So wählen Sie eine Family-Office-Software aus, ohne sich dabei ein teures Datenproblem einzuhandeln

Eine Familie, die einen Teil ihres Vermögens in die Schweiz verlagert, verfügt möglicherweise über einen beeindruckenden Stab professioneller Berater, aber bemerkenswert wenige konsolidierte Informationen. Eine Bank berichtet in Schweizer Franken, eine andere in Dollar. Eine Holdinggesellschaft hält mehrere private Beteiligungen, obwohl einige Verpflichtungen persönlich eingegangen wurden. Immobilienbewertungen werden unregelmäßig aktualisiert, Fondsmanager berechnen die Wertentwicklung unterschiedlich, und Steuerberater führen ihre eigenen Aufzeichnungen außerhalb des Anlageberichtsprozesses. Die Familie mag zwar grob wissen, wie vermögend sie ist, ist jedoch nicht in der Lage, eine wichtigere Frage zu beantworten: Was besitzt sie, über welche juristische Person, zu welchen Konditionen und mit wie viel verfügbarer Liquidität?

Genau an diesem Punkt wird häufig Family-Office-Software angeschafft. Die Erwartung ist, dass eine ausgereifte Plattform die verstreuten Informationen zusammenführt, die Berichterstellung automatisiert und einen zuverlässigen Überblick über die globale Vermögenslage der Familie liefert. Manchmal funktioniert das auch. Genauso oft verleiht die Software jedoch Daten, die nach wie vor unvollständig, doppelt vorhanden oder falsch klassifiziert sind, eine teure und optisch überzeugende Struktur.

Dieses Risiko ist insbesondere in der Schweiz von Bedeutung, wo internationale Familien Schweizer Depotkonten mit Unternehmen, Trusts, Stiftungen, Immobilien und Beteiligungen am Privatmarkt in verschiedenen Rechtsordnungen kombinieren können. Das Land ist nach wie vor der weltweit führende Standort für grenzüberschreitende private Vermögensverwaltung. Nach Angaben der Schweizerischen Bankiervereinigung verwalteten die Banken in der Schweiz Ende 2024 9,284 Billionen CHF, darunter 4,225 Billionen CHF für im Ausland ansässige Kunden. Die Größe und der internationale Charakter des Marktes haben ein breit gefächertes Ökosystem aus Banken, externen Vermögensverwaltern, Treuhändern, Steuerberatern, Treuhandgesellschaften und Technologieanbietern begünstigt. Gleichzeitig hat dies eine genaue Konsolidierung erschwert.

Die richtige Software kann die Kontrolle verbessern, aber sie kann nicht entscheiden, wem ein Vermögenswert rechtlich gehört, eine veraltete steuerliche Einstufung korrigieren oder eine Meinungsverschiedenheit zwischen zwei Banken über die Anschaffungskosten desselben Wertpapiers beilegen. Bevor Familien verschiedene Dashboards vergleichen, müssen sie klären, welches Problem das System lösen soll und ob die zugrunde liegenden Informationen dazu geeignet sind, dies zu unterstützen.

Beginnen Sie mit Entscheidungen, nicht mit Funktionen

Die Beschaffung im Family-Office-Bereich beginnt oft mit einer langen Liste gewünschter Funktionen: konsolidierte Berichterstattung, Dokumentenarchivierung, Buchhaltung, Cashflow-Prognosen, Überwachung von Private-Equity-Investitionen, Risikoanalysen und vielleicht ein KI-Assistent. Die Liste wird immer länger, da jeder Beteiligte eine weitere Anforderung hinzufügt, während niemand definiert, welche Entscheidungen die Familie besser treffen muss.

Ein strukturierterer Prozess beginnt mit den Fragen, die das System beantworten soll.

Kann die Familie ihr gesamtes Engagement in einem Unternehmen über börsennotierte Aktien, private Fonds und Direktbeteiligungen hinweg überblicken? Kann sie ermitteln, wie viel Liquidität für Kapitalabrufe während einer Marktflaute benötigt wird? Weiß sie, welche Vermögenswerte dem Auftraggeber persönlich gehören und welche sich in einem Unternehmen, einem Trust oder einer Stiftung befinden? Können Berater die erforderlichen Informationen bereitstellen, wenn ein Familienmitglied seinen Steuerwohnsitz wechselt? Kann der Anlageausschuss die Wertentwicklung nach Abzug der Gebühren und in einer gemeinsamen Währung vergleichen?

