L'ascesa dei software per family office

I software per family office promettono di sostituire i fogli di calcolo frammentati, la rendicontazione manuale e i giorni trascorsi a ricostruire un quadro incompleto del patrimonio familiare. Tuttavia, l’acquisto di una piattaforma non garantisce automaticamente informazioni di qualità superiore. Senza requisiti chiari, dati di origine affidabili e personale disposto a modificare i processi consolidati, un sistema costoso può trasformarsi in un ulteriore strato tecnologico che va ad aggiungersi ai fogli di calcolo che avrebbe dovuto sostituire.

La domanda fondamentale non è quindi se i family office debbano diventare più digitali, bensì in quali ambiti la tecnologia possa colmare una reale lacuna operativa, quali capacità meritino di essere potenziate e se l’organizzazione sia pronta ad affrontare il lavoro necessario per implementarle.

Parti dal problema, non dalla piattaforma

La scelta del software spesso inizia troppo presto. Un family office vede un dashboard accattivante o viene a sapere che un’altra famiglia ha adottato un determinato sistema, quindi inizia a confrontare i fornitori prima ancora di definire quali siano gli obiettivi che la tecnologia deve raggiungere.

Un punto di partenza migliore consiste nell’individuare dove le informazioni sono incomplete, in ritardo o eccessivamente dipendenti da una sola persona. Il problema potrebbe risiedere nei rapporti trimestrali la cui preparazione richiede diverse settimane, nelle valutazioni incoerenti dei beni privati, nell’inserimento duplicato dei dati, nella visibilità limitata sulla liquidità o in un processo di approvazione gestito tramite e-mail non protette.

Ogni punto debole indica una soluzione diversa. Un ufficio che fatica a consolidare i dati bancari e di custodia potrebbe aver bisogno di una piattaforma per la rendicontazione degli investimenti. Uno che gestisce numerose società, trust e proprietà potrebbe dare maggiore importanza alla contabilità e al consolidamento delle entità. Un altro potrebbe necessitare principalmente di un archivio sicuro per i documenti, di controlli sui pagamenti o della gestione delle relazioni.

Non esiste una piattaforma che svolga necessariamente tutte queste funzioni allo stesso modo. L'obiettivo dovrebbe essere quello di risolvere i problemi operativi più rilevanti, piuttosto che acquistare la gamma più ampia possibile di funzionalità.

Cosa può migliorare un software per family office

Il vantaggio più evidente è il consolidamento. Il patrimonio può essere distribuito tra banche, gestori di investimenti, società private, immobili, fondi, trust, opere d’arte e altre attività non bancabili. In assenza di un sistema centrale, i team spesso redigono i report richiedendo estratti conto, riformattando i file e riconciliando manualmente le informazioni provenienti da fonti diverse.

Una piattaforma adeguata può riunire queste partecipazioni in un'unica struttura dati e fornire una visione più coerente della proprietà, dell'allocazione degli asset, della performance e della liquidità. Ciò non elimina la necessità di effettuare la riconciliazione, in particolare nei casi in cui gli asset privati vengano valutati con scarsa frequenza, ma può ridurre il lavoro ripetitivo e individuare le discrepanze in una fase più precoce.

L'automazione può inoltre migliorare i processi ricorrenti. L'importazione delle transazioni, la raccolta dei documenti, il monitoraggio delle richieste di versamento, la conversione valutaria e la produzione di report possono essere tutti parzialmente automatizzati. Il personale può così dedicare meno tempo al trasferimento dei dati tra fogli di calcolo e più tempo all'analisi delle eccezioni o alla preparazione delle decisioni.

Il valore non sta solo nella velocità. Un sistema può generare una traccia di controllo che indichi chi ha inserito, modificato, verificato o approvato le informazioni. Ciò assume un’importanza sempre maggiore man mano che il family office cresce, opera in diverse giurisdizioni o si prepara alla successione.

Quando i fogli di calcolo non bastano più

I fogli di calcolo continuano a essere utili perché sono flessibili, familiari ed economici. Possono rivelarsi del tutto adeguati per un piccolo ufficio con un numero limitato di entità e investimenti relativamente semplici.

I problemi iniziano quando il foglio di calcolo diventa una sorta di sistema operativo informale. Diverse versioni circolano via e-mail, le formule vengono modificate senza alcuna documentazione e la conoscenza del modello è appannaggio di un solo dipendente. I report possono apparire curati, ma in realtà si basano su processi manuali difficili da verificare o riprodurre.

