Der Aufstieg der Family-Office-Software

Family-Office-Software verspricht, unübersichtliche Tabellenkalkulationen, manuelle Berichterstellung und tagelange Arbeit zur Zusammenstellung eines unvollständigen Überblicks über das Familienvermögen zu ersetzen. Doch der Kauf einer Plattform führt nicht automatisch zu besseren Informationen. Ohne klare Anforderungen, zuverlässige Quelldaten und Mitarbeiter, die bereit sind, etablierte Prozesse zu ändern, kann ein teures System zu einer weiteren Technologieebene werden, die neben den Tabellenkalkulationen existiert, die sie eigentlich ersetzen sollte.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob Family Offices stärker auf digitale Lösungen setzen sollten. Es geht vielmehr darum, wo Technologie echte operative Schwachstellen beseitigen kann, in welche Kompetenzen es sich zu investieren lohnt und ob die Organisation auf den Aufwand vorbereitet ist, der für deren Umsetzung erforderlich ist.

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der Plattform

Die Auswahl der Software beginnt oft zu früh. Ein Family Office sieht ein ansprechendes Dashboard oder hört, dass eine andere Familie ein bestimmtes System einsetzt, und beginnt daraufhin, Anbieter zu vergleichen, noch bevor festgelegt wurde, welche Aufgaben die Technologie erfüllen soll.

Ein besserer Ansatzpunkt besteht darin, festzustellen, wo Informationen unvollständig sind, verspätet eintreffen oder zu stark von einer einzelnen Person abhängen. Das Problem können Quartalsberichte sein, deren Erstellung mehrere Wochen in Anspruch nimmt, uneinheitliche Bewertungen von Privatvermögen, doppelte Dateneingaben, eingeschränkte Transparenz hinsichtlich der Liquidität oder ein Genehmigungsverfahren, das über ungesicherte E-Mails abgewickelt wird.

Jede Schwachstelle weist auf eine andere Lösung hin. Ein Büro, das Schwierigkeiten bei der Konsolidierung von Bank- und Depotdaten hat, benötigt möglicherweise eine Plattform für die Anlageberichterstattung. Ein Büro, das zahlreiche Unternehmen, Trusts und Immobilien verwaltet, legt möglicherweise größeren Wert auf Buchhaltung und die Konsolidierung von Unternehmenseinheiten. Ein anderes benötigt möglicherweise in erster Linie eine sichere Dokumentenspeicherung, Zahlungskontrollen oder das Kundenbeziehungsmanagement.

Keine einzelne Plattform erfüllt zwangsläufig alle diese Funktionen gleichermaßen gut. Das Ziel sollte darin bestehen, die wichtigsten betrieblichen Probleme zu lösen, anstatt eine möglichst umfangreiche Liste von Funktionen zu erwerben.

Was Family-Office-Software verbessern kann

Der offensichtlichste Vorteil ist die Konsolidierung. Das Vermögen kann auf Banken, Vermögensverwalter, Privatunternehmen, Immobilien, Fonds, Treuhandgesellschaften, Kunst und andere nicht bankfähige Vermögenswerte verteilt sein. Ohne ein zentrales System erstellen Teams Berichte häufig, indem sie Kontoauszüge anfordern, Dateien umformatieren und Informationen aus verschiedenen Quellen manuell abgleichen.

Eine geeignete Plattform kann diese Bestände in einer gemeinsamen Datenstruktur zusammenführen und einen einheitlicheren Überblick über Eigentumsverhältnisse, Vermögensaufteilung, Wertentwicklung und Liquidität bieten. Dies macht Abstimmungsvorgänge zwar nicht überflüssig – insbesondere wenn private Vermögenswerte nur selten bewertet werden –, kann jedoch wiederkehrende Arbeitsschritte reduzieren und Unstimmigkeiten früher aufdecken.

Automatisierung kann auch wiederkehrende Prozesse verbessern. Der Import von Transaktionen, die Erfassung von Belegen, die Überwachung von Kapitalabrufen, die Währungsumrechnung und die Erstellung von Berichten lassen sich teilweise automatisieren. Die Mitarbeiter können dann weniger Zeit mit dem Übertragen von Daten zwischen Tabellenkalkulationen verbringen und mehr Zeit für die Untersuchung von Ausnahmen oder die Vorbereitung von Entscheidungen aufwenden.

