Les risques liés aux family offices trouvent souvent leur origine dans une simple facture

Les family offices consacrent beaucoup de temps à discuter des risques liés aux investissements, car un portefeuille important peut entraîner des pertes de plusieurs millions en raison d’une mauvaise répartition, d’une concentration excessive ou d’une transaction mal structurée. Les paiements de bien moindre importance font l’objet d’une attention stratégique moindre, même si le family office peut être amené à gérer les factures du ménage, les dépenses immobilières, les frais de scolarité, les coûts liés aux avions et aux yachts, les impôts, les salaires du personnel et les factures des conseillers dans plusieurs pays. Ce flux quotidien d’argent engendre un risque opérationnel qui s’accroît discrètement à mesure que la famille s’enrichit et que sa situation se complexifie.

La difficulté réside tout d'abord dans le volume. Une même famille peut posséder plusieurs résidences, employer du personnel de maison et gérer de nombreuses entités, ce qui génère des centaines, voire des milliers de paiements dont la légitimité ne peut, dans la pratique, dépendre de la capacité d'un seul dirigeant à reconnaître chaque fournisseur.

Les fraudeurs tirent parti de cette complexité, car un paiement inhabituel ne semble pas forcément suspect au sein d'une famille dont les dépenses varient déjà considérablement. Une facture relative à l'entretien d'un bien immobilier ou à des prestations professionnelles peut atteindre un montant à six chiffres sans pour autant éveiller automatiquement les soupçons.

Le piratage des e-mails aggrave encore le problème. Un malfaiteur qui parvient à accéder au compte d'un fournisseur ou d'un employé peut prendre connaissance de la correspondance authentique avant d'envoyer des instructions de paiement falsifiées au moment où la facture arrive à échéance.

Le message frauduleux peut contenir le nom exact du projet, le montant et l'historique des contacts, seules les coordonnées bancaires ayant été modifiées. Les collaborateurs qui vérifient l'authenticité du message en le lisant attentivement peuvent donc valider un paiement dont toutes les informations contextuelles sont parfaitement authentiques.

Une vérification indépendante permet un contrôle plus rigoureux. En cas de modification des coordonnées bancaires, le service peut contacter le fournisseur via un numéro de téléphone déjà enregistré dans ses fichiers, plutôt que d'utiliser les coordonnées figurant dans le nouveau message.

Le double contrôle réduit la dépendance vis-à-vis d'un seul salarié, car une deuxième personne vérifie les paiements dépassant les seuils définis. Ce processus nécessite toutefois une véritable séparation des tâches, et non pas qu'un cadre supérieur clique automatiquement sur « approuver » simplement parce qu'un collègue de confiance a préparé la transaction.

La séparation des tâches repose sur le même principe. Idéalement, la personne chargée de créer un nouveau fournisseur devrait être différente de celle qui saisit une facture et de celle qui autorise le paiement, ce qui rend plus difficile pour un compte piraté ou un employé malhonnête de mener à bien l'ensemble du processus.

Les petits family offices peuvent rencontrer des difficultés avec ce modèle, car ils n'emploient parfois que quelques personnes. La technologie peut pallier en partie ce problème grâce à des contrôles d'accès, à des administrateurs externes ou à l'autorisation d'un membre de la famille pour certaines transactions spécifiques.

Les dirigeants eux-mêmes peuvent devenir le maillon faible lorsque la facilité l'emporte sur la procédure. Un message urgent d'un membre de la famille demandant au personnel de transférer immédiatement de l'argent peut faire l'objet d'un examen moins minutieux, précisément parce que les employés hésitent à remettre en question la personne dont ils gèrent le patrimoine.

Des règles claires protègent les deux parties. Le personnel doit savoir que certains paiements doivent toujours faire l'objet d'une vérification, quelle que soit la personne qui en a fait la demande, ce qui permet à un employé de respecter la procédure sans donner l'impression de remettre en cause le directeur personnellement.

