieren, wenn die Nachahmung makellos ist

Tipps zur Erkennung von Deepfakes konzentrieren sich oft auf metallisch klingende Stimmen, unnatürliche Sprachmuster oder visuelle Unregelmäßigkeiten. Solche Anzeichen können zwar nach wie vor hilfreich sein, können jedoch nicht die Grundlage für ein dauerhaftes Sicherheitssystem bilden. Synthetische Stimmen werden immer natürlicher klingen, und bei einigen Angriffen werden künstliche Audioaufnahmen mit echten Informationen kombiniert, die aus kompromittierten Konten stammen.

A Family Office sollte davon ausgehen, dass die Stimme irgendwann möglicherweise nicht mehr von der echten Person zu unterscheiden ist.

Unter dieser Annahme lässt sich die Identität nicht mehr allein durch Erkennung feststellen. Eine Stimme, eine Nummer, eine E-Mail-Adresse oder ein Videobild können die Kommunikation zwar unterstützen, doch risikoreiche Vorgänge erfordern eine unabhängige Authentifizierung durch einen Prozess, der bereits vor Eingang der Anfrage festgelegt wurde.

Dies ist mehr als nur eine technische Anpassung. Family Offices haben ihre Effektivität in der Vergangenheit zum Teil aus persönlichem Vertrauen, kurzen Kommunikationswegen und der Fähigkeit bezogen, ohne institutionelle Bürokratie zu handeln. Diese Vorteile müssen nicht verschwinden, auch wenn sie nicht mehr die gesamte Last der Überprüfung tragen können.

Das schwächste Glied ist nicht unbedingt der Mitarbeiter, der einer überzeugenden Stimme Glauben schenkt. Es ist das Führungssystem, das von ihm erwartet, zu entscheiden, ob diese Stimme echt ist.