Eine Familie mit einem Vermögen von 25 Millionen CHF, das bei zwei Schweizer Banken angelegt ist, benötigt möglicherweise kaum mehr als eine zuverlässige Portfoliokonsolidierung, Dokumentenverwaltung und grundlegende Cashflow-Planung. Eine Familie mit einem Vermögen von 300 Millionen CHF, das sich auf Banken, operative Unternehmen, Immobilien, Private Equity und verschiedene Rechtsstrukturen verteilt, benötigt hingegen eher eine institutionelle Datenarchitektur. Der Kauf des größeren Systems für die erste Familie verursacht unnötige Kosten und Verwaltungsaufwand. Der Kauf des kleineren Systems für die zweite Familie lässt die wichtigsten Risiken außerhalb der Plattform.

Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Funktionen zu integrieren. Vielmehr geht es darum, einen ausreichend zuverlässigen Überblick über das Vermögen, die Verbindlichkeiten, die Eigentumsverhältnisse und die künftigen Verpflichtungen der Familie zu schaffen.

Ermitteln Sie die Vermögenslage, bevor Sie sich für ein System entscheiden

Bevor das Family Office Kontakt zu Anbietern aufnimmt, sollte es eine Vermögens- und Datenübersicht erstellen. Dies muss nicht unbedingt als Technologieprojekt beginnen. Eine strukturierte Tabelle kann bereits ausreichen, um aufzudecken, wo die eigentlichen Probleme liegen.

Jeder materielle Vermögenswert sollte mit seinem rechtlichen Eigentümer, Verwahrer oder Verwalter, seiner Basiswährung, seiner Bewertungsgrundlage, seinem Steuerwohnsitz, seinen Liquiditätsbedingungen und dem zuständigen Berater verknüpft werden. Diese Maßnahme sollte Bargeld und marktfähige Wertpapiere, aber auch Immobilien, private Unternehmen, Fondsbeteiligungen, Darlehen, Versicherungspolicen, Kunstwerke und andere bedeutende Vermögenswerte umfassen.

Für eine ausländische Familie, die sich in der Schweiz niederlässt, ist der Bereich der Eigentumsverhältnisse von besonderer Bedeutung. Die Person, die wirtschaftlich von einem Vermögenswert profitiert, ist möglicherweise nicht dieselbe Person oder Einrichtung, die als rechtlicher Eigentümer ausgewiesen ist. Ein Portfolio kann einer Holdinggesellschaft gehören, während die Bankbeziehung von einem Familienmitglied im Rahmen einer Vollmacht verwaltet wird. Ein Trust kann eine Anlage halten, deren Cashflows für Begünstigte in mehreren Ländern bestimmt sind. Software, die all diese Positionen so behandelt, als gehörten sie direkt einer einzigen Person, kann zu irreführenden Angaben in den Berichten über Risikopositionen, Wertentwicklung und Steuern führen.

Die Karte sollte außerdem aufzeigen, woher die einzelnen Datenpunkte stammen. Die Kurse börsennotierter Wertpapiere werden möglicherweise automatisch von einer Depotbank übermittelt, während die Bewertung eines Privatunternehmens einmal jährlich manuell eingegeben wird. Aufforderungen zur Kapitaleinlage können im E-Mail-Posteingang liegen. Immobilienkredite werden möglicherweise von einem Steuerberater verwaltet, und Eigentumsunterlagen befinden sich möglicherweise bei einem Anwalt. Die Familie kann eine Plattform erst dann sinnvoll bewerten, wenn sie versteht, welche Informationen automatisiert werden können und welche weiterhin vom menschlichen Urteilsvermögen abhängen.