Es geht nicht nur um Geschwindigkeit. Ein System kann einen Prüfpfad erstellen, aus dem hervorgeht, wer Informationen eingegeben, geändert, geprüft oder genehmigt hat. Dies gewinnt zunehmend an Bedeutung, wenn das Family Office wächst, in verschiedenen Rechtsräumen tätig ist oder sich auf die Nachfolge vorbereitet.

Wo Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen stoßen

Tabellenkalkulationsprogramme sind nach wie vor nützlich, da sie flexibel, vertraut und kostengünstig sind. Für ein kleines Büro mit einer begrenzten Anzahl von Unternehmen und relativ unkomplizierten Investitionen können sie völlig ausreichen.

Die Probleme beginnen, wenn die Tabellenkalkulation zu einem inoffiziellen Betriebssystem wird. Per E-Mail kursieren mehrere Versionen, Formeln werden ohne Dokumentation geändert, und das Wissen über das Modell liegt bei einem einzigen Mitarbeiter. Berichte mögen zwar professionell aussehen, basieren jedoch auf manuellen Prozessen, die schwer zu überprüfen oder nachzuvollziehen sind.

Ein Warnsignal ist die Zeit, die damit verbracht wird, zu überprüfen, ob die Zahlen stimmen, anstatt ihre Bedeutung zu interpretieren. Ein weiteres ist die Unfähigkeit, für verschiedene Familienmitglieder, Treuhänder, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater stets die gleichen Informationen vorzulegen.

Der Verzicht auf Tabellenkalkulationen sollte nicht als ideologisches Ziel betrachtet werden. Für bestimmte maßgeschneiderte Berechnungen ist Excel möglicherweise weiterhin die beste Lösung. Ein realistischeres Ziel ist es, eine kontrollierte Datenquelle zu etablieren, wobei Tabellenkalkulationen für Analysen genutzt werden und nicht als einziger Ort dienen, an dem wichtige Finanzinformationen gespeichert sind.

Die Fähigkeiten, auf die es am meisten ankommt

Die Anlageberichterstattung steht oft im Vordergrund, doch ein ansprechendes Dashboard ist nur so zuverlässig wie die Daten, auf denen es basiert. Die Plattform sollte aufzeigen, wie Informationen beschafft, abgeglichen und aktualisiert werden, einschließlich der Behandlung von Bewertungen auf dem Privatmarkt und von Transaktionen, die nicht über einen automatisierten Bankdatenfeed abgerufen werden können.

Die Buchhaltung ist ein gesonderter Aspekt. Einige Plattformen bieten Portfolioberichterstattung ohne vollständige Hauptbuchfunktionen an, während andere die Buchhaltung für mehrere Unternehmenseinheiten, die Konsolidierung und die Kreditorenbuchhaltung unterstützen. Ein Family Office sollte prüfen, ob es ein integriertes System benötigt oder ob spezialisierte Tools Informationen effektiv austauschen können.

Auch die Eigentumsverhältnisse spielen eine Rolle. Familien können Vermögenswerte über Unternehmen, Personengesellschaften, Stiftungen und Trusts in verschiedenen Rechtsordnungen halten. Die Software muss nicht nur den Vermögenswert selbst, sondern auch die juristische Person, den wirtschaftlichen Eigentümer, die Währung und die damit verbundenen Meldepflichten abbilden.

Dokumentenmanagement, Arbeitsabläufe und Genehmigungsverfahren können ebenso wichtig sein. Eine Plattform sollte den Mitarbeitern dabei helfen, fehlende Dokumente, anstehende Termine und erforderliche Maßnahmen zu erkennen, anstatt lediglich als Instrument zur nachträglichen Berichterstattung zu dienen.

Integration ist wichtiger als das Dashboard

Viele Technologieprojekte verfehlen ihre Ziele, weil der Fokus darauf liegt, was die Nutzer sehen, anstatt darauf, wie die Daten in das System gelangen. Family Offices arbeiten häufig mit mehreren Banken, Verwahrstellen, Fondsverwaltern und externen Beratern zusammen, die ihre Informationen jeweils in unterschiedlichen Formaten bereitstellen.

