Die Übersicht über Family-Office-Berater: Wer sollte welche Aufgaben übernehmen?

Vermögende Familien verfügen selten von Anfang an über eine bewusst konzipierte Beraterstruktur. Meistens bauen sie diese erst nach und nach auf.

A Privatbank wird nach einem Liquiditätsereignis bestellt. Ein Steuerberater wird in dem Land beauftragt, in dem der Auftraggeber lebt. Ein zweiter Anwalt kommt hinzu, wenn Immobilien im Ausland erworben werden. Ein Treuhänder oder Treuhandspezialist verwaltet eine Struktur. Ein externer Vermögensverwalter überwacht einen Teil des Portfolios. Ein Berichterstatter kommt hinzu, wenn die Familie den Überblick über alle Belange nicht mehr aus einer Hand behalten kann. Im Laufe der Zeit ist die Familie möglicherweise von kompetenten Fachleuten umgeben, von denen jeder eine bestimmte Aufgabe erfüllt, während niemand eindeutig für das Gesamtbild verantwortlich ist.

Genau hier lauert das Risiko. Nicht in mangelndem Fachwissen, sondern in den Lücken zwischen den Experten.

Für international mobile Familien wird die Schweiz oft zu dem Ort, an dem diese Zersplitterung sichtbar wird. Eine Familie kann ihren Wohnsitz in die Schweiz verlegen, Schweizer Bankbeziehungen aufbauen oder Schweizer Berater in Anspruch nehmen, während sie gleichzeitig Unternehmen, Trusts, Immobilien und Familienmitglieder im Ausland behält. Das Schweizer Private-Banking-Ökosystem ist hoch entwickelt, doch selbst die beste Bank koordiniert nicht automatisch alle Anwälte, Treuhänder, Steuerberater, Vermögensverwalter und Berichterstatter, die an den Angelegenheiten der Familie beteiligt sind.

Deshalb brauchen viele wohlhabende Familien erst einmal einen Berater-Leitfaden, bevor sie einen weiteren Berater benötigen.

Eine Beraterübersicht ist eine übersichtliche Aufstellung darüber, wer die Familie berät, welche Aufgaben die einzelnen Berater wahrnehmen, über welche Informationen sie verfügen, wer ihnen Anweisungen erteilen darf, wie sie vergütet werden und wann ihre Arbeit überprüft wird. Das klingt nach Verwaltungsaufwand. In der Praxis ist es jedoch ein Instrument der Unternehmensführung. Es zeigt, ob die Familie über eine schlüssige Organisationsstruktur verfügt oder lediglich über eine Ansammlung beeindruckender Namen.

Das Problem ist in der Regel nicht, dass es zu wenige Berater gibt

Eine vermögende Familie kann in der Regel auf Fachkompetenz zurückgreifen. In der Schweiz ist diese Fachkompetenz reichlich vorhanden: Privatbanken, externe Vermögensverwalter, Rechtsanwälte, Treuhänder, Steuerfachleute, Berater für Familienführung, Philanthropie-Berater, Cybersicherheitsunternehmen und Berichtsplattformen sind alle Teil eines hochentwickelten Ökosystems der Vermögensverwaltung.

Das Problem besteht darin, dass Fachleute oft erst im Nachhinein hinzugezogen werden. Wenn ein neues Thema auftaucht, wird ein neuer Berater hinzugezogen, und die Struktur wird erweitert, ohne dass sie neu gestaltet wird.

Solange der Gründer oder Geschäftsinhaber alles persönlich koordiniert, lässt sich dies noch bewältigen. Er weiß, warum eine bestimmte Bank ausgewählt wurde, welcher Anwalt sich mit der alten Holding auskennt, welcher Berater vor einem Immobilienverkauf hinzugezogen werden sollte und welchem Anlageverwalter nicht zu viel Entscheidungsfreiheit eingeräumt werden sollte. Das Problem ist, dass dieses Wissen oft nur im Gedächtnis einer einzigen Person gespeichert ist und nicht in den Unterlagen der Familie festgehalten wird.

Eine Familie kann daher zwar gut beraten erscheinen, ist aber in operativer Hinsicht möglicherweise dennoch anfällig. Wenn der Familienoberhaupt nicht mehr zur Verfügung steht, die nächste Generation die Leitung übernimmt oder eine grenzüberschreitende Steuerfrage auftaucht, stellt die Familie möglicherweise fest, dass niemand über eine vollständige Übersicht über Berater, Mandate, Honorare, Dokumente und offene Fragen verfügt.