Die Schweiz beseitigt die Komplexität im grenzüberschreitenden Verkehr nicht

Manche Familien betrachten die Schweiz nach wie vor so, als würde die Anlage von Vermögenswerten dort eine in sich geschlossene und private Finanzwelt schaffen. Die modernen Rahmenbedingungen in der Schweiz sind jedoch wesentlich transparenter und international vernetzter.

Die Schweiz beteiligt sich seit 2017 am automatischen Austausch von Informationen über Finanzkonten und betreibt das System gemeinsam mit mehr als 100 Partnerländern. Die meldepflichtigen Schweizer Finanzinstitute erheben bestimmte Konto- und Steuerwohnsitzdaten und übermitteln diese an die Eidgenössische Steuerverwaltung, die sie an die zuständigen Partnerbehörden weiterleitet.

Die Software sollte daher in der Lage sein, klare Aufzeichnungen über den Kontoinhaber, die kontrollierenden Personen, den Steuerwohnsitz und die betreffenden juristischen Personen zu führen. Sie sollte nicht als Instrument zur Umgehung von Offenlegungspflichten vermarktet werden, und eine Familie sollte nicht davon ausgehen, dass in der Schweiz gespeicherte Daten von Verpflichtungen in anderen Ländern unabhängig sind.

Eine britische Familie, die beispielsweise nach Genf umzieht, kann weiterhin britische Unternehmen und Immobilien besitzen und gleichzeitig über Schweizer Banken sowie eine Familienstruktur in einem anderen Rechtsraum Anlagen halten. Das Meldesystem muss zwischen Anlagebesitz und Steuerwohnsitz unterscheiden und Änderungen im Laufe der Zeit berücksichtigen. Es sollte zudem historische Aufzeichnungen aufbewahren, da die Familie möglicherweise später nachweisen muss, wann sich ein Konto, die Einstufung einer juristischen Person oder der wirtschaftliche Eigentümer geändert hat.

Das Gleiche gilt für Familien mit Verbindungen in die USA, deren Meldepflichten sich erheblich von denen europäischer Kunden unterscheiden können. Keine Family-Office-Plattform sollte allein deshalb akzeptiert werden, weil sie das Label “Swiss compliant” trägt. Die entscheidende Frage ist, ob sie genaue Informationen für die Rechtsordnungen und Strukturen liefern kann, die für die jeweilige Familie tatsächlich gelten.

Datenhosting ist kein nebensächliches technisches Detail

Wo Family-Office-Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen darf und welche Subunternehmer sie verarbeiten, sollte auf Vorstandsebene geklärt werden.

Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz ist seit September 2023 in Kraft. Es gilt für die Bearbeitung von Personendaten und legt den Organisationen, die externe Auftragsverarbeiter einsetzen, bestimmte Pflichten auf. Die Schweizer Datenschutzbehörde stellt zudem klar, dass die Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland bestimmten Bedingungen unterliegt, darunter dem Schutzniveau im Zielland und den angewandten Schutzmaßnahmen, falls dieses Schutzniveau als nicht angemessen erachtet wird.

Die Aussage eines Anbieters, seine Plattform sei “cloudbasiert”, sagt der Familie kaum etwas. Die Familie sollte fragen, in welchen Ländern die Primärdaten, Backups und Kopien für die Notfallwiederherstellung gespeichert sind; welcher Cloud-Anbieter genutzt wird; ob Support-Mitarbeiter außerhalb der Schweiz Zugriff auf Produktionsdaten haben; und ob der Anbieter ohne angemessene Vorankündigung neue Unterauftragsverarbeiter einsetzen kann.

Der Standort der Daten allein garantiert noch keine Sicherheit. Ein schlecht geschützter Server in der Schweiz ist nicht allein deshalb sicherer, weil er im Inland steht, während eine gut verwaltete internationale Cloud-Umgebung möglicherweise starke technische Kontrollmechanismen bietet. Die Frage ist, ob die Familie die Vereinbarung versteht, vertraglichen Schutz genießt und das Konzentrationsrisiko einschätzen kann, das durch die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter und dessen Infrastrukturanbietern entsteht.

