Jak wybrać oprogramowanie dla family office bez narażania się na kosztowny problem z danymi
Rodzina przenosząca część swojego majątku do Szwajcarii może przybyć z imponującym gronem profesjonalnych doradców, ale dysponując zaskakująco niewielką ilością spójnych informacji. Jeden bank sporządza sprawozdania we frankach szwajcarskich, inny w dolarach. Spółka holdingowa jest właścicielem kilku prywatnych inwestycji, choć niektóre zobowiązania zostały zaciągnięte osobiście. Wyceny nieruchomości są aktualizowane nieregularnie, zarządzający funduszami obliczają wyniki w różny sposób, a doradcy podatkowi prowadzą własną dokumentację poza procesem sprawozdawczości inwestycyjnej. Rodzina może z grubsza wiedzieć, jak wielki jest jej majątek, ale nie jest w stanie odpowiedzieć na bardziej przydatne pytanie: co posiada, za pośrednictwem jakiego podmiotu prawnego, na jakich warunkach i z jaką dostępną płynnością?
Właśnie w tym momencie często dochodzi do zakupu oprogramowania dla family office. Oczekuje się, że zaawansowana platforma zgromadzi rozproszone informacje, zautomatyzuje sporządzanie raportów i zapewni wiarygodny obraz globalnej sytuacji majątkowej rodziny. Czasami tak właśnie jest. Równie często jednak oprogramowanie nadaje kosztowną i wizualnie przekonującą strukturę danym, które pozostają niekompletne, zduplikowane lub nieprawidłowo sklasyfikowane.
Ryzyko to ma szczególne znaczenie w Szwajcarii, gdzie międzynarodowe rodziny mogą łączyć szwajcarskie rachunki powiernicze ze spółkami, trustami, fundacjami, nieruchomościami oraz udziałami na rynkach prywatnych w kilku jurysdykcjach. Kraj ten pozostaje wiodącym światowym centrum transgranicznego zarządzania prywatnym majątkiem. Według Szwajcarskiego Stowarzyszenia Bankierów na koniec 2024 r. banki w Szwajcarii zarządzały aktywami o wartości 9,284 bln CHF, w tym 4,225 bln CHF należało do klientów mających miejsce zamieszkania za granicą. Skala i międzynarodowy charakter rynku sprzyjały powstaniu rozbudowanego ekosystemu obejmującego banki, zewnętrznych zarządzających aktywami, powierników, doradców podatkowych, podmioty powiernicze oraz dostawców technologii. Utrudniło to również przeprowadzenie dokładnej konsolidacji.
Odpowiednie oprogramowanie może usprawnić kontrolę, ale nie jest w stanie ustalić, kto jest prawnym właścicielem danego składnika majątku, skorygować nieaktualnej klasyfikacji podatkowej ani rozstrzygnąć sporu między dwoma bankami dotyczącego ceny nabycia tego samego papieru wartościowego. Przed porównaniem pulpitów nawigacyjnych rodziny muszą ustalić, jaki problem ma rozwiązać system oraz czy dostępne dane są w stanie to umożliwić.
Zacznij od decyzji, a nie od funkcji
Proces pozyskiwania usług przez family office często rozpoczyna się od długiej listy pożądanych funkcji: skonsolidowanej sprawozdawczości, przechowywania dokumentów, księgowości, prognozowania przepływów pieniężnych, monitorowania inwestycji w private equity, analizy ryzyka, a być może także asystenta opartego na sztucznej inteligencji. Lista ta się wydłuża, ponieważ każdy z interesariuszy dodaje kolejne wymagania, podczas gdy nikt nie określa, które decyzje rodzina musi podejmować w sposób bardziej przemyślany.
Bardziej uporządkowany proces zaczyna się od pytań, na które system powinien udzielić odpowiedzi.
