Развитие программного обеспечения для семейных офисов

Программное обеспечение для семейных офисов обещает заменить разрозненные таблицы, ручную отчетность и дни, потраченные на составление неполной картины семейного состояния. Однако приобретение платформы не гарантирует автоматического получения более качественной информации. Без четких требований, надежных исходных данных и сотрудников, готовых изменить устоявшиеся процессы, дорогостоящая система может превратиться в еще один технологический слой, существующий наряду с теми таблицами, которые она должна была заменить.

Поэтому главный вопрос заключается не в том, следует ли семейным офисам в большей степени переходить на цифровые технологии. Вопрос в том, в каких областях технологии могут устранить реальные операционные недостатки, в какие направления стоит инвестировать и готова ли организация к работе, необходимой для их внедрения.

Начните с проблемы, а не с платформы

Выбор программного обеспечения зачастую начинается слишком рано. Семейный офис видит привлекательную панель управления или слышит, что другая семья внедрила ту или иную систему, после чего приступает к сравнению поставщиков, не определив при этом, какие задачи должна решать данная технология.

Лучше всего начать с выявления тех случаев, когда информация является неполной, поступает с задержкой или чрезмерно зависит от одного человека. Проблемой могут быть квартальные отчеты, подготовка которых занимает несколько недель, несогласованные оценки частных активов, дублирование ввода данных, ограниченный обзор ликвидности или процесс утверждения, осуществляемый посредством незащищенной электронной почты.

Каждый недостаток указывает на свой вариант решения. Офису, испытывающему трудности с консолидацией банковских данных и данных о депозитарном хранении, может потребоваться платформа для отчетности по инвестициям. Офису, управляющему многочисленными компаниями, трастами и объектами недвижимости, может быть важнее уделить внимание бухгалтерскому учету и консолидации финансовой отчетности. Еще одному офису, возможно, в первую очередь потребуется безопасное хранение документов, контроль платежей или управление взаимоотношениями с клиентами.

Ни одна платформа не может обязательно выполнять все эти функции одинаково хорошо. Цель должна заключаться в решении наиболее значимых операционных задач, а не в приобретении максимально широкого набора функций.

Что может улучшить программное обеспечение для семейного офиса

Самым очевидным преимуществом является консолидация. Активы могут быть распределены между банками, инвестиционными управляющими, частными компаниями, объектами недвижимости, фондами, трастами, произведениями искусства и другими активами, не поддающимися банковской оценке. В отсутствие централизованной системы специалисты часто составляют отчеты, запрашивая выписки, переформатируя файлы и вручную сверяя информацию из разных источников.

Подходящая платформа позволяет объединить эти активы в единую структуру данных и обеспечить более целостное представление о структуре владения, распределении активов, результатах деятельности и ликвидности. Это не исключает необходимости проведения сверки, особенно в тех случаях, когда оценка частных активов проводится нечасто, но позволяет сократить объем повторяющейся работы и выявлять несоответствия на более раннем этапе.

Автоматизация также может повысить эффективность повторяющихся процессов. Импорт транзакций, сбор документов, мониторинг запросов на вложение капитала, конвертация валют и формирование отчетов — все эти процессы можно частично автоматизировать. В результате сотрудники смогут тратить меньше времени на перенос данных из одной таблицы в другую и уделять больше времени анализу исключений или подготовке решений.

Дело не только в скорости. Система позволяет формировать журнал аудита, в котором отражается, кто вводил, изменял, проверял или утверждал информацию. Это приобретает всё большее значение по мере роста семейного офиса, расширения его деятельности в разных юрисдикциях или подготовки к преемственности.

Когда электронные таблицы перестают работать

Табличные процессоры по-прежнему остаются полезными, поскольку они универсальны, привычны и недороги. Их вполне достаточно для небольшого офиса с ограниченным количеством юридических лиц и относительно простыми инвестициями.

Проблемы начинаются, когда электронная таблица превращается в неформальную операционную систему. По электронной почте рассылаются различные версии, формулы изменяются без соответствующей документации, а знания о модели сосредоточены у одного сотрудника. Отчеты могут выглядеть аккуратными, но при этом опираться на ручные процессы, которые трудно проверить или воспроизвести.