Anwendungsprogrammierschnittstellen und automatisierte Datenfeeds können den manuellen Aufwand reduzieren, doch ihre Verfügbarkeit und Qualität variieren je nach Institution, Rechtsraum und Anlageklasse. Bei öffentlich gehandelten Wertpapieren, die bei einer großen Depotbank verwahrt werden, erfolgen Aktualisierungen in der Regel zuverlässig, während bei direkten Private-Equity-Beteiligungen, Immobilien oder Sammlerstücken nach wie vor manuelle Eingaben und eine eigene Beurteilung erforderlich sind.

Die Abteilung sollte sich erkundigen, welche Institutionen bereits an die Plattform angeschlossen sind, wie häufig die Daten aktualisiert werden und was passiert, wenn ein Datenfeed ausfällt. Außerdem sollte sie klären, ob historische Daten importiert werden können und wie Duplikate, Kapitalmaßnahmen und Wechselkursdifferenzen abgeglichen werden.

Die Integration mit Buchhaltungs-, Dokumenten-, Kundenbeziehungs- und Zahlungssystemen verdient die gleiche sorgfältige Prüfung. Eine Plattform, die für sich genommen umfassend erscheint, kann zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen, wenn Mitarbeiter Daten wiederholt exportieren und an anderer Stelle erneut eingeben müssen.

„Cloud-basiert“ bedeutet nicht, dass die Sicherheit geringer ist

Cloud-Software hat sich in der gesamten Branche der professionellen Dienstleistungen durchgesetzt, da sie Fernzugriff, regelmäßige Updates und eine zentralisierte Datenverwaltung ermöglicht. Zudem kann sie Sicherheitsressourcen bereitstellen, die ein kleines Family Office nur schwer eigenständig aufbauen könnte.

Die Auslagerung der Infrastruktur bedeutet jedoch nicht, dass die Verantwortung ausgelagert wird. Family Offices verfügen über Informationen zu Vermögenswerten, familiären Beziehungen, Wohnorten, Reisen und Transaktionen, was sie zu attraktiven Zielen für Kriminelle macht. Die Sicherheit muss daher als Teil des Betriebsmodells betrachtet werden und nicht als technischer Anhang zum Softwarevertrag.

Die Abteilung sollte eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und detaillierte Aktivitätsprotokolle vorschreiben. Die Mitarbeiter sollten nur die Informationen einsehen können, die für ihre Aufgaben erforderlich sind, und die Zugriffsrechte sollten unverzüglich entzogen werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder eine andere Position übernimmt.

Die Sorgfaltsprüfung des Anbieters sollte umfassen, wo Daten gespeichert werden, welche Subunternehmer darauf zugreifen können, wie Backups verwaltet werden und wie der Anbieter auf einen Vorfall reagiert. Unabhängige Sicherheitszertifizierungen können nützliche Nachweise liefern, ersetzen jedoch nicht die Prüfung der Kontrollmaßnahmen, die für die jeweilige Behörde von Bedeutung sind.

Zahlungsanweisungen erfordern zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen. Keine Plattform sollte die Notwendigkeit einer unabhängigen Überprüfung, einer doppelten Genehmigung und festgelegter Verfahren für die Bearbeitung dringender oder ungewöhnlicher Anfragen außer Kraft setzen.

Wie sieht es mit künstlicher Intelligenz aus?

Künstliche Intelligenz kann bei der Klassifizierung von Dokumenten, der Datenextraktion, der Erstellung von Sitzungszusammenfassungen und der Erkennung von Anomalien helfen. Diese Anwendungsmöglichkeiten können den Verwaltungsaufwand verringern, insbesondere wenn Teams große Mengen an Abrechnungen, Rechtsdokumenten und Anlageberichten bearbeiten.

Ebenso wichtig sind die Einschränkungen. Von KI generierte Informationen können unvollständig, ungenau oder schwer bis zur Quelle zurückzuverfolgen sein. Sensible familiäre und finanzielle Daten sollten nicht in öffentliche Tools eingegeben werden, ohne zu wissen, wie der Anbieter diese speichert und nutzt.

KI eignet sich besser zur Unterstützung kontrollierter Prozesse als zur Treffen unbeaufsichtigter Entscheidungen in den Bereichen Investitionen, Steuern oder Recht. Alle Ergebnisse, die sich auf die Berichterstattung oder die Kapitalallokation auswirken, müssen von Menschen überprüft werden, und die Behörde sollte klare Regeln festlegen, welche Tools die Mitarbeiter nutzen dürfen.