Die FINMA hat Cyberrisiken wiederholt als eine der größten operativen Bedrohungen für den Schweizer Finanzsektor identifiziert. Sie berichtete, dass bereits 2024 jede fünfte Schweizer Bank oder Versicherungsgesellschaft wesentliche Daten oder Funktionen an Public-Cloud-Anbieter ausgelagert habe. Die FINMA befürchtet nicht, dass die Nutzung der Cloud an sich ungeeignet ist, sondern dass die technologische Vernetzung und die Abhängigkeit von externen Anbietern die Auswirkungen eines Ausfalls, einer Sicherheitsverletzung oder eines Kontrollversagens verstärken können.

Ein Family Office unterliegt zwar nicht selbst der Aufsicht wie eine Bank, doch aufgrund der von ihm verwalteten Vermögenswerte und personenbezogenen Daten stellen sich dieselben Fragen.

Testen Sie die Daten, nicht die Demonstration

Software-Demonstrationen basieren auf übersichtlichen Beispielportfolios. Echte Familiendaten sind selten so kooperativ.

Vor der Unterzeichnung eines Vertrags sollte die Familie anhand einer repräsentativen Stichprobe ihrer eigenen Daten einen Proof of Concept durchführen. Die Stichprobe sollte mindestens zwei Depotbanken, mehr als eine Währung, einen privaten Fonds, eine Direktinvestition, eine Verbindlichkeit und einen manuell bewerteten Vermögenswert umfassen. Außerdem sollte sie einen schwierigen Fall enthalten, wie beispielsweise ein zwischen Banken übertragenes Wertpapier, eine Beteiligung mit mehreren Eigentümern oder eine Investition, deren Berichte als PDF-Dokumente eingehen.

Die Familie sollte die Plattform dann auffordern, konkrete Ergebnisse zu liefern. Kann sie die Wertentwicklung ohne Berücksichtigung externer Zahlungsströme darstellen? Unterscheidet sie zwischen einem Kapitalabruf und einem Anlageverlust? Kann sie die liquiden Mittel nach Abzug von Gebühren und Wechselkursgeschäften abstimmen? Bleiben die ursprünglichen Bankdaten erhalten, wenn eine manuelle Korrektur vorgenommen wird? Kann ein Nutzer eine Zahl auf dem Dashboard bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen?

Eine Plattform, die zwar einen ansprechenden Bericht erstellt, aber ihre Berechnungen nicht erläutern kann, ist für eine seriöse Überwachung ungeeignet. Jede wichtige Zahl sollte eine Herkunftsnachweis haben: woher sie stammt, wann sie eingegangen ist, welche Umrechnungen vorgenommen wurden und wer etwaige manuelle Anpassungen genehmigt hat.

Auch hier ist bei der Nutzung künstlicher Intelligenz Vorsicht geboten. KI kann zwar dabei helfen, Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, Transaktionen zu kategorisieren und Anomalien zu erkennen, sollte jedoch nicht stillschweigend fehlende Werte erfinden oder Klassifizierungen ohne Nachverfolgbarkeit ändern. Die Schweizer Datenschutzbehörde hat bestätigt, dass das bestehende Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Verarbeitungsprozesse anwendbar ist. Familien sollten daher nachfragen, ob ihre Daten zum Trainieren von Modellen verwendet werden, ob Eingabedaten die kontrollierte Umgebung verlassen und ob ein Mensch die von der KI generierten Datensätze genehmigen muss.

Privates Vermögen deckt meist die Schwächen auf

Die meisten Plattformen können ein Portfolio börsennotierter Wertpapiere anzeigen. Der entscheidendere Test ist jedoch, wie sie mit privaten Vermögenswerten umgehen.

Eine Familie kann zwar 10 Millionen CHF in einen Private-Equity-Fonds zusagen, zunächst jedoch nur einen Bruchteil dieses Betrags tatsächlich einzahlen. Die Plattform muss zwischen zugesagtem Kapital, eingezahltem Kapital, aktuellem Nettovermögenswert, Ausschüttungen und verbleibenden nicht eingezahlten Zusagen unterscheiden. Wird die Zusage so behandelt, als sei sie vollständig eingezahlt, wird das aktuelle Risiko überbewertet; wird sie hingegen außer Acht gelassen, wird der künftige Liquiditätsbedarf unterschätzt.