Czy rodzina może sprawdzić swoje łączne zaangażowanie w jedną spółkę, uwzględniając akcje notowane na giełdzie, fundusze prywatne i udziały bezpośrednie? Czy jest w stanie określić, ile środków pieniężnych będzie potrzebnych na pokrycie wezwań do wniesienia kapitału w okresie spadków na rynku? Czy wie, które aktywa należą osobiście do zleceniodawcy, a które znajdują się w ramach spółki, trustu lub fundacji? Czy doradcy są w stanie dostarczyć niezbędne informacje w przypadku zmiany rezydencji podatkowej przez członka rodziny? Czy komitet inwestycyjny może porównać wyniki po odliczeniu opłat i w jednej walucie?
Rodzina dysponująca kwotą 25 milionów franków szwajcarskich zdeponowaną w dwóch szwajcarskich bankach może potrzebować jedynie niezawodnej konsolidacji portfela, zarządzania dokumentacją oraz podstawowego planowania przepływów pieniężnych. Rodzina dysponująca kwotą 300 mln CHF rozłożoną między banki, spółki operacyjne, nieruchomości, fundusze private equity i kilka struktur prawnych wymaga rozwiązania zbliżonego do instytucjonalnej architektury danych. Zakup większego systemu dla pierwszej rodziny generuje niepotrzebne koszty i obciążenia administracyjne. Zakup mniejszego systemu dla drugiej rodziny sprawia, że najważniejsze pozycje pozostają poza platformą.
Celem nie jest zgromadzenie jak największej liczby funkcji. Chodzi o stworzenie jednego, wystarczająco wiarygodnego obrazu aktywów, zobowiązań, struktury własnościowej oraz przyszłych zobowiązań rodziny.
Przed wyborem systemu należy przeanalizować zasoby
Przed nawiązaniem kontaktu z dostawcami biuro rodzinne powinno sporządzić mapę aktywów i danych. Nie musi to od razu być projekt technologiczny. Wystarczy uporządkowany arkusz kalkulacyjny, aby zidentyfikować, gdzie leżą rzeczywiste problemy.
Każdy składnik majątku materialnego powinien być powiązany z jego prawnym właścicielem, powiernikiem lub zarządcą, walutą bazową, źródłem wyceny, rezydencją podatkową, warunkami płynności oraz doradcą odpowiedzialnym za ten składnik. Działanie to powinno obejmować środki pieniężne i zbywalne papiery wartościowe, ale także nieruchomości, spółki prywatne, zobowiązania wobec funduszy, pożyczki, polisy ubezpieczeniowe, dzieła sztuki oraz inne istotne aktywa.
Dla zagranicznej rodziny zakładającej siedzibę w Szwajcarii kwestia własności ma szczególne znaczenie. Osoba czerpiąca korzyści ekonomiczne z danego składnika majątku może nie być tą samą osobą fizyczną lub prawną, która figuruje jako jego prawny właściciel. Portfel może należeć do spółki holdingowej, podczas gdy relacje z bankiem są zarządzane przez członka rodziny na podstawie pełnomocnictwa. Fundusz powierniczy może posiadać inwestycję, z której przepływy pieniężne są przeznaczone dla beneficjentów w kilku krajach. Oprogramowanie, które traktuje wszystkie te pozycje tak, jakby należały bezpośrednio do jednej osoby, może generować mylące raporty dotyczące ekspozycji, wyników i podatków.
Mapa powinna również wskazywać, skąd pochodzi każdy punkt danych. Ceny papierów wartościowych notowanych na giełdzie mogą napływać automatycznie od podmiotu sprawującego nadzór nad aktywami, podczas gdy wycena spółki prywatnej jest wprowadzana ręcznie raz w roku. Powiadomienia o wezwaniach do wpłaty kapitału mogą znajdować się w skrzynce odbiorczej poczty elektronicznej. Zobowiązania związane z nieruchomościami mogą być prowadzone przez księgowego, a dokumenty własnościowe mogą znajdować się w posiadaniu prawnika. Rodzina nie będzie w stanie racjonalnie ocenić platformy, dopóki nie zrozumie, które informacje można zautomatyzować, a które nadal będą zależały od ludzkiej oceny.
Szwajcaria nie eliminuje złożoności związanej z transgranicznymi transakcjami
Niektóre rodziny nadal postrzegają Szwajcarię tak, jakby umieszczenie tam aktywów miało stworzyć zamknięty i prywatny świat finansowy. Współczesny system szwajcarski jest znacznie bardziej przejrzysty i powiązany z resztą świata.