Die Behauptung eines Anbieters, “KI-gestützt” zu sein, ist für sich genommen noch kein Kaufargument. Fragen Sie nach, welche Aufgabe die Technologie erfüllt, welche Daten sie benötigt, wie die Genauigkeit gemessen wird und ob die Funktion eine spürbare Verbesserung gegenüber einem herkömmlichen Arbeitsablauf darstellt.

Wofür lohnt es sich, Geld auszugeben?

Eine zuverlässige Datenerfassung und -abgleichung ist in der Regel wertvoller als eine aufwendige Visualisierung. Ein einfaches Dashboard, das auf präzisen Informationen basiert, ist wertvoller als eine beeindruckende Benutzeroberfläche mit unvollständigen oder veralteten Daten.

Auch die Unterstützung bei der Implementierung verdient Investitionen. Die Zuordnung von Einheiten, die Bereinigung historischer Datensätze und die Festlegung der buchhalterischen Behandlung erfordern detaillierte Kenntnisse der Familienstruktur. Ein niedriger Lizenzpreis kann irreführend sein, wenn die Behörde erheblichen internen Arbeitsaufwand betreiben oder externe Berater beauftragen muss, um das System einsatzfähig zu machen.

Ein reaktionsschneller Kundensupport ist wichtig, da Family Offices häufig mit nicht standardmäßigen Vermögenswerten und Eigentumsverhältnissen konfrontiert sind. Der Anbieter sollte in der Lage sein, zu erläutern, wie ungewöhnliche Transaktionen abgebildet werden, anstatt davon auszugehen, dass die Familie ihre Struktur an die Software anpasst.

Schulungen sind ein weiterer berechtigter Kostenfaktor. Die Plattform wird die Abläufe nicht verbessern, wenn nur ein Mitarbeiter sie versteht. Mehrere Teammitglieder sollten in der Lage sein, die Daten zu pflegen, Berichte zu erstellen und Routineprobleme zu bewältigen.

Was möglicherweise überflüssig ist

Die größte Unternehmensplattform ist nicht automatisch die sicherste Wahl. Kleinere Büros kaufen möglicherweise Systeme, die komplexe Module enthalten, die sie niemals nutzen werden, was zu höheren Kosten und einer schwierigeren Implementierung führt.

Eine umfassende Anpassung kann sich jedoch auch als Nachteil erweisen. Die individuelle Anpassung jedes Bildschirms und jedes Berichts zur Nachbildung des alten Prozesses kann die Kanzlei daran hindern, von effizienteren Standard-Arbeitsabläufen zu profitieren. Maßgeschneiderte Funktionen können zukünftige Upgrades erschweren und die Abhängigkeit von einem bestimmten Berater erhöhen.

Die Berichterstattung in Echtzeit ist eine weitere Funktion, deren Nutzen geprüft werden sollte. Tägliche Bewertungen mögen für liquide Portfolios nützlich sein, können jedoch eine falsche Vorstellung von Genauigkeit vermitteln, wenn ein Großteil des Familienvermögens in Immobilien, privaten Unternehmen und Fonds angelegt ist, die vierteljährlich oder noch seltener bewertet werden.

Technologie sollte nicht dazu genutzt werden, Daten zu erheben, nur weil dies technisch möglich ist. Zusätzliche Informationen bringen Verpflichtungen hinsichtlich Genauigkeit, Zugriff, Aufbewahrung und Datenschutz mit sich. Jeder neue Datenpunkt sollte einem definierten Entscheidungs- oder Berichtsbedarf dienen.

So vergleichen Sie Anbieter

Ein strukturierter Auswahlprozess sollte mit einer Liste der wesentlichen Anforderungen, wünschenswerten Merkmale und nicht benötigten Funktionen beginnen. Die Anbieter sollten dann dieselben realistischen Szenarien demonstrieren, anstatt lediglich ihre Standard-Verkaufspräsentation vorzutragen.

Bitten Sie jeden Anbieter, zu demonstrieren, wie das System mit Kapitalabrufen, der Bewertung privater Vermögenswerte, Eigentümerwechseln, fehlgeschlagenen Bankdatenabrufen sowie der Berichterstattung über mehrere Währungen und juristische Personen hinweg umgeht. Die Demonstration sollte anonymisierte Beispiele verwenden, die der tatsächlichen Komplexität der Familie entsprechen.