Direktfinanzierte Unternehmen werfen ein anderes Problem auf. Ihr Wert kann sich aus einer jährlichen externen Bewertung, einer kürzlich durchgeführten Finanzierungsrunde oder einer internen Schätzung ergeben. Diese Zahlen sind nicht gleichwertig. Die Software sollte die Bewertungsmethode und das Datum erfassen, anstatt jede Zahl mit derselben scheinbaren Genauigkeit darzustellen.

Bei Immobilien sollten ebenfalls Schulden, Eigentumsanteil, Bewertungsstichtag, Währung und Erträge angegeben werden, anstatt nur einen einzigen Bruttomarktwert zu nennen. Ein Chalet im Wert von 8 Millionen CHF, das jedoch mit einer Hypothek von 4 Millionen CHF belastet ist, stellt keinen Beitrag zum Nettovermögen in Höhe von 8 Millionen CHF dar. Es handelt sich dabei auch nicht um sofort verfügbare Liquidität.

Familien sollten ein System ablehnen, das grundlegend unterschiedliche Vermögenswerte zu einer einheitlichen Renditezahl zusammenfasst, ohne die zugrunde liegenden Annahmen zu berücksichtigen.

Entscheiden Sie, wem die Daten gehören

Software befreit nicht von der Verantwortung. Sie verändert lediglich die Art der erforderlichen Arbeit.

Jemand muss die Bankdaten abgleichen, Klassifizierungen genehmigen, private Bewertungen eingeben, fehlgeschlagene Importe überwachen und die Unternehmensdaten pflegen. In einem kleinen Family Office kann dies ein externer Verwalter sein. In einem größeren Family Office sind hierfür möglicherweise ein Controller, ein Spezialist für Anlageabläufe oder ein Datenmanager erforderlich.

Diese Zuständigkeit sollte vor der Implementierung festgelegt werden. Andernfalls füllt sich die Plattform nach und nach mit doppelten Entitäten, veralteten Bewertungen und unerklärlichen manuellen Änderungen. Die Berichte werden zwar weiterhin termingerecht geliefert, doch das Vertrauen in sie nimmt ab.

Ein sinnvolles Governance-Modell weist jedem Datenbereich einen Verantwortlichen zu. So könnte das Investmentteam für Klassifizierungen und Benchmarks zuständig sein, die Finanzabteilung für Barmittel, Verbindlichkeiten und Buchwerte, Rechtsberater für Eigentumsverhältnisse und Steuerexperten für Ansässigkeits- und Meldeattribute. Eine Person sollte dann für die Integrität der konsolidierten Übersicht verantwortlich sein.

Der Anbieter sollte diese Struktur durch rollenbasierten Zugriff, Genehmigungsworkflows und ein lückenloses Prüfprotokoll unterstützen. Ein unerfahrener Administrator sollte nicht in der Lage sein, historische Eigentums- oder Bewertungsdaten ohne Überprüfung zu ändern.

Die Gesamtkosten der Umsetzung verstehen

Die Lizenzgebühr deckt selten die gesamten Kosten für Family-Office-Software ab. Datenmigration, Bankschnittstellen, Konfiguration, Bereinigung historischer Daten, Digitalisierung von Dokumenten, Mitarbeiterschulungen und externe Beratung können die Kosten im ersten Jahr erheblich erhöhen.

Ein System, dessen Kosten sich jährlich auf 60'000 CHF belaufen, kann zu einem wesentlich umfangreicheren Projekt werden, wenn die Familie über 15 Jahre lang unvollständige Unterlagen geführt hat, mehrere Banken ohne Standardschnittstellen nutzt und private Vermögenswerte in persönlichen Tabellenkalkulationen verwaltet werden. Die zusätzlichen Kosten mögen zwar gerechtfertigt sein, sollten jedoch vor Vertragsunterzeichnung geklärt werden.

Familien sollten die Anbieter bitten, wiederkehrende Abonnementgebühren von Kosten für die Implementierung, kundenspezifische Entwicklung, Bankanbindungen, Speicherkapazitäten, Support und zukünftige Datenexporte zu trennen. Außerdem sollten sie klären, ob die Preise mit der Anzahl der Unternehmen, Nutzer, Konten oder verwalteten Vermögenswerte steigen.