Die Beraterkarte soll genau diesen Moment verhindern.

Was eine Beraterkarte zeigen sollte

Im Grunde genommen sollte eine Beraterkarte sechs Fragen beantworten.

Wer berät die Familie? Was genau sind ihre Aufgaben? Für welche Familienmitglieder, Einrichtungen oder Vermögenswerte sind sie zuständig? Über welche Unterlagen oder Daten verfügen sie? Wie werden sie vergütet? Wer ist befugt, ihnen Anweisungen zu erteilen?

Dabei sollten nicht nur die naheliegenden Dienstleister berücksichtigt werden. Familien denken oft an die Privatbank und die Rechtsanwälte, vergessen dabei jedoch Versicherungsmakler, Immobilienverwalter, bei ausländischen Unternehmen tätige Wirtschaftsprüfer, Anbieter von Unternehmensdienstleistungen, Kunstlagerunternehmen, IT-Administratoren, Treuhänder, Stiftungsvorstände, Flugzeug- oder Yachtmanager sowie Nachlassberater, die ebenfalls über wichtige Informationen verfügen.

Die Übersicht sollte zudem zwischen Beratung und Ausführung unterscheiden. Ein Steueranwalt kann bei einer Umstrukturierung beraten, während ein Treuhänder Dokumente ausfertigt und die Unternehmensunterlagen führt. Eine Privatbank kann die Verwahrung übernehmen, während ein externer Vermögensverwalter die Portfolioentscheidungen trifft. Ein Anbieter von Berichterstattungsdienstleistungen kann Daten zusammenfassen, ohne für Anlageentscheidungen verantwortlich zu sein.

Verwirrung entsteht, wenn diese Rollen verschwimmen. Wird ein Kundenbetreuer bei einer Bank als Koordinator für alle Familienangelegenheiten behandelt, erhält die Familie zwar hilfreiche Vermittlungen, jedoch keine unabhängige Aufsicht. Wird von einem Treuhänder erwartet, dass er über sein Mandat hinaus Anlageentscheidungen trifft, könnte die Familie die treuhänderische Verantwortung falsch verstehen. Wird davon ausgegangen, dass ein externer Vermögensverwalter die steuerlichen Auswirkungen überwacht, könnte eine Anlageentscheidung umgesetzt werden, bevor der richtige Steuerberater konsultiert wurde.

Die Beraterkarte macht diese Unterschiede deutlich.

Die Schweiz misst der Koordination mehr Bedeutung bei – nicht weniger

Die Schweiz übt auf internationale Familien eine echte Anziehungskraft aus: politische Stabilität, eine starke Finanzinfrastruktur, erfahrene Privatbanken, professionelle Berater und fundiertes grenzüberschreitendes Vermögensmanagement-Know-how. Ausländische Familien sollten jedoch die Schweizer Organisation nicht mit einer automatischen Vereinfachung verwechseln.

Eine Familie, die von London nach Genf umzieht, verfügt möglicherweise weiterhin über Immobilien in Großbritannien, ein Familienunternehmen in Deutschland, in Luxemburg ansässige Privatvermögen, eine Stiftung in Liechtenstein sowie Kinder mit Wohnsitz in den Vereinigten Staaten oder Frankreich. Eine Schweizer Bank mag zwar ein beträchtliches Portfolio verwalten, doch die rechtlichen, steuerlichen und erbrechtlichen Gegebenheiten der Familie bleiben international geprägt.

Dies ist von Bedeutung, da Schweizer Berater häufig nur den auf die Schweiz ausgerichteten Teil der Struktur betrachten. Die Bank sieht die von ihr geführten Konten. Der Schweizer Steuerberater betrachtet den Wohnsitz in der Schweiz und die Meldepflichten. Der Treuhänder betrachtet die von ihm verwalteten Rechtsträger. Ausländische Rechtsberater betrachten lokale Fragen in einer anderen Rechtsordnung.

Man sollte nicht davon ausgehen, dass ein einzelner Berater alles im Blick hat, es sei denn, er wurde ausdrücklich dazu beauftragt.