Одним из тревожных признаков является то, что большая часть времени уходит на проверку правильности цифр, а не на анализ их значения. Еще одним признаком является неспособность последовательно предоставлять одну и ту же информацию разным членам семьи, попечителям, аудиторам или налоговым консультантам.

Отказ от использования электронных таблиц не следует рассматривать как идеологическую цель. Для некоторых специфических расчетов Excel по-прежнему может оставаться наиболее подходящим инструментом. Более реалистичной задачей является создание контролируемого источника данных, при этом электронные таблицы будут использоваться для анализа, а не в качестве единственного места хранения важной финансовой информации.

Наиболее важные возможности

Отчетность по инвестициям зачастую является наиболее заметной функцией, однако надежность привлекательной информационной панели зависит от надежности данных, лежащих в ее основе. Платформа должна демонстрировать, как осуществляется сбор, сверка и обновление информации, в том числе как обрабатываются оценки на частном рынке и сделки, данные о которых невозможно получить через автоматический банковский фид.

Бухгалтерский учет — это отдельный вопрос. Некоторые платформы предлагают отчетность по портфелю без полноценных функций ведения главной бухгалтерской книги, в то время как другие поддерживают ведение бухгалтерского учета для нескольких юридических лиц, консолидацию отчетности и учет кредиторской задолженности. Семейный офис должен определить, нужна ли ему единая интегрированная система или же специализированные инструменты могут эффективно обмениваться информацией.

Важное значение имеет также структура собственности. Семьи могут владеть активами через компании, партнерства, фонды и трасты, зарегистрированные в нескольких юрисдикциях. Программное обеспечение должно отражать не только сам актив, но и юридическое лицо, бенефициарного владельца, валюту и связанные с ним обязательства по отчетности.

Управление документами, рабочие процессы и механизмы утверждения могут быть не менее важны. Платформа должна помогать сотрудникам выявлять отсутствующие документы, предстоящие обязательства и необходимые действия, а не служить лишь инструментом для составления отчетов задним числом.

Интеграция важнее панели инструментов

Многие технологические проекты не оправдывают ожиданий, поскольку основное внимание уделяется тому, что видят пользователи, а не тому, как данные поступают в систему. Семейные офисы зачастую сотрудничают с несколькими банками, депозитариями, администраторами фондов и внешними консультантами, каждый из которых предоставляет информацию в своём собственном формате.

Интерфейсы прикладного программирования и автоматизированные потоки данных позволяют сократить объем ручной работы, однако их доступность и качество варьируются в зависимости от учреждения, юрисдикции и класса активов. Данные по публичным ценным бумагам, хранящимся у крупного депозитария, могут обновляться надежно, в то время как прямые инвестиции в частный капитал, недвижимость или предметы коллекционирования по-прежнему потребуют ручного ввода информации и субъективной оценки.

Отделу следует выяснить, какие организации уже подключены к платформе, с какой периодичностью обновляются данные и что происходит в случае сбоя в подаче данных. Кроме того, необходимо выяснить, можно ли импортировать исторические данные и как осуществляется сверка дубликатов, корпоративных действий и курсовых разниц.

Интеграция с системами бухгалтерского учета, документооборота, управления взаимоотношениями с клиентами и обработки платежей заслуживает не меньшего внимания. Платформа, которая в отдельности кажется универсальной, может привести к увеличению рабочей нагрузки, если сотрудникам придется постоянно экспортировать и заново вводить данные в другие системы.

«Облачный» не означает «менее безопасный»

Облачное программное обеспечение широко распространилось в сфере профессиональных услуг, поскольку оно обеспечивает удаленный доступ, регулярные обновления и централизованное управление данными. Кроме того, оно может предоставить средства обеспечения безопасности, которые небольшому семейному офису было бы сложно создать самостоятельно.

Однако передача инфраструктуры на аутсорсинг не означает передачу ответственности. Семейные офисы располагают информацией об активах, семейных связях, местах проживания, поездках и сделках, что делает их привлекательной мишенью для преступников. Поэтому вопросы безопасности необходимо рассматривать как неотъемлемую часть операционной модели, а не как техническое приложение к договору на поставку программного обеспечения.

