El riesgo en las family offices suele comenzar con una factura cualquiera
Las family offices dedican mucho tiempo a analizar el riesgo de inversión, ya que una cartera de gran tamaño puede perder millones debido a una mala asignación de activos, una concentración excesiva o una operación mal estructurada. Los pagos de cuantía mucho menor reciben menos atención estratégica, a pesar de que la oficina pueda gestionar las facturas del hogar, los gastos inmobiliarios, las cuotas escolares, los costes de aviones y yates, los impuestos, los sueldos del personal y las facturas de asesores de varios países. Ese flujo diario de dinero genera un riesgo operativo que crece silenciosamente a medida que la familia se hace más rica y su situación se vuelve más compleja.
La dificultad radica, en primer lugar, en el volumen. Una familia puede poseer varias viviendas, contar con personal doméstico y gestionar numerosas entidades, lo que genera cientos o miles de pagos cuya legitimidad no puede depender, de forma realista, de que un solo directivo reconozca a cada proveedor.
Los estafadores se aprovechan de esa complejidad porque un pago inusual no tiene por qué parecerlo dentro de una familia cuyos gastos ya varían considerablemente. Una factura por el mantenimiento de una propiedad o por servicios profesionales puede alcanzar una cifra de seis dígitos sin que ello despierte automáticamente sospechas.
La suplantación de identidad por correo electrónico agrava el problema. Un delincuente que consiga acceder a la cuenta de un proveedor o de un empleado puede consultar la correspondencia auténtica antes de enviar instrucciones de pago falsificadas en el momento en que vence una factura.
El mensaje fraudulento puede incluir el nombre correcto del proyecto, el importe y el historial de contactos, y solo se habrán modificado los datos bancarios. Por lo tanto, el personal que compruebe la autenticidad leyendo atentamente el correo electrónico puede aprobar un pago cuya información contextual sea totalmente auténtica.
La verificación independiente ofrece un control más riguroso. Cuando cambian los datos bancarios, la oficina puede ponerse en contacto con el proveedor a través de un número de teléfono que ya figura en sus registros, en lugar de utilizar los datos que figuran en el nuevo mensaje.
La aprobación doble reduce la dependencia de un solo empleado, ya que una segunda persona revisa los pagos que superan los umbrales establecidos. Sin embargo, el proceso requiere una separación real, en lugar de que un empleado de mayor rango haga clic en «aprobar» automáticamente solo porque un compañero de confianza haya preparado la transacción.
La separación de funciones se basa en el mismo principio. Lo ideal es que la persona que da de alta a un nuevo proveedor sea distinta de la que introduce una factura y de la que autoriza el pago, lo que dificulta que una sola cuenta comprometida o un empleado deshonesto pueda completar toda la cadena.
Las pequeñas oficinas familiares pueden tener dificultades con ese modelo, ya que es posible que cuenten con muy pocos empleados. La tecnología puede compensar en parte esta situación mediante controles de permisos, administradores externos o la autorización de un miembro de la familia para determinadas transacciones.
Los propios directores pueden convertirse en el eslabón más débil cuando la comodidad prevalece sobre el procedimiento. Un mensaje urgente de un familiar en el que se pide al personal que transfiera dinero de inmediato puede ser objeto de un menor escrutinio precisamente porque los empleados se sienten incómodos a la hora de cuestionar a la persona cuya patrimonio gestionan.
Unas normas claras protegen a ambas partes. El personal debe saber que determinados pagos siempre requieren verificación, independientemente de quién los haya solicitado, lo que permite al empleado seguir el procedimiento sin dar la impresión de que cuestiona personalmente al director.
El gasto doméstico supone otro punto débil, ya que las familias adineradas suelen utilizar varias tarjetas y cuentas en diferentes propiedades. Las suscripciones continúan más allá de lo necesario, las facturas duplicadas pasan desapercibidas y los pequeños pagos no autorizados pueden quedar ocultos entre los gastos legítimos.
La generación centralizada de informes permite a la oficina identificar patrones, en lugar de revisar cada transacción por separado. Un aumento repentino de los pagos a un proveedor o cargos repetidos que se sitúan justo por debajo del umbral de aprobación pueden indicar problemas que ninguna factura por sí sola revela.
La previsión de tesorería aporta una ventaja adicional, ya que los controles operativos deben prevenir tanto los errores como el fraude. Los pagos de impuestos de gran cuantía, las solicitudes de aportación de capital y los proyectos inmobiliarios pueden acumularse de forma inesperada si los equipos los gestionan en sistemas distintos.
Una familia con un patrimonio neto enorme puede, aun así, enfrentarse a un problema de liquidez a corto plazo cuando los activos que generan esa riqueza no pueden convertirse en efectivo rápidamente. La consolidación de las obligaciones conocidas permite a la oficina mover fondos de forma planificada, en lugar de tener que realizar transferencias urgentes en el último momento.
La gestión de entidades complica aún más los pagos, ya que la cuenta desde la que se abona un gasto puede acarrear consecuencias legales y fiscales. Una «family office» que, de forma informal, abone gastos personales con cargo a una cuenta de empresa o de un fideicomiso puede generar problemas contables, incluso cuando el importe en sí mismo sea perfectamente legítimo.
Por lo tanto, las facturas deben contabilizarse correctamente y ser aprobadas. El personal debe saber qué persona o entidad ha recibido el servicio antes de elegir la cuenta desde la que se realiza el pago.
La documentación cobra especial importancia cuando varias generaciones comparten la oficina. Es posible que el fundador comprenda de forma intuitiva por qué un inmueble pertenece a la empresa y otro forma parte de un fideicomiso, mientras que los miembros más jóvenes de la familia y el personal recién contratado necesitan documentos en lugar de basarse en la memoria institucional.
La automatización puede eliminar gran parte del trabajo repetitivo al extraer la información de las facturas, cotejar los proveedores e identificar los duplicados. La inteligencia artificial también puede señalar importes o patrones de pago inusuales para que un humano los revise.
La propia automatización del proceso de aprobación requiere una mayor precaución, ya que el fraude suele tener éxito al hacer que una transacción anómala parezca normal. Los sistemas deberían reducir el número de pagos rutinarios que revisan las personas, en lugar de eliminar el criterio humano de aquellas transacciones cuyas características difieren realmente.
Por consiguiente, la ciberseguridad y los controles financieros se solapan. Un sistema de correo electrónico seguro, una autenticación sólida y unos permisos bancarios restringidos pasan a formar parte de la gestión de tesorería, ya que los atacantes se centran cada vez más en las instrucciones relacionadas con los pagos, en lugar de intentar penetrar directamente en el banco.
Las oficinas familiares también necesitan un plan de respuesta para errores. El personal debe saber a quién dirigirse en el banco, la aseguradora y las autoridades pertinentes inmediatamente después de detectar una transferencia sospechosa, ya que la probabilidad de recuperar el dinero puede disminuir rápidamente una vez que los fondos pasan por varias cuentas.
Inversión gobernanza recibe más atención porque sus decisiones implican cantidades visiblemente elevadas. Las finanzas operativas merecen una disciplina similar precisamente porque cada pago individual parece algo corriente.
Una oficina familiar puede construir una cartera excelente y, aun así, perder dinero por un cambio en la cuenta bancaria que figure en una factura de aspecto auténtico. Los controles financieros más rigurosos reconocen que la protección del patrimonio familiar incluye tanto los millones invertidos durante décadas como el pago que sale de la cuenta corriente esta misma tarde.