Auf der Beraterübersicht sollten daher die Zuständigkeiten klar gekennzeichnet sein. Welcher Berater ist für Schweizer Steuerfragen zuständig? Wer berät in Fragen der britischen Erbschaftssteuer? Wer überprüft das Immobilienengagement in Frankreich? Wer kennt sich mit US-Personen in der Familie aus? Wer koordiniert die gesellschaftsrechtlichen Belange in dem Land, in dem das operative Geschäft angesiedelt ist? Welcher Berater ist dafür verantwortlich, zu prüfen, ob eine Empfehlung in einer Rechtsordnung zu Problemen in einer anderen führt?

Für international mobile Familien ist die Koordinationsebene unverzichtbar. Hier entsteht ein Großteil des Mehrwerts.

Private Banken nach Funktion und nicht nach Prestige einordnen

Viele vermögende Familien unterhalten mehr als eine Bankbeziehung. Dafür kann es gute Gründe geben: Diversifizierung der Geschäftspartner, Kreditvergabekapazität, geografische Erreichbarkeit, Währungsbedarf, Anlageexpertise oder familiäre Präferenzen. Seit dem Zusammenbruch der Credit Suisse und ihrer Integration in die UBS sind sich einige Familien zudem des Konzentrationsrisikos innerhalb der Schweizer Bankbeziehungen stärker bewusst geworden.

Mehrere Banken bringen jedoch ihre eigenen Probleme mit sich. Jede Bank erstattet ihre Berichte auf unterschiedliche Weise. Die Klassifizierung der Vermögenswerte variiert. Die Berechnungen der Wertentwicklung sind möglicherweise nicht direkt vergleichbar. Eine Bank hält möglicherweise verpfändete Vermögenswerte, eine andere gewährt Kredite, während eine dritte Produkte aus dem Privatmarkt anbietet. Ohne Konsolidierung hat die Familie möglicherweise keinen Überblick über ihr tatsächliches Risiko, ihre Liquidität oder die Gesamtkosten.

Auf der Beraterkarte sollte die Rolle jeder Bank genau angegeben werden. Handelt es sich um die Hauptverwahrstelle? Eine kreditgebende Bank? Eine regionale Anlaufstelle? Ein Transaktionskonto? Eine Quelle aus dem privaten Markt? Eine aus persönlichen Gründen aufrechterhaltene bestehende Geschäftsbeziehung?

Dadurch wird verhindert, dass emotionale oder historisch gewachsene Bankbeziehungen fälschlicherweise als strategische Beziehungen angesehen werden. Außerdem wird dadurch die Überprüfung der Gebühren erleichtert. Eine Bank, die hervorragende Kreditvergabe und Abwicklung bietet, kann ihren Platz rechtfertigen, auch wenn sie nicht das gesamte Portfolio verwaltet. Eine Bank, die ein kleines Altkonto mit hohen Gebühren und begrenztem Service führt, tut dies möglicherweise nicht.

Die Frage ist nicht, wie renommiert die Bank ist. Es geht darum, welche Funktion sie innerhalb der gesamten Familienstruktur erfüllt.

Das Mandat des externen Vermögensverwalters klar definieren

Ein externer Vermögensverwalter kann von Nutzen sein, wenn die Familie die Anlageverwaltung von der Verwahrung trennen möchte. Im Schweizer Kontext ist dieses Modell gut etabliert, und Portfoliomanager sowie Treuhänder, die im Rahmen der entsprechenden Vorschriften tätig sind, benötigen eine FINMA-Bewilligung, sofern sie die geltenden Voraussetzungen erfüllen.

Die Familie sollte dennoch genaue Vorgaben für das Mandat festlegen. Verwaltet der externe Vermögensverwalter alle liquiden Vermögenswerte oder nur ausgewählte Portfolios? Kann er Transaktionen über mehrere Depotbanken hinweg abwickeln? Berät er bei der strategischen Vermögensallokation, der Managerauswahl, Engagements auf dem Privatmarkt und der Liquiditätsplanung oder nur in Bezug auf börsennotierte Wertpapiere? Erhält er Retrozessionen, Vermittlungsgebühren oder sonstige Vergütungen von Dritten?