Les dépenses des ménages constituent un autre facteur de vulnérabilité, car les familles aisées utilisent souvent plusieurs cartes et comptes répartis entre différentes propriétés. Les abonnements se poursuivent alors qu'ils ne sont plus nécessaires, les factures en double passent inaperçues et de petits paiements non autorisés peuvent passer inaperçus parmi les dépenses légitimes.

Le reporting centralisé permet au service d'identifier des tendances plutôt que d'examiner chaque transaction individuellement. Une augmentation soudaine des paiements versés à un fournisseur ou des prélèvements répétés juste en dessous du seuil d'approbation peuvent révéler des problèmes qu'une facture prise isolément ne permettrait pas de détecter.

La prévision de trésorerie apporte un avantage supplémentaire, car les contrôles opérationnels doivent permettre de prévenir tant les erreurs que la fraude. Les paiements fiscaux importants, les appels de fonds et les projets immobiliers peuvent se concentrer de manière inattendue si les équipes les gèrent dans des systèmes distincts.

Une famille disposant d’un patrimoine net considérable peut néanmoins être confrontée à un problème de liquidité à court terme lorsque les actifs qui constituent ce patrimoine ne peuvent pas être convertis rapidement en liquidités. Le regroupement des obligations connues permet au service de gérer les flux de trésorerie de manière réfléchie, plutôt que d’avoir à organiser des transferts urgents à la dernière minute.

La gestion des entités complique encore davantage les paiements, car le compte utilisé pour régler une dépense peut avoir des conséquences juridiques et fiscales. Un family office qui règle sans autre forme de procès des dépenses personnelles à partir d'un compte d'entreprise ou d'une fiducie peut engendrer des problèmes comptables, même lorsque le montant en lui-même est tout à fait légitime.

Les factures doivent donc être correctement imputées et approuvées. Le personnel doit savoir quelle personne ou entité a bénéficié du service avant de choisir le compte à partir duquel l'argent sera prélevé.

La documentation revêt une importance particulière lorsque plusieurs générations se succèdent à la tête de l'entreprise. Si le fondateur peut comprendre intuitivement pourquoi un bien appartient à la société et un autre à une fiducie, les plus jeunes membres de la famille et les nouveaux collaborateurs ont quant à eux besoin de documents écrits plutôt que de se fier à la mémoire collective.

L'automatisation permet d'éliminer une grande partie des tâches répétitives en extrayant les informations des factures, en associant les fournisseurs et en identifiant les doublons. L'intelligence artificielle peut également signaler les montants ou les schémas de paiement inhabituels afin qu'ils soient examinés par un humain.

L'automatisation du processus de validation lui-même nécessite une plus grande prudence, car la fraude réussit souvent en faisant passer une transaction anormale pour une transaction normale. Les systèmes devraient viser à réduire le nombre de paiements courants contrôlés par des humains, plutôt que de supprimer tout jugement sur les transactions dont les caractéristiques diffèrent réellement.

La cybersécurité et les contrôles financiers se recoupent donc. Un système de messagerie électronique sécurisé, une authentification forte et des autorisations bancaires restreintes font désormais partie intégrante de la gestion de trésorerie, car les pirates ciblent de plus en plus les instructions relatives aux paiements plutôt que de tenter de s'introduire directement dans la banque.

Les family offices doivent également disposer d'un plan d'intervention pour erreurs. Le personnel doit savoir qui contacter au sein de la banque, de la compagnie d'assurance et des autorités compétentes dès qu'il constate un virement suspect, car les chances de récupérer l'argent peuvent diminuer rapidement dès lors que les fonds transitent par plusieurs comptes.

Investissement gouvernance fait l'objet d'une plus grande attention car ses décisions portent sur des montants visiblement importants. La gestion financière opérationnelle mérite une rigueur comparable, précisément parce que chaque paiement pris individuellement semble anodin.

Un family office peut constituer un excellent portefeuille et pourtant subir des pertes financières à cause d'un changement de compte bancaire indiqué sur une facture d'apparence authentique. Les contrôles financiers les plus rigoureux tiennent compte du fait que la protection du patrimoine familial englobe aussi bien les millions investis depuis des décennies que le paiement qui sortira du compte courant cet après-midi.