Szwajcaria uczestniczy w automatycznej wymianie informacji dotyczących rachunków finansowych od 2017 roku i współpracuje w ramach tego systemu z ponad 100 jurysdykcjami partnerskimi. Szwajcarskie instytucje finansowe zobowiązane do składania sprawozdań gromadzą określone informacje dotyczące rachunków i rezydencji podatkowej, a następnie przekazują je Federalnej Administracji Podatkowej w celu wymiany z odpowiednimi organami partnerskimi.
Oprogramowanie powinno zatem umożliwiać prowadzenie przejrzystej dokumentacji dotyczącej posiadacza rachunku, osób sprawujących kontrolę, rezydencji podatkowej oraz odpowiednich podmiotów prawnych. Nie powinno być ono promowane jako narzędzie służące do unikania ujawniania informacji, a rodzina nie powinna zakładać, że dane przechowywane w Szwajcarii nie mają związku z obowiązkami obowiązującymi w innych krajach.
Na przykład brytyjska rodzina przenosząca się do Genewy może nadal posiadać brytyjskie spółki i nieruchomości, jednocześnie utrzymując inwestycje za pośrednictwem szwajcarskich banków oraz poprzez strukturę rodzinną w innej jurysdykcji. System sprawozdawczości musi odróżniać własność inwestycji od rezydencji podatkowej oraz uwzględniać zmiany zachodzące w czasie. Powinien on również przechowywać dane historyczne, ponieważ rodzina może później potrzebować ustalić, kiedy nastąpiła zmiana dotycząca rachunku, klasyfikacji podmiotu lub właściciela rzeczywistego.
To samo dotyczy rodzin powiązanych ze Stanami Zjednoczonymi, których wymogi sprawozdawcze mogą znacznie różnić się od wymogów dotyczących klientów europejskich. Nie należy wybierać platformy typu family office wyłącznie na podstawie tego, że posiada ona oznaczenie “zgodna z przepisami szwajcarskimi”. Istotne jest to, czy jest ona w stanie dostarczyć dokładnych informacji dotyczących jurysdykcji i struktur, które faktycznie mają zastosowanie w przypadku danej rodziny.
Hosting danych to nie jest drobny szczegół techniczny
Kwestie dotyczące tego, gdzie przechowywane są dane family office, kto ma do nich dostęp oraz którzy podwykonawcy je przetwarzają, powinny być rozpatrywane na szczeblu zarządu.
Zmieniona szwajcarska federalna ustawa o ochronie danych obowiązuje od września 2023 r. Dotyczy ona przetwarzania danych osobowych i nakłada obowiązki na organizacje korzystające z usług zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane. Szwajcarski organ ds. ochrony danych wyjaśnia również, że przekazywanie danych osobowych za granicę podlega określonym warunkom, w tym poziomowi ochrony w kraju docelowym oraz zabezpieczeniom stosowanym w przypadku, gdy ochrona ta nie jest uznawana za odpowiednią.
Stwierdzenie dostawcy, że jego platforma jest “oparta na chmurze”, niewiele mówi rodzinie. Rodzina powinna zapytać, w jakich krajach przechowywane są dane podstawowe, kopie zapasowe oraz kopie służące do odtworzenia po awarii; z usług którego dostawcy chmury korzysta; czy pracownicy wsparcia technicznego spoza Szwajcarii mają dostęp do danych produkcyjnych; oraz czy dostawca może wprowadzać nowych podwykonawców przetwarzania danych bez odpowiedniego powiadomienia.
Sama lokalizacja danych nie gwarantuje bezpieczeństwa. Słabo zabezpieczony serwer w Szwajcarii nie jest bezpieczniejszy tylko dlatego, że znajduje się na terenie kraju, podczas gdy dobrze zarządzane międzynarodowe środowisko chmurowe może zapewniać skuteczne środki kontroli technicznej. Chodzi o to, czy rodzina rozumie warunki umowy, czy jest objęta ochroną umowną oraz czy potrafi ocenić ryzyko koncentracji wynikające z zależności od jednego dostawcy i jego dostawców infrastruktury.