Die Beraterübersicht sollte aufzeigen, welche Vermögenswerte unter diskretionärer Verwaltung stehen, welche im Rahmen einer Beratung verwaltet werden und welche weiterhin von der Familie selbst verwaltet werden. Diese Unterscheidung ist von Bedeutung. Wenn eine Anlage eine schlechte Performance erzielt, muss die Familie wissen, wer befugt war, diese zu genehmigen. Wenn ein Liquiditätsproblem auftritt, muss sie wissen, ob der Vermögensverwalter für die Überwachung nicht gedeckter Verpflichtungen oder nur für die Verwaltung börsennotierter Wertpapiere verantwortlich war.

Ein guter externer Vermögensverwalter kann das Produktangebot einer Bank hinterfragen, die Verwahrungsbedingungen aushandeln und für Kontinuität sorgen, falls die Familie die Bank wechselt. Die Familie sollte jedoch nicht davon ausgehen, dass ein externer Vermögensverwalter automatisch die Koordination in Steuer-, Treuhand-, Rechts- und Governance-Fragen übernimmt. Sofern diese Verantwortung nicht ausdrücklich festgelegt ist, besteht sie wahrscheinlich auch nicht.

Steuerrechtliche Leitlinien müssen nach Rechtsordnung und Art der Entscheidung gegliedert sein

Die Steuerberatung wird kompliziert, wenn Familienmitglieder, Vermögenswerte und Strukturen grenzüberschreitend sind. Die Schweiz beteiligt sich am automatischen Austausch von Informationen über Finanzkonten, und Schweizer Finanzinstitute unterliegen internationalen Transparenzvorschriften. Familien sollten daher davon ausgehen, dass der steuerliche Wohnsitz, die wirtschaftliche Eigentümerschaft und die Meldeklassifizierungen von Anfang an eine Rolle spielen – und nicht erst, nachdem eine Transaktion bereits durchgeführt wurde.

Eine Beraterübersicht sollte darlegen, welcher Steuerberater für welchen Rechtsraum zuständig ist und welche Arten von Entscheidungen einer vorherigen steuerrechtlichen Prüfung bedürfen. Dazu können unter anderem Wohnsitzwechsel, Schenkungen, Ausschüttungen aus Strukturen, Immobilienverkäufe, Unternehmensdividenden, Darlehen an Familienangehörige, Exits aus Private-Equity-Investitionen, gemeinnützige Spenden, Nachlassplanung und die Umstrukturierung von Holdinggesellschaften gehören.

Der praktische Nutzen liegt im richtigen Zeitpunkt. Eine Familie sollte erst dann einen Steuerberater hinzuziehen, wenn sie ein Term Sheet unterzeichnet, Gelder überwiesen oder ihren Wohnsitz verlegt hat. Die Beraterübersicht sollte aufzeigen, wann steuerliche Beratung erforderlich ist und wer diese auslöst.

Beispielsweise möchte ein in der Schweiz ansässiger Auftraggeber möglicherweise Vermögenswerte an ein im Ausland lebendes Kind verschenken. Die steuerliche Behandlung in der Schweiz ist dabei möglicherweise nur ein Aspekt. Das Wohnsitzland des Kindes könnte die Schenkung anders behandeln. Wird der Vermögenswert über eine Gesellschaft oder einen Trust gehalten, wird die Analyse komplexer. Eine Privatbank kann die Übertragung zwar effizient abwickeln, sollte jedoch nicht der einzige Berater sein, der bei der Entscheidung darüber mitwirkt, ob die Übertragung sinnvoll ist.

Steuerberatung sollte nicht als Notfallkontakt über die ganze Familie verteilt sein. Sie sollte in den Entscheidungsprozess integriert werden.

Treuhandspezialisten benötigen eine eigene Rechenschaftslinie

Gebäude müssen instand gehalten werden. Genau hier unterschätzen viele Familien den Aufwand, der damit verbunden ist.

Ein Trust, eine Stiftung, eine Holdinggesellschaft oder ein familiäres Anlagevehikel ist mit seiner Gründung noch nicht fertiggestellt. Es können Vorstandssitzungen oder Treuhänderversammlungen, Buchführung, Register, Protokolle, Beschlüsse, Aufzeichnungen über Begünstigte, Compliance-Prüfungen, Steuererklärungen, die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die sorgfältige Abwicklung von Ausschüttungen oder Darlehen erforderlich sein.