Ein Modell, das die Gesamtkosten über einen Zeitraum von drei Jahren abbildet, ist aussagekräftiger als der anfängliche Abonnementpreis. Es sollte sowohl den Zeitaufwand der internen Mitarbeiter für den Betrieb der Plattform als auch die Kosten für eine eventuelle Abmeldung berücksichtigen.

Planen Sie den Ausstieg, bevor Sie unterschreiben

Die am meisten vernachlässigte Frage im Zusammenhang mit der Beschaffung ist, was passiert, wenn die Familie den Anbieter wechseln möchte.

Können alle Datensätze in einem dokumentierten, maschinenlesbaren Format exportiert werden? Umfasst der Export historische Kurse, Transaktionen, Eigentumsverknüpfungen, Dokumente, Benutzergenehmigungen und Prüfprotokolle oder nur die aktuellen Portfoliobestände? Wie lange bewahrt der Anbieter die Sicherungskopien nach Beendigung des Vertrags auf? Wird die Unterstützung bei der Migration separat in Rechnung gestellt?

Eine Familie, die ihre eigenen Daten nicht löschen und wiederherstellen kann, kauft kein System, sondern begibt sich in eine Abhängigkeit.

Dies ist von Bedeutung, wenn eine Familie ihren Rechtsraum wechselt, ein neues Multi-Family-Office beauftragt oder beschließt, bestimmte Funktionen intern zu übernehmen. Es spielt auch eine Rolle, wenn der Anbieter übernommen wird, seine Strategie ändert oder die Unterstützung für ein Produkt einstellt. Die Familie sollte Kopien wichtiger Quelldokumente eigenständig aufbewahren und vermeiden, dass eine einzige Plattform zur alleinigen Aufzeichnung der rechtlichen Eigentumsverhältnisse oder vertraglichen Verpflichtungen wird.

So sieht ein solider Auswahlprozess aus

Ein glaubwürdiger Beschaffungsprozess beginnt mit einer Bestands- und Unternehmensübersicht, gefolgt von einer kurzen Definition der Entscheidungen, die die Plattform unterstützen muss. Anschließend legt die Unternehmensgruppe ihre wesentlichen Kontrollmechanismen fest: konsolidierte Eigentumsverhältnisse, Liquiditätsprognosen, Nachverfolgung privater Vermögenswerte, Datenherkunft, Sicherheit, Berechtigungen und Exportierbarkeit.

Erst nach Abschluss dieser Arbeiten sollte das Unternehmen Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern. Bei Vorführungen sollten die Szenarien der Familie zugrunde gelegt werden und nicht das vom Anbieter bevorzugte Skript. Referenzen sollten von Büros stammen, die eine vergleichbare Komplexität aufweisen, und nicht lediglich ein ähnliches Vermögen. Das System sollte von Anwendern aus den Bereichen Recht, Steuern, Kapitalanlage und Betrieb getestet werden, da jeder von ihnen unterschiedliche Schwachstellen erkennen wird.

Die endgültige Entscheidung sollte nicht davon abhängen, welches Dashboard am modernsten aussieht. Sie sollte vielmehr davon abhängen, ob die Plattform die tatsächlichen Daten der Familie in Datensätze umwandeln kann, die nachvollziehbar, kontrolliert und nutzbar sind.

Für eine internationale Familie, die in die Schweiz zieht, liegt der größte Nutzen einer Family-Office-Software nicht in einem eleganter gestalteten Quartalsbericht. Vielmehr geht es darum, zu erkennen, wo sich das Vermögen befindet, wem es gehört, welche Verpflichtungen anstehen und in welchen Bereichen die Familie weiterhin auf unvollständige Informationen angewiesen ist.

Dieser Nutzen zeigt sich erst nach der mühsamen Arbeit der Datendefinition und -bereinigung. Ohne diese Arbeit kann die Technologie die Komplexität nicht lösen. Sie lässt die Komplexität lediglich organisiert erscheinen.