FINMA wielokrotnie wskazywała na ryzyko cybernetyczne jako jedno z głównych zagrożeń operacyjnych, przed którymi stoi szwajcarski sektor finansowy. Agencja podała, że już w 2024 r. co piąty szwajcarski bank lub ubezpieczyciel zlecał dostawcom chmury publicznej obsługę znacznej części danych lub funkcji. Obawy FINMA nie wynikają z tego, że korzystanie z chmury jest z natury rzeczy nieodpowiednie, ale z faktu, że wzajemne powiązania technologiczne i zależność od zewnętrznych dostawców mogą spotęgować skutki awarii, naruszenia bezpieczeństwa lub niepowodzenia kontroli.
Chociaż family office samo w sobie nie podlega nadzorowi bankowemu, to ze względu na aktywa i dane osobowe, którymi zarządza, te same kwestie mają tu znaczenie.
Sprawdzaj dane, a nie prezentację
Prezentacje oprogramowania opierają się na uporządkowanych przykładowych portfelach. Rzadko zdarza się, by rzeczywiste dane dotyczące rodzin były tak sprzyjające.
Przed podpisaniem umowy rodzina powinna przeprowadzić test koncepcyjny na reprezentatywnej próbie własnych danych. Próbka powinna obejmować co najmniej dwa banki powiernicze, więcej niż jedną walutę, fundusz prywatny, inwestycję bezpośrednią, zobowiązanie oraz aktywa wyceniane ręcznie. Powinna ona również zawierać trudny przypadek, taki jak papier wartościowy przenoszony między bankami, udział należący do kilku właścicieli lub inwestycję, której raporty są dostarczane w formie dokumentów PDF.
Następnie rodzina powinna poprosić platformę o przedstawienie konkretnych wyników. Czy platforma może pokazać wyniki po odliczeniu zewnętrznych przepływów pieniężnych? Czy rozróżnia wezwanie do wpłaty kapitału od straty inwestycyjnej? Czy potrafi uzgodnić stan środków pieniężnych po uwzględnieniu opłat i transakcji walutowych? Czy zachowuje oryginalne dane bankowe w przypadku wprowadzenia ręcznej korekty? Czy użytkownik może prześledzić pochodzenie danej liczby wyświetlanej na pulpicie nawigacyjnym?
Platforma, która generuje atrakcyjny raport, ale nie potrafi wyjaśnić, na jakich obliczeniach się opiera, nie nadaje się do poważnego nadzoru. Każda istotna liczba powinna mieć swoją historię: skąd pochodzi, kiedy została uzyskana, jakie przekształcenia na niej zastosowano oraz kto zatwierdził ewentualne ręczne korekty.
W tym zakresie należy również zachować ostrożność w stosowaniu sztucznej inteligencji. Sztuczna inteligencja może pomóc w pozyskiwaniu informacji z dokumentów, kategoryzowaniu transakcji i wykrywaniu anomalii, ale nie powinna w sposób niekontrolowany uzupełniać brakujących wartości ani modyfikować klasyfikacji bez pozostawiania śladu audytowego. Szwajcarski organ ds. ochrony danych potwierdził, że obowiązująca ustawa o ochronie danych ma bezpośrednie zastosowanie do przetwarzania danych wspomaganego przez sztuczną inteligencję. Rodziny powinny zatem zapytać, czy ich dane są wykorzystywane do szkolenia modeli, czy dane wejściowe opuszczają kontrolowane środowisko oraz czy rejestry generowane przez sztuczną inteligencję muszą być zatwierdzane przez człowieka.
Aktywa prywatne zazwyczaj ujawniają słabe punkty
Większość platform umożliwia wyświetlenie portfela papierów wartościowych notowanych na giełdzie. Istotniejszym kryterium jest to, w jaki sposób radzą sobie z aktywami prywatnymi.
Rodzina może zadeklarować wkład w wysokości 10 milionów CHF na rzecz funduszu private equity, ale początkowo zainwestować jedynie ułamek tej kwoty. Platforma musi rozróżniać kapitał zadeklarowany, kapitał wniesiony, bieżącą wartość aktywów netto, wypłaty oraz pozostałą część niezrealizowanego zobowiązania. Traktowanie zadeklarowanego wkładu tak, jakby został w całości zainwestowany, prowadzi do zawyżenia bieżącej ekspozycji; zignorowanie go natomiast powoduje zaniżenie przyszłych potrzeb w zakresie płynności.
Firmy typu „direct” stwarzają inny problem. Ich wartość może wynikać z corocznej wyceny zewnętrznej, ostatniej rundy finansowania lub wewnętrznych szacunków. Dane te nie są równoważne. Oprogramowanie powinno rejestrować metodę wyceny i datę, a nie przedstawiać każdą liczbę z taką samą pozorną precyzją.
W przypadku nieruchomości należy również uwzględnić zadłużenie, udział w własności, datę wyceny, walutę oraz dochód, a nie tylko pojedynczą wartość rynkową brutto. Dom górski o wartości 8 mln CHF, obciążony hipoteką w wysokości 4 mln CHF, nie stanowi wkładu w majątek netto w wysokości 8 mln CHF. Nie jest to również łatwo dostępna płynność finansowa.
Rodziny powinny sprzeciwić się systemowi, który narzuca ujęcie zasadniczo różnych składników majątku w jednej, ujednoliconej wartości zwrotu, nie uwzględniając przy tym założeń leżących u jej podstaw.
Zdecyduj, kto jest właścicielem wyników pracy z danymi
Oprogramowanie nie zwalnia nas z odpowiedzialności. Zmienia jedynie charakter wymaganej pracy.
Ktoś musi uzgadniać dane z wyciągów bankowych, zatwierdzać klasyfikacje, wprowadzać wyceny własne, monitorować nieudane importy danych oraz prowadzić ewidencję podmiotów. W małym family office zadania te może wykonywać zewnętrzny administrator. W większym family office może to wymagać zatrudnienia kontrolera, specjalisty ds. operacji inwestycyjnych lub menedżera ds. danych.
Zakres tych obowiązków należy określić przed wdrożeniem. W przeciwnym razie platforma stopniowo zapełnia się zduplikowanymi obiektami, nieaktualnymi wycenami i niewyjaśnionymi zmianami wprowadzonymi ręcznie. Raporty nadal są dostarczane terminowo, ale zaufanie do nich maleje.
Skuteczny model zarządzania przewiduje wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za każdą dziedzinę danych. Zespół inwestycyjny może odpowiadać za klasyfikacje i wskaźniki porównawcze; dział finansowy – za środki pieniężne, zobowiązania i wartości księgowe; doradcy prawni – za ewidencję własności; a specjaliści podatkowi – za kwestie związane z rezydencją i sprawozdawczością. Jedna osoba powinna wówczas ponosić odpowiedzialność za spójność skonsolidowanego obrazu sytuacji.
Dostawca powinien zapewnić obsługę tej struktury poprzez dostęp oparty na rolach, procedury zatwierdzania oraz pełną historię audytową. Młodszy administrator nie powinien mieć możliwości zmiany historycznych danych dotyczących własności lub wyceny bez odpowiedniej weryfikacji.
Zrozumienie pełnych kosztów wdrożenia
Opłata licencyjna rzadko pokrywa całkowity koszt oprogramowania dla family office. Migracja danych, interfejsy bankowe, konfiguracja, porządkowanie danych historycznych, digitalizacja dokumentów, szkolenia pracowników oraz doradztwo zewnętrzne mogą znacznie zwiększyć wydatki w pierwszym roku.
System, którego roczny koszt wynosi 60 000 CHF, może przerodzić się w znacznie większe przedsięwzięcie, jeśli rodzina dysponuje danymi z ostatnich 15 lat, które są niekompletne, korzysta z usług kilku banków pozbawionych standardowych interfejsów oraz prowadzi ewidencję majątku prywatnego w osobistych arkuszach kalkulacyjnych. Dodatkowe wydatki mogą być uzasadnione, ale należy to ustalić przed podpisaniem umowy.
Rodziny powinny poprosić dostawców o oddzielenie opłat za cykliczne subskrypcje od kosztów wdrożenia, tworzenia rozwiązań dostosowanych do indywidualnych potrzeb, połączeń z bankami, przestrzeni dyskowej, wsparcia technicznego oraz przyszłych eksportów danych. Powinny również ustalić, czy ceny rosną wraz z liczbą podmiotów, użytkowników, kont lub aktywów pod zarządzaniem.
Model całkowitych kosztów w perspektywie trzech lat dostarcza więcej informacji niż cena początkowej subskrypcji. Powinien on uwzględniać czas pracy własnego personelu niezbędny do obsługi platformy, a także koszty związane z rezygnacją z jej użytkowania.
Zanim podpiszesz umowę, zaplanuj wyjście
Najbardziej pomijanym zagadnieniem związanym z zakupami jest to, co się dzieje, gdy rodzina chce zmienić dostawcę.
Czy wszystkie dane można wyeksportować w udokumentowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego? Czy eksport będzie obejmował historyczne ceny, transakcje, powiązania własnościowe, dokumenty, zatwierdzenia użytkowników i dzienniki audytowe, czy też tylko najnowsze pozycje w portfelu? Jak długo dostawca będzie przechowywał kopie zapasowe po wygaśnięciu umowy? Czy pomoc przy migracji jest rozliczana oddzielnie?
Rodzina, która nie ma możliwości usuwania i odtwarzania własnych danych, nie kupuje systemu – wchodzi w stan zależności.
Ma to znaczenie, gdy rodzina zmienia jurysdykcję, wybiera nowe biuro obsługujące wiele rodzin (multi-family office) lub decyduje się na internalizację funkcji. Ma to również znaczenie, jeśli sprzedawca zostaje przejęty, zmienia strategię lub zaprzestaje obsługi danego produktu. Rodzina powinna przechowywać kopie kluczowych dokumentów źródłowych w sposób niezależny i unikać sytuacji, w której jedna platforma staje się jedynym źródłem informacji o prawnej własności lub zobowiązaniach umownych.
Jak wygląda proces doboru dźwięku
Wiarygodny proces zaopatrzenia rozpoczyna się od sporządzenia mapy aktywów i podmiotów, po czym następuje krótkie określenie decyzji, które platforma musi wspierać. Następnie grupa określa swoje kluczowe mechanizmy kontroli: skonsolidowaną strukturę własnościową, prognozowanie płynności, śledzenie aktywów prywatnych, pochodzenie danych, bezpieczeństwo, uprawnienia oraz możliwość eksportu danych.
Dopiero po wykonaniu tych prac należy zaprosić dostawców do złożenia ofert. Podczas prezentacji należy opierać się na scenariuszach opracowanych przez rodzinę, a nie na scenariuszu preferowanym przez dostawcę. Referencje powinny pochodzić z podmiotów o porównywalnym stopniu złożoności, a nie tylko o podobnym majątku. System powinni przetestować użytkownicy z działów prawnych, podatkowych, inwestycyjnych i operacyjnych, ponieważ każdy z nich dostrzeże inne słabe punkty.
Ostateczna decyzja nie powinna opierać się na tym, który pulpit nawigacyjny wygląda najnowocześniej. Powinna ona zależeć od tego, czy platforma jest w stanie przekształcić rzeczywiste dane rodziny w zapisy, które są identyfikowalne, podlegają odpowiednim zasadom zarządzania i są użyteczne.
Dla międzynarodowej rodziny przybywającej do Szwajcarii największą wartością oprogramowania typu family office nie jest bardziej elegancki raport kwartalny. Jest nią możliwość sprawdzenia, gdzie znajdują się aktywa, kto jest ich właścicielem, jakie zobowiązania zbliżają się w czasie oraz w jakich obszarach rodzina nadal opiera się na niekompletnych informacjach.
Korzyść ta ujawnia się dopiero po żmudnej pracy polegającej na zdefiniowaniu i oczyszczeniu danych. Bez tego technologia nie rozwiązuje problemu złożoności. Sprawia jedynie, że złożoność wydaje się uporządkowana.