Ein Treuhandspezialist kann diese Strukturen verwalten, doch die Familie muss genau verstehen, was verwaltet wird und wer für was verantwortlich ist. In der Beraterübersicht sollten alle Rechtsträger, ihre Gründungsdokumente, der Verwalter, die Vorstandsmitglieder oder Treuhänder, die Zeichnungsberechtigten, die Bankkonten, die Berichtspflichten sowie wichtige Termine aufgeführt sein.

Dies ist besonders wichtig, wenn eine ausländische Familie mit Strukturen, die an einem anderen Ort geschaffen wurden, in die Schweiz kommt. Ein Unternehmen oder ein Trust, das bzw. der unter einem früheren Wohnsitz, einem früheren Steuersystem oder in einer früheren Lebensphase der Familie sinnvoll war, muss möglicherweise überprüft werden. Der Treuhänder mag die Struktur aus administrativer Sicht ordnungsgemäß verwalten, während umfassender beratende Experten entscheiden müssen, ob die Struktur noch den langfristigen Zielen der Familie dient.

Die Beraterübersicht sollte auch Aufschluss darüber geben, wer den Treuhänder überprüft. Treuhänder und Verwalter sollten nicht ohne Aufsicht agieren, nur weil ihre Arbeit technischer Natur ist. Die Familie, das Family Office oder der leitende Berater sollten regelmäßig überprüfen, ob die Strukturen weiterhin notwendig sind, ordnungsgemäß dokumentiert sind und mit der Nachfolgeplanung im Einklang stehen.

Die konsolidierte Berichterstattung ist nicht nur eine technologische Dienstleistung

Ein Berichterstatter wird oft hinzugezogen, wenn die Familie den Überblick über ihr Vermögen, das sich auf verschiedene Banken und Anlageklassen verteilt, nicht mehr behalten kann. Dies kann eine erhebliche Verbesserung darstellen, jedoch nur, wenn die Rolle des Berichterstatters verstanden wird.

Die konsolidierte Berichterstattung ist nicht mit einer Anlageberatung gleichzusetzen. Sie mag zwar das Engagement, die Wertentwicklung, die Gebühren, die Liquidität und die Vermögensaufteilung aufzeigen, doch muss immer noch jemand die Zahlen interpretieren und entscheiden, wie weiter vorzugehen ist. Sie mag zwar Daten von Banken und Vermögensverwaltern sammeln, doch muss jemand überprüfen, ob die Klassifizierungen korrekt sind. Sie mag zwar private Vermögenswerte anzeigen, doch muss jemand die Bewertungsstichtage und Annahmen pflegen.

Aus der Beraterübersicht sollte hervorgehen, ob der Berichterstatter lediglich Daten aggregiert oder auch Analysen, Anlagevorgänge und die Dokumentenverwaltung unterstützt. Sie sollte aufzeigen, wer manuelle Eingaben genehmigt, wer Unstimmigkeiten klärt und wer Zugriff auf das Dashboard hat.

Für Familien in der Schweiz ist die konsolidierte Berichterstattung besonders nützlich, wenn mehrere Depotbanken, Engagements auf dem Privatmarkt und grenzüberschreitende Vermögenswerte vorliegen. Eine Familie kann beispielsweise über Schweizer Konten verfügen, aber auch über nicht-schweizerische Unternehmen und Immobilien. Wenn das Berichtssystem nur bankfähige Vermögenswerte erfasst, kann dies den Anschein von Vollständigkeit erwecken, während genau die Posten ausgeschlossen werden, die das Risiko ausmachen.

Ein guter Bericht zeigt nicht nur, was sich leicht beziffern lässt. Er zeigt, was die Familie wissen muss.

Legen Sie fest, wer die Koordination übernimmt

Das ist die zentrale Frage. Eine Beraterkarte ist nur dann von Nutzen, wenn sie jemandem gehört.

Der Koordinator kann ein leitender Angestellter eines Family Office, ein Multi-Family-Office, ein vertrauenswürdiger externer Berater, ein finanziell versiertes Familienmitglied oder ein kleiner Lenkungsausschuss sein. Die richtige Antwort hängt von Umfang, Komplexität, Vertrauen und Kosten ab. Entscheidend ist, dass diese Rolle überhaupt existiert.

Der Koordinator sollte die Beraterliste pflegen, regelmäßige Überprüfungen organisieren, offene Punkte nachverfolgen, die ordnungsgemäße Ablage von Dokumenten sicherstellen, überprüfen, ob Entscheidungen den richtigen Beratern zugewiesen werden, und Doppelarbeit vermeiden. Der Koordinator sollte außerdem wissen, wann die Berater miteinander sprechen müssen.

So kann beispielsweise ein Verkauf von Beteiligungen die Mitwirkung des Vermögensverwalters, eines Steuerberaters und möglicherweise eines Treuhandverwalters erfordern. An einem Immobilienkauf können die Bank, ein Steuerberater, ein Rechtsanwalt, ein Versicherungsmakler und ein Berichterstatter beteiligt sein. Bei einer Familienausschüttung kann die Mitwirkung eines Treuhänders sowie von Steuer- und Governance-Experten erforderlich sein. Wenn diese Gespräche getrennt voneinander stattfinden, wird die Familie zum Bindeglied. Das mag für einen fähigen Gründer funktionieren, ist jedoch kein nachhaltiges Betriebsmodell.

Koordination bedeutet nicht, dass ein Berater jede Entscheidung diktiert. Es bedeutet vielmehr, dass jemand dafür sorgt, dass die richtigen Personen einbezogen werden, bevor die Korrektur der Entscheidung mit hohen Kosten verbunden ist.

Achten Sie auf Interessenkonflikte und kommerzielle Verbindungen

Eine Beraterübersicht sollte Angaben dazu enthalten, wie die einzelnen Anbieter vergütet werden und ob geschäftliche Verbindungen zu anderen Anbietern bestehen. Dies ist kein Vorwurf, sondern eine grundlegende Anforderung an die Unternehmensführung.

Eine Privatbank kann Anlageprodukte empfehlen. Ein externer Vermögensverwalter kann Rückvergütungen erhalten, sofern nicht darauf verzichtet oder diese weitergegeben werden. Ein Multi-Family-Office kann bevorzugte Anbieter haben. Ein Treuhänder kann die Familie an verbundene Rechts- oder Steuerberater verweisen. Ein Berater kann für Umsetzungsleistungen vergütet werden, nachdem er ein System empfohlen hat.

Manche Vereinbarungen können durchaus akzeptabel sein, wenn sie offengelegt und verstanden werden. Probleme entstehen, wenn Familien von Unabhängigkeit ausgehen, ohne diese auf die Probe zu stellen.

Die Übersicht sollte daher gegebenenfalls Gebührenstrukturen, Überweisungsvereinbarungen, Produktvergütungen und Eigentumsverhältnisse enthalten. Die Familie sollte sich erkundigen, ob es sich bei den Empfehlungen um eine offene Architektur handelt, ob Zahlungen von Dritten entgegengenommen werden und ob die Berater bereit sind, Interessenkonflikte offenzulegen.

In der Schweiz ist das berufliche Umfeld von Beziehungen geprägt, und vertrauensvolle Netzwerke können von Nutzen sein. Vertrauen sollte jedoch durch Transparenz untermauert werden, insbesondere wenn es um umfangreiche Portfolios, komplexe Strukturen und familiäre Entscheidungen geht.

Berater jährlich überprüfen

Beraterbeziehungen bestehen oft einfach weiter, weil niemand sie neu aufrollen möchte. Das ist verständlich. Der Wechsel der Bank, des Anwalts, des Treuhänders oder des Berichtsdienstleisters ist zeitaufwendig und kann als störend empfunden werden. Doch eine unkontrollierte Abdrift bei der Beraterwahl ist einer der versteckten Kostenfaktoren des Vermögens.

Die Familie sollte ihre Berater mindestens einmal jährlich einer Überprüfung unterziehen. Dies muss weder konfrontativ noch bürokratisch ablaufen. Bei der Überprüfung sollte geprüft werden, ob der Anbieter nach wie vor eine klare Rolle spielt, ob die Beratungsqualität weiterhin hoch ist, ob die Honorare angemessen sind, ob die Reaktionszeiten akzeptabel sind und ob sich etwaige Interessenkonflikte geändert haben.

Auch die Kontinuität sollte berücksichtigt werden. Hängt die Beziehung von einer einzelnen Person ab? Was passiert, wenn der Banker, Anwalt, Treuhänder oder Portfoliomanager in den Ruhestand geht oder die Firma wechselt? Ist das institutionelle Wissen dokumentiert oder ist es in persönlicher Korrespondenz festgehalten?