В офисе должны быть введены многофакторная аутентификация, шифрование, доступ на основе ролей и ведение подробных журналов действий. Сотрудники должны иметь доступ только к той информации, которая необходима для выполнения их служебных обязанностей, а доступ должен незамедлительно отменяться в случае ухода сотрудника или смены им должности.

Комплексная проверка поставщика должна охватывать такие аспекты, как место хранения данных, круг субподрядчиков, имеющих к ним доступ, порядок управления резервными копиями, а также меры, принимаемые поставщиком в случае инцидента. Независимые сертификаты безопасности могут служить полезным подтверждением, однако они не заменяют тщательного анализа мер контроля, имеющих значение именно для данного подразделения.

Инструкции по осуществлению платежей требуют дополнительных мер безопасности. Ни одна платформа не должна исключать необходимость независимой проверки, двойного утверждения и установленных процедур реагирования на срочные или необычные запросы.

А как насчёт искусственного интеллекта?

Искусственный интеллект может помочь в классификации документов, извлечении данных, составлении протоколов заседаний и выявлении аномалий. Такое применение может сократить объём административной работы, особенно в тех случаях, когда команды обрабатывают большие объёмы отчётов, юридических документов и инвестиционных отчётов.

Не менее важны и его ограничения. Информация, сгенерированная искусственным интеллектом, может быть неполной, неточной или трудно отслеживаемой до источника. Не следует вводить конфиденциальные данные о семье и финансах в общедоступные сервисы, не выяснив предварительно, как их поставщик хранит и использует эти данные.

ИИ лучше подходит для поддержки контролируемых процессов, чем для принятия решений в области инвестиций, налогообложения или права без надзора со стороны человека. Любые результаты, влияющие на отчетность или распределение капитала, требуют проверки со стороны человека, и в офисе должны действовать четкие правила, определяющие, какими инструментами могут пользоваться сотрудники.

То, что поставщик заявляет о “использовании искусственного интеллекта”, само по себе не является поводом для покупки. Спросите, какую задачу выполняет эта технология, какие данные ей требуются, как измеряется точность и приносит ли данная функция существенное улучшение по сравнению с традиционным рабочим процессом.

За что стоит платить?

Надежное агрегирование и сверка данных, как правило, ценнее, чем сложная визуализация. Простая информационная панель, построенная на основе точных данных, имеет большую ценность, чем впечатляющий интерфейс, содержащий неполные или устаревшие данные.

Поддержка внедрения также заслуживает инвестиций. Составление схем организационных структур, очистка исторических данных и согласование методов учета требуют глубокого знания структуры организации. Низкая стоимость лицензии может ввести в заблуждение, если для обеспечения работоспособности системы ведомству придется задействовать значительные внутренние ресурсы или привлекать внешних консультантов.

Оперативная поддержка клиентов имеет большое значение, поскольку семейные офисы часто сталкиваются с нестандартными активами и схемами владения. Поставщик должен быть в состоянии объяснить, как будут отображаться необычные транзакции, а не предполагать, что семья будет адаптировать свою структуру под программное обеспечение.

Обучение — ещё одна обоснованная статья расходов. Платформа не позволит оптимизировать работу, если её принципы понимает лишь один сотрудник. Несколько членов команды должны уметь вести учет данных, составлять отчёты и решать повседневные проблемы.

Что может оказаться ненужным

Самая крупная корпоративная платформа не всегда является самым безопасным выбором. Небольшие офисы могут приобрести системы, содержащие сложные модули, которыми они никогда не будут пользоваться, что приведет к увеличению затрат и усложнит внедрение.

Широкие возможности настройки также могут обернуться проблемой. Адаптация каждого экрана и отчета с целью воспроизведения старого процесса может помешать офису воспользоваться преимуществами более эффективных стандартных рабочих процессов. Индивидуальные настройки могут затруднить будущие обновления и усилить зависимость от конкретного консультанта.

Еще одна функция, ценность которой следует проверить, — это отчетность в режиме реального времени. Ежедневная оценка стоимости может быть полезна для ликвидных портфелей, но она может создавать иллюзию точности, когда значительная часть семейного состояния хранится в виде недвижимости, частных компаний и фондов, оценка стоимости которых проводится ежеквартально или еще реже.

Технологии не следует использовать для сбора данных только потому, что такой сбор возможен. Дополнительная информация влечет за собой обязательства, касающиеся точности, доступа, хранения и конфиденциальности. Каждая новая единица данных должна отвечать конкретной задаче принятия решений или составления отчетности.

Как сравнить поставщиков

Структурированный процесс отбора должен начинаться с составления перечня обязательных требований, желательных характеристик и ненужных функций. Затем поставщики должны продемонстрировать реальные сценарии использования, а не ограничиваться лишь стандартной презентацией своих продуктов.

Попросите каждого поставщика продемонстрировать, как система обрабатывает запросы на вложение капитала, оценку частных активов, смену владельца, сбои в получении банковских данных, а также формирование отчетности в нескольких валютах и для нескольких юридических лиц. В ходе демонстрации должны использоваться анонимизированные примеры, отражающие реальную сложность ситуации данной семьи.

Отзывы от аналогичных клиентов дают больше информации, чем длинный список клиентов. Поговорите с представительствами, имеющими схожий размер, структуру и состав активов, и поинтересуйтесь, какие задачи потребовали больше ручной работы, чем ожидалось.

Коммерческая оценка должна учитывать не только годовую подписку, но и внедрение, миграцию, интеграцию, обучение, техническую поддержку и будущую настройку под индивидуальные потребности. Офис также должен понимать, как можно экспортировать данные в случае смены поставщика в будущем. Семья ни в коем случае не должна оказаться в ситуации, когда она не сможет получить доступ к своим собственным записям в пригодном для использования формате.

Реальное испытание — это внедрение

Технологические проекты зачастую выявляют уже существующие недостатки. Названия юридических лиц могут быть несогласованными, могут отсутствовать исторические оценки, а разные консультанты могут классифицировать один и тот же актив по-разному. Программное обеспечение не может решить эти вопросы без принятия соответствующих решений со стороны семейного офиса.

Таким образом, для успешной реализации проекта необходим ответственный внутренний координатор, согласованные стандарты обработки данных, а также участие специалистов из инвестиционного, бухгалтерского, налогового и административного отделов. Главе семьи, возможно, и не придется лично руководить проектом, однако поддержка со стороны высшего руководства необходима в тех случаях, когда между отделами возникают разногласия или требуется изменить устоявшиеся подходы.

Перенос всех данных сразу может повлечь за собой ненужный риск. Поэтапный подход может начинаться с основных объектов и ликвидных инвестиций, а затем охватывать частные активы, документы и дополнительные рабочие процессы. Перед отказом от старого процесса отчеты следует проверить на соответствие существующим записям.

Не следует полностью отказываться от использования электронных таблиц в день подписания контракта. Параллельная отчетность может потребоваться до тех пор, пока руководство не убедится в полноте данных и согласованности расчетов. Цель заключается в контролируемом переходе, а не в символическом разрыве с прошлым.

Как понять, оправдались ли инвестиции

Перед внедрением необходимо определить критерии успеха. К таким критериям могут относиться время, необходимое для подготовки квартальных отчетов, количество ручных сверок, скорость выявления рисков, связанных с ликвидностью, или сокращение дублирования ввода данных.

Кроме того, руководство должно оценивать и менее заметные улучшения. Могут ли несколько сотрудников выполнять критически важные процессы? Существует ли надежный аудиторский след? Может ли руководство получить сводную картину ситуации, не дожидаясь, пока один человек соберёт всю информацию? Проводится ли регулярный пересмотр прав доступа?

Программное обеспечение приносит пользу, когда оно повышает качество, оперативность и надежность процесса принятия решений. Его успех не сводится лишь к тому, что панель мониторинга работает в режиме реального времени.

Технологии для семейных офисов становятся всё более совершенными, однако рост популярности программного обеспечения для семейных офисов не следует путать с исчезновением операционной сложности. Наиболее эффективные системы позволяют визуализировать сложность и управлять ею; они не устраняют её. Семейные офисы должны инвестировать в те области, где фрагментированность информации, ручные процессы или зависимость от ключевых сотрудников создают существенный риск, а затем выбирать наиболее узконаправленное решение, способное устранить этот риск. Платформа имеет значение, но именно управление данными, внедрение и личная ответственность сотрудников определяют, станет ли она инфраструктурой или просто очередной подпиской.