Referenzen von vergleichbaren Kunden sind aussagekräftiger als eine lange Kundenliste. Sprechen Sie mit Büros ähnlicher Größe, Struktur und Vermögenszusammensetzung und fragen Sie, was mehr manuellen Aufwand erforderte als erwartet.

Bei der wirtschaftlichen Bewertung sollten nicht nur die jährlichen Abonnementkosten berücksichtigt werden, sondern auch die Implementierung, die Migration, die Anbindung an andere Systeme, Schulungen, Support und zukünftige Anpassungen. Die Praxis sollte zudem wissen, wie Daten exportiert werden können, falls später ein Anbieterwechsel erfolgt. Eine Familie sollte niemals in die Lage kommen, ihre eigenen Unterlagen nicht mehr in einem nutzbaren Format abrufen zu können.

Die Umsetzung ist der eigentliche Test

Technologieprojekte decken oft bereits bestehende Schwachstellen auf. Die Bezeichnungen von Unternehmen können uneinheitlich sein, historische Bewertungen können fehlen, und verschiedene Berater können denselben Vermögenswert unterschiedlich klassifizieren. Eine Software kann diese Fragen nicht klären, ohne dass das Family Office entsprechende Entscheidungen trifft.

Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert daher einen verantwortungsbewussten internen Projektleiter, vereinbarte Datenstandards sowie die Mitwirkung der Teams aus den Bereichen Investitionen, Rechnungswesen, Steuern und Verwaltung. Der Familienoberhaupt muss das Projekt zwar nicht unbedingt selbst leiten, doch ist die Unterstützung durch die Führungsspitze unerlässlich, wenn es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den Abteilungen kommt oder etablierte Gewohnheiten geändert werden müssen.

Eine vollständige Migration auf einmal kann unnötige Risiken mit sich bringen. Ein schrittweiser Ansatz könnte mit den Kernentitäten und liquiden Anlagen beginnen, gefolgt von privaten Vermögenswerten, Dokumenten und weiteren Arbeitsabläufen. Berichte sollten anhand der vorhandenen Datensätze getestet werden, bevor der alte Prozess außer Kraft gesetzt wird.

Tabellenkalkulationen sollten nicht bereits am Tag der Vertragsunterzeichnung aufgegeben werden. Eine parallele Berichterstattung kann erforderlich sein, bis die Behörde sich davon überzeugt hat, dass die Daten vollständig und die Berechnungen konsistent sind. Das Ziel ist ein kontrollierter Übergang, nicht ein symbolischer Bruch mit der Vergangenheit.

Wie lässt sich feststellen, ob sich die Investition gelohnt hat?

Der Erfolg sollte vor der Umsetzung definiert werden. Zu den Messgrößen könnten beispielsweise der Zeitaufwand für die Erstellung von Quartalsberichten, die Anzahl der manuellen Abstimmungen, die Geschwindigkeit, mit der Liquiditätsrisiken erkannt werden können, oder die Reduzierung doppelter Dateneingaben gehören.

Das Büro sollte auch weniger offensichtliche Verbesserungen bewerten. Können mehrere Mitarbeiter kritische Prozesse ausführen? Gibt es einen zuverlässigen Prüfpfad? Kann sich die Familie einen Gesamtüberblick verschaffen, ohne darauf warten zu müssen, dass eine einzelne Person diesen zusammenstellt? Werden die Zugriffsrechte regelmäßig überprüft?

Software schafft einen Mehrwert, wenn sie die Qualität, Aktualität und Robustheit der Entscheidungsfindung verbessert. Sie ist nicht allein deshalb erfolgreich, weil das Dashboard live ist.

Die Technologie für Family Offices wird zwar immer leistungsfähiger, doch der Aufstieg von Family-Office-Software sollte nicht mit dem Ende der operativen Komplexität verwechselt werden. Die besten Systeme machen Komplexität sichtbar und beherrschbar; sie lassen sie nicht verschwinden. Family Offices sollten dort investieren, wo fragmentierte Informationen, manuelle Kontrollen oder die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen ein wesentliches Risiko darstellen, und dann die engstmögliche Lösung wählen, mit der sich dieses Risiko beheben lässt. Die Plattform ist wichtig, doch Daten-Governance, Implementierung und die Verantwortung der Mitarbeiter entscheiden darüber, ob sie zur Infrastruktur wird oder lediglich ein weiteres Abonnement bleibt.