Un segnale d'allarme è il tempo dedicato a verificare se i numeri siano corretti, anziché a interpretarne il significato. Un altro è l'incapacità di fornire le stesse informazioni in modo coerente a diversi membri della famiglia, amministratori fiduciari, revisori dei conti o consulenti fiscali.

L'abbandono dei fogli di calcolo non dovrebbe essere considerato un obiettivo ideologico. Alcuni calcoli specifici potrebbero continuare a dare i migliori risultati in Excel. L'obiettivo più realistico è quello di istituire una fonte di riferimento controllata, in cui i fogli di calcolo vengano utilizzati a fini di analisi piuttosto che come unico luogo in cui sono conservate le informazioni finanziarie critiche.

Le competenze che contano di più

I report sugli investimenti sono spesso l'aspetto più evidente, ma l'affidabilità di un dashboard accattivante dipende interamente dall'affidabilità dei dati su cui si basa. La piattaforma dovrebbe illustrare in che modo le informazioni vengono raccolte, riconciliate e aggiornate, compreso il trattamento delle valutazioni del mercato privato e delle transazioni che non è possibile ottenere tramite un feed bancario automatizzato.

La contabilità è un aspetto a sé stante. Alcune piattaforme offrono funzionalità di rendicontazione del portafoglio senza una completa gestione della contabilità generale, mentre altre supportano la contabilità multi-entità, il consolidamento e la contabilità fornitori. Un family office dovrebbe valutare se ha bisogno di un unico sistema integrato o se strumenti specializzati possano scambiarsi informazioni in modo efficace.

Anche le strutture proprietarie sono importanti. Le famiglie possono detenere beni tramite società, partnership, fondazioni e trust in diverse giurisdizioni. Il software deve rappresentare non solo il bene, ma anche l’entità giuridica, il titolare effettivo, la valuta e gli obblighi di rendicontazione ad esso associati.

La gestione dei documenti, i flussi di lavoro e i controlli sulle approvazioni possono essere altrettanto importanti. Una piattaforma dovrebbe aiutare il personale a individuare i documenti mancanti, gli impegni imminenti e le azioni da intraprendere, anziché fungere solo da strumento di rendicontazione a posteriori.

L'integrazione è più importante della dashboard

Molti progetti tecnologici si rivelano deludenti perché l’attenzione è concentrata su ciò che vedono gli utenti piuttosto che sul modo in cui i dati giungono al sistema. I family office collaborano spesso con diverse banche, depositari, amministratori di fondi e consulenti esterni, ciascuno dei quali fornisce informazioni in un formato diverso.

Le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) e i flussi di dati automatizzati possono ridurre il lavoro manuale, ma la loro disponibilità e qualità variano a seconda dell’istituzione, della giurisdizione e della classe di attività. I titoli quotati in borsa detenuti presso un importante depositario possono essere aggiornati in modo affidabile, mentre un investimento diretto in private equity, un immobile o un oggetto da collezione richiederà comunque l’inserimento manuale delle informazioni e una valutazione discrezionale.

L'ufficio dovrebbe chiedere quali istituzioni siano già collegate alla piattaforma, con quale frequenza avvenga l'aggiornamento dei dati e cosa succeda in caso di interruzione del flusso di dati. Dovrebbe inoltre verificare se sia possibile importare i dati storici e in che modo vengano riconciliati i duplicati, le operazioni societarie e le differenze di cambio.

Anche l’integrazione con i sistemi contabili, di gestione dei documenti, di gestione delle relazioni con i clienti e di pagamento merita la stessa attenzione. Una piattaforma che, presa singolarmente, sembra completa può finire per creare più lavoro quando il personale deve esportare e reinserire ripetutamente i dati in altri sistemi.

"Basato sul cloud" non significa meno sicuro

Il software cloud è ormai diffuso nel settore dei servizi professionali perché consente l’accesso remoto, aggiornamenti regolari e una gestione centralizzata dei dati. Inoltre, è in grado di fornire risorse di sicurezza che un piccolo family office avrebbe difficoltà a mettere in piedi autonomamente.

Tuttavia, esternalizzare l’infrastruttura non significa esternalizzare la responsabilità. I family office detengono informazioni relative a patrimoni, relazioni familiari, residenze, viaggi e transazioni, il che li rende obiettivi allettanti per i criminali. La sicurezza deve quindi essere valutata come parte integrante del modello operativo, piuttosto che come un’appendice tecnica al contratto relativo al software.

L'ufficio dovrebbe richiedere l'autenticazione a più fattori, la crittografia, l'accesso basato sui ruoli e registri dettagliati delle attività. I dipendenti dovrebbero poter visualizzare solo le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro mansioni e l'accesso dovrebbe essere revocato tempestivamente quando qualcuno lascia l'azienda o cambia ruolo.