Bei der Überprüfung sollte auch auf Doppelungen geachtet werden. Es kann vorkommen, dass zwei Berater ähnliche Berichte erstellen. Zwei Banken bieten möglicherweise sich überschneidende Mandate an. Mehrere Anwälte beraten möglicherweise ohne Abstimmung zu benachbarten Themen. Der Zweck der Bestandsaufnahme besteht nicht darin, die Anzahl der Berater auf ein Minimum zu reduzieren, sondern sicherzustellen, dass jeder Dienstleister einen Grund hat, im Unternehmen zu bleiben.

Warnzeichen, die darauf hindeuten, dass die Karte dringend benötigt wird

Mehrere Warnsignale deuten darauf hin, dass die Abstimmung zwischen den Beratern zu einem Risiko geworden ist.

Die Familie kann nicht alle Berater und Dienstleister nennen, die an ihren Angelegenheiten beteiligt sind. Es gibt kein einziges Dokument, in dem Banken, juristische Personen, Mandate, Honorare und wichtige Ansprechpartner aufgelistet sind. Die Berater sprechen selten miteinander. Ein Familienmitglied oder ein Gründer verfügt über den größten Teil des institutionellen Gedächtnisses. Berichte gehen von mehreren Dienstleistern ein, werden jedoch nicht abgeglichen. Die Familie weiß nicht, wer Zahlungen genehmigen oder Banken Anweisungen erteilen darf. Steuerberater werden erst nach Transaktionen und nicht bereits im Vorfeld hinzugezogen. Engagements auf dem Privatmarkt werden nicht zentral erfasst. Wichtige Dokumente liegen in persönlichen Posteingängen. Niemand überprüft, ob alte Strukturen weiterhin angemessen sind.

Diese Probleme führen nicht immer zu unmittelbaren Schäden. Deshalb bleiben sie bestehen. Treten jedoch Krankheiten, Nachfolgefragen, Rechtsstreitigkeiten, Standortwechsel oder Marktbelastungen auf, steigen die Kosten einer unklaren Koordination rasch an.

So sieht es gut aus

Eine gut geführte Beraterstruktur vermittelt ein Gefühl von Ruhe. Die Familie weiß, wer welche Aufgaben übernimmt. Die Privatbank spielt weiterhin eine wichtige Rolle, wird jedoch nicht mit allen Aufgaben betraut. Die Zuständigkeiten des externen Vermögensverwalters sind klar definiert. Vor wichtigen Entscheidungen wird ein Steuerberater hinzugezogen. Treuhandspezialisten sorgen für die ordnungsgemäße Pflege der Strukturen. Die Berichterstatter vermitteln ein Gesamtbild statt nur eines Teilportfolios. Ein Koordinator stellt sicher, dass die Berater miteinander sprechen, wenn sich Entscheidungen überschneiden.

Auch die Kommunikation innerhalb der Familie hat sich verbessert. Anstatt zu fragen: “Wen sollen wir anrufen?”, lautet die Frage nun: “Welche Berater müssen in diese Entscheidung einbezogen werden?” Anstatt sich auf das Gedächtnis des Gründers zu verlassen, stützt man sich auf ein dokumentiertes Betriebssystem. Anstatt bei jeder Unsicherheit neue Berater hinzuzuziehen, wird zunächst geprüft, ob ein bestehender Berater bereits für dieses Thema zuständig ist.

Für ausländische Familien, die die Schweiz als Zentrum für ihre Vermögensverwaltung nutzen, ist diese Disziplin von entscheidender Bedeutung. Die Schweiz kann zwar erstklassiges Fachwissen in den Bereichen Bankwesen, Treuhandwesen, Steuern und Kapitalanlage bieten, doch muss die Familie dennoch selbst organisieren, wie diese Berater grenzüberschreitend zusammenarbeiten.

Die Beraterkarte ist keine reine Formalität. Sie ist das Kontrollzentrum der Familie.

Es zeigt, wo Fachwissen vorhanden ist, wo die Verantwortung endet und wo es an Koordination mangelt. Ohne diese Übersicht könnten zusätzliche Berater die Situation lediglich noch komplexer machen. Mit ihr kann die Familie auf Schweizer und internationales Fachwissen zurückgreifen – mit mehr Vertrauen, klareren Verantwortlichkeiten und weniger kostspieligen Überraschungen.