La due diligence relativa al fornitore dovrebbe riguardare il luogo in cui vengono archiviati i dati, quali subappaltatori possono accedervi, come vengono gestiti i backup e in che modo il fornitore reagisce a un incidente. Le certificazioni di sicurezza indipendenti possono fornire prove utili, ma non sostituiscono l’esame dei controlli rilevanti per la specifica sede.

Le istruzioni di pagamento richiedono misure di sicurezza aggiuntive. Nessuna piattaforma dovrebbe eliminare la necessità di una verifica indipendente, di una doppia approvazione e di procedure consolidate per rispondere a richieste urgenti o insolite.

E l'intelligenza artificiale?

L'intelligenza artificiale può fornire supporto nella classificazione dei documenti, nell'estrazione dei dati, nella redazione di sintesi delle riunioni e nell'individuazione di anomalie. Questi utilizzi possono ridurre il carico di lavoro amministrativo, in particolare nei casi in cui i team debbano elaborare grandi volumi di rendiconti, documenti legali e relazioni sugli investimenti.

I suoi limiti sono altrettanto importanti. Le informazioni generate dall’intelligenza artificiale possono essere incomplete, imprecise o di difficile risalita alla fonte. I dati sensibili di natura familiare e finanziaria non dovrebbero essere inseriti in strumenti pubblici senza aver compreso in che modo il fornitore li archivia e li utilizza.

L'intelligenza artificiale è più adatta a supportare processi controllati che a prendere decisioni non supervisionate in materia di investimenti, fiscalità o questioni legali. Qualsiasi risultato che incida sulla rendicontazione o sull'allocazione del capitale richiede una revisione da parte di un essere umano, e l'ufficio dovrebbe stabilire regole chiare che disciplinino quali strumenti i dipendenti possano utilizzare.

Il fatto che un fornitore affermi che la propria soluzione sia “basata sull’intelligenza artificiale” non è di per sé un motivo sufficiente per acquistarla. Chiedete quale attività svolge la tecnologia, di quali dati ha bisogno, come viene misurata la precisione e se tale funzionalità apporta un miglioramento significativo rispetto a un flusso di lavoro convenzionale.

Per cosa vale la pena spendere?

Un'aggregazione e una riconciliazione affidabili dei dati hanno solitamente più valore di una visualizzazione elaborata. Una semplice dashboard basata su informazioni accurate è più preziosa di un'interfaccia di grande effetto che contiene dati incompleti o obsoleti.

Anche il supporto all’implementazione merita un investimento. La mappatura delle entità, la pulizia dei dati storici e la definizione dei trattamenti contabili richiedono una conoscenza approfondita della struttura familiare. Un prezzo di licenza contenuto può rivelarsi fuorviante quando l’ufficio deve impiegare una notevole quantità di risorse interne o ricorrere a consulenti esterni per rendere il sistema utilizzabile.

Un’assistenza clienti reattiva è fondamentale perché i family office si trovano spesso a gestire attività e accordi di proprietà non standard. Il fornitore dovrebbe essere in grado di spiegare come verranno rappresentate le transazioni insolite, anziché dare per scontato che sia la famiglia ad adattare la propria struttura al software.

La formazione è un altro costo legittimo. La piattaforma non consentirà di migliorare le operazioni se solo un dipendente ne comprende il funzionamento. Diversi membri del team dovrebbero essere in grado di gestire i dati, produrre report e risolvere i problemi di routine.

Cosa potrebbe non essere necessario

La piattaforma aziendale più grande non è automaticamente la scelta più sicura. Gli uffici di dimensioni più ridotte rischiano di acquistare sistemi che includono moduli complessi che non useranno mai, con conseguenti costi più elevati e una implementazione più complessa.

Una personalizzazione eccessiva può anche rivelarsi un ostacolo. Adattare ogni schermata e ogni report per riprodurre il vecchio processo potrebbe impedire all’ufficio di trarre vantaggio da flussi di lavoro standard più efficienti. Le funzionalità personalizzate possono complicare gli aggiornamenti futuri e aumentare la dipendenza da un determinato consulente.

La rendicontazione in tempo reale è un’altra funzionalità il cui valore andrebbe valutato. La valutazione giornaliera può essere utile per i portafogli liquidi, ma può creare un’illusione di precisione quando gran parte del patrimonio della famiglia è investito in immobili, società private e fondi valutati trimestralmente o con frequenza ancora minore.

La tecnologia non dovrebbe essere utilizzata per raccogliere dati semplicemente perché è possibile farlo. Le informazioni aggiuntive comportano responsabilità in materia di accuratezza, accesso, conservazione e privacy. Ogni nuovo dato dovrebbe rispondere a un’esigenza decisionale o di rendicontazione ben definita.

Come confrontare i fornitori

Un processo di selezione strutturato dovrebbe iniziare con un elenco dei requisiti essenziali, delle caratteristiche auspicabili e delle funzionalità non necessarie. I fornitori dovrebbero quindi illustrare gli stessi scenari realistici, anziché limitarsi a presentare la loro solita presentazione commerciale standard.

Chiedete a ciascun fornitore di illustrare come il sistema gestisce una richiesta di versamento di capitale, una valutazione di beni privati, un cambio di proprietà, un errore nell’aggiornamento dei dati bancari e la rendicontazione in diverse valute e entità giuridiche. La dimostrazione dovrebbe avvalersi di esempi anonimizzati che rispecchino l’effettiva complessità della situazione della famiglia.

Le testimonianze di clienti simili sono più indicative di un lungo elenco di clienti. Rivolgiti a studi di dimensioni, struttura e composizione patrimoniale simili e chiedi quali attività abbiano richiesto un impegno manuale maggiore del previsto.

La valutazione commerciale dovrebbe includere l'implementazione, la migrazione, le integrazioni, la formazione, l'assistenza e le future personalizzazioni, non solo l'abbonamento annuale. L'ufficio dovrebbe inoltre comprendere come sia possibile esportare i dati nel caso in cui in futuro si cambi fornitore. Una famiglia non dovrebbe mai trovarsi nell'impossibilità di recuperare i propri dati in un formato utilizzabile.

L'attuazione è la vera prova del nove

I progetti tecnologici spesso mettono in luce punti deboli già esistenti. I nomi delle entità potrebbero essere incoerenti, potrebbero mancare le valutazioni storiche e consulenti diversi potrebbero classificare lo stesso bene in modi diversi. Il software non può risolvere questi problemi senza che il family office intervenga con le proprie decisioni.

Un'implementazione di successo richiede quindi un responsabile interno affidabile, standard concordati per i dati e la partecipazione dei team che si occupano di investimenti, contabilità, fiscalità e amministrazione. Il capofamiglia potrebbe non dover gestire direttamente il progetto, ma è necessario il sostegno dei vertici aziendali quando i reparti sono in disaccordo o quando è necessario modificare le abitudini consolidate.

Migrare tutto in una volta sola può comportare rischi inutili. Un approccio graduale potrebbe iniziare dalle entità principali e dagli investimenti liquidi, per poi passare alle attività private, ai documenti e ai flussi di lavoro aggiuntivi. I report dovrebbero essere verificati confrontandoli con i dati esistenti prima di disattivare il vecchio processo.

I fogli di calcolo non dovrebbero essere abbandonati il giorno stesso della firma del contratto. Potrebbe essere necessario continuare a redigere report paralleli fino a quando l’ufficio non avrà accertato che i dati siano completi e i calcoli coerenti. L’obiettivo è una transizione controllata, non una rottura simbolica con il passato.

Come capire se l'investimento ha dato i suoi frutti

Il concetto di successo dovrebbe essere definito prima dell'implementazione. Gli indicatori potrebbero includere il tempo necessario per preparare i rapporti trimestrali, il numero di riconciliazioni manuali, la rapidità con cui è possibile identificare l'esposizione di liquidità o la riduzione dell'inserimento duplicato dei dati.

L'ufficio dovrebbe inoltre valutare anche i miglioramenti meno evidenti. È possibile che più dipendenti siano in grado di eseguire processi critici? Esiste una traccia di controllo affidabile? La famiglia può ottenere una visione d'insieme senza dover attendere che una singola persona la metta insieme? I diritti di accesso vengono rivisti regolarmente?

Un software crea valore quando migliora la qualità, la tempestività e la resilienza del processo decisionale. Il suo successo non dipende semplicemente dal fatto che la dashboard sia attiva.

La tecnologia dei family office sta diventando sempre più avanzata, ma l’ascesa dei software dedicati ai family office non va confusa con la fine della complessità operativa. I sistemi più efficaci rendono la complessità visibile e gestibile; non la fanno scomparire. I family office dovrebbero investire laddove la frammentazione delle informazioni, i controlli manuali o la dipendenza da figure chiave creano un rischio concreto, per poi selezionare la soluzione più mirata in grado di risolverlo. La piattaforma è importante, ma sono la governance dei dati, l’implementazione e la responsabilità delle persone a determinare se essa diventerà un’infrastruttura o semplicemente un altro